IMD — ключевой инструмент оценки и постоянного совершенствования

Вызов

Как мы можем измерить степень цифровой зрелости предприятия и территории так что практически любая администрация может ускорить свою трансформацию улучшить жизнь людей?

Проблемный 

Цифровая трансформация организации — сложный процесс, требующий постоянной оценки достигнутого прогресса. Однако разработка инструмента для измерения степени цифровой зрелости сопряжена с рядом трудностей:

• не существует точного определения понятия цифрового правительства, однозначно определяющего его измерения и определяющие его показатели;
• процессы сбора и интеграции данных, необходимых для разработки этих показателей, представляют трудности;
• не всегда доступны достаточные или качественные данные, что приводит к необходимости исключить из анализа некоторые показатели;
• он должен в равной степени удовлетворять потребности всех советов и позволять проводить сравнения, независимо от их размера. Это нетривиально, поскольку население обусловливает набор предоставляемых услуг и потенциальный объем активности предоставляемых им цифровых услуг.

Помимо сложности измерения степени цифровой трансформации предприятия, следует отметить тот факт, что большинство муниципалитетов в Каталонии являются малыми или средними по размеру и имеют всевозможные ограничения для решения этой проблемы, такие как:

1. очень ограниченные финансовые ресурсы;
2. трудности доступа к данным;
3. отсутствие возможностей определения и генерации цифровых ключевых показателей;
4. невозможность проведения сравнений с другими аналогичными администрациями из-за сложности доступа к данным и отсутствия стандартов данных; я
5. государственные служащие без продвинутых аналитических навыков.

Поэтому местным администрациям необходимо решение «под ключ», которое позволит им с минимальными усилиями оценивать процесс изменений и принимать максимально правильные решения на основе данных. Чтобы удовлетворить эту потребность, AOC создал Индекс цифровой зрелости (отныне IMD), инструмент, который оценивает степень цифровой трансформации каталонских местных администраций и позволяет администрациям сравнивать себя между ними.

Предложенное решение

IMD – это инструмент, который предоставляет нам знание разработать стратегию цифровой трансформации всех АПК, а также спланировать необходимые действия, которые необходимо будет осуществить.

Это не просто еще один показатель. Это информационная система («связывающие показатели»), которая позволяет:

• Знать степень цифровизации государственного органа (сильные и слабые стороны каждого органа) и понимать ход процесса его трансформации.
• Сравните и получите представление. Цифровая зрелость каждого из нас становится более очевидной при его сравнении (сопоставлении) с другими. Кроме того, это позволяет узнать степень цифровой зрелости территории, будь то вся Каталония, провинция или регион.
• Получите обзор (кто лидирует и кому нужна помощь) и поймите контекст цифровизации государственного сектора (сильные стороны и области для улучшения).
• Другие: создать культуру, основанную на данных, выявить лучшие практики, оценить проделанную работу.

Кроме того, это особенно полезно для организаций, которые должны оказывать поддержку в цифровой трансформации местных организаций (таких как AOC!), поскольку позволяет определить цели, ради которых следует действовать, и облегчает разработку и анализ эффективности политика цифровизации.

До 2018 года АОК рассчитывал степень цифровизации местных органов власти по  показатели Карты электронного администрирования. Эти показатели были получены на основе данных о реализации услуг AOC и анализа муниципальных веб-сайтов. Все они были индикаторами типа «атрибутов», то есть они указывают качества или состояния, которые анализируемая организация может или не может выполнять (например, у нее есть папка гражданина, адрес электронной почты, профиль подрядчика...; она предлагает онлайн-процедуры , отправляет электронные уведомления, принимает электронные счета..., обменивается данными с другими администрациями, является регистрационным лицом T-CAT или idCAT, утвердил правила электронного администрирования, присоединился к услуге FUE и т. д. Со временем мы поняли, что внедрение цифровых услуг местными органами власти становится все более распространенным и что оценки степени внедрения недостаточно. Необходимо было искать новые показатели, отражающие прогресс в цифровой трансформации, например, использование этих цифровых услуг.

В 2018 году были введены показатели деятельности, то есть «переменные», которые можно измерить количественно, такие как:

• Справки на Виа Оберта
• Процедуры EACAT (или процедуры SIR)
• Процедуры e-TRAM (включая общую передачу и канал FUE)
• счета-фактуры e-FACT
• уведомления e-NOTUM
• Использование T-CAT (Валидатор)
• Публикации в электронном журнале ТАУЛЕР
• Публикации по профилю Исполнителя (электронные торги)
• Публикации/обновления портала прозрачности
• Материалы от IVTM и/или TESTRA

Однако в таком меняющемся контексте, как нынешний, способ оценки электронного правительства должен постоянно развиваться, чтобы оставаться эффективным и включать новые аспекты, которые отвечают реальности момента, основываясь на эмпирических данных. Таким образом, проект «Отчеты и карты электронного правительства» вступил в новую фазу в конце 2019 года и был заменен индексом, который мы назвалиИндекс цифровой зрелости.

Благодаря внедрению бизнес-аналитики (Бизнес-аналитики) в управление сервисами AOC удалось автоматизировать сбор и интеграцию показателей активности индекса и представить информацию посредством интерактивной визуализации данных. Кроме того, в издании 2020 года было внесено значительное улучшение в оценку использования цифровых услуг: вместо оценки использования цифрового сервиса на основе абсолютного количества транзакций мы начали измерять цифровизацию, связанную с использованием цифровых услуг. обслуживание; то есть расчет как количество цифровых транзакций относительно общего количества транзакций, включая личные транзакции (например, электронные записи относительно общего количества записей или контракты с электронными торгами относительно общего количества контрактов с торгами).

IMD, инструмент для совместной работы, находящийся в постоянном развитии

Чтобы IMD был полезным и информативным, всегда необходимо иметь в виду, что в него следует включать только наиболее актуальные показатели того момента, в котором мы находимся, те, которые отмечают разницу между организацией, которую мы считаем зрелой в цифровом отношении, и иначе это не так. И веса каждого атрибута или переменной в индексе должны определяться очень тщательно. Чтобы предоставить IMD строгую и гибкую методологию расчета (способную адаптироваться к настоящему моменту), была создана рабочая группа экспертов в области государственного управления, а результаты были представлены и обсуждены с депутациями, окружными советами и мэриями.

Кроме того, периодически организуются мероприятия и встречи местных сотрудников для рассмотрения и развития IMD, такие как мастер-класс, прошедший в рамках Конгресса цифрового правительства 2021, в котором приняли участие более 50 представителей местных каталонских администраций и где были собраны предложения по улучшению, некоторые из которых мы уже включили в IMD 2023, или в IMD XNUMX. семинар проведён в ноябре 2023 года с представителями городских советов и советов, для пересмотра и улучшения IMD.

Таким образом, IMD является результатом совместной работы, всегда применяющей подход постоянного совершенствования с учетом отзывов государственных служащих и постоянных инвестиций в создание хранилища данных, интегрирующего данные из разных источников.

Методика расчета IMD 

IMD представляет собой составной индекс или показатель, состоящий из более чем 30 показателей, сгруппированных по трем измерениям и девяти подизмерениям, которые взвешенно агрегируются для получения сопоставимых значений. В настоящее время он рассчитан для 947 советов и 41 окружного совета.

IMD концептуально разделен на три измерения:

- Цифровые права. Мы оцениваем доступность цифровых государственных услуг, которые позволяют гражданам осуществлять свои цифровые права, и соблюдение норм, регулирующих эти права.

- Деятельность в области цифровых услуг. Мы оцениваем использование цифровых услуг гражданами, компаниями, ассоциациями и государственными служащими. В частности, мы измеряем цифровизацию в отношениях с пользователями, цифровизацию внутренних процессов и функциональную совместимость между государственными администрациями.

- Открытое правительство. Мы оцениваем практическое применение принципов открытого правительства: прозрачности, прав доступа, открытых данных и участия граждан.

На следующем рисунке схематически показаны три измерения ИМД, а также их подизмерения и составляющие их показатели:

ИМД представляет собой взвешенную сумму значений показателей по каждому из трех измерений:

Каждому показателю присваивается вес и максимальная оценка в зависимости от его важности. Различные веса были присвоены: 1) признать (или наказать) измерения и подизмерения, которые, по мнению людей, в большей или меньшей степени способствуют цифровой трансформации; и 2) отражают статистическое качество данных.

видеть ПРИЛОЖЕНИЕ Источники данных и типы показателей.

Презентация результатов

IMD представлен через набор информационных панелей и отчетов, предназначенных для различных профилей, участвующих в принятии решений местным органом.

• Панель управления «Мы делаем цифровую страну» показывает ключевые показатели конкретной территории в агрегированном виде (вся Каталония, провинция или округ). В дополнение к собственным показателям IMD, он показывает другие, вытекающие из него, например, процент организаций, которые обрабатывают данные в электронном виде или имеют портал прозрачности.

• Панель управления «Ваша организация – глобальное видение» обеспечивает быстрое и четкое представление о состоянии каждой организации с целью дать возможность муниципальным выборным должностным лицам принимать решения на основе данных. Помимо общего балла ИМД и его параметров, он показывает значение ключевых показателей и сравнивает их со средним значением местных предприятий в той же группе населения.

• Отчет «Ваша Ens – Детальный обзор» дает полную картину IMD. Он показывает ценность всех показателей местного органа, а также помещает их в контекст муниципалитетов в его группе населения. Он предназначен для управленческого персонала и муниципального технического персонала, чтобы они могли определить сильные стороны и области улучшения, в которых следует действовать.

• Отчет «Общее сравнение» предлагает глобальное представление о степени цифровой зрелости территории. Это позволяет надмуниципальным органам определять, где необходимо применять политику цифровой трансформации для каждого из трех основных измерений индекса.

Признания Открытое администрирование

Мы используем оценку, полученную в IMD, для ежегодного вручения премии Open Administration Awards ведущим администрациям в области цифровой трансформации, разделенным на семь категорий в зависимости от численности населения.

Более подробная информация о Признания Открытое администрирование.

Выводы

Устойчивость этой инициативы основана на содействии тому, чтобы вся информация, необходимая для создания Индекса, была доступна в открытых форматах данных, основанных на стандартах, чтобы их можно было легко получить и интегрировать. В настоящее время 95% необходимой информации соответствует этим требованиям.

IMD – это совместная инициатива, в которой участвуют различные уровни правительства. Четыре совета провинций Каталонии и все региональные советы Каталонии участвуют в проверке методологии и результатов МД. Хорошее управление имеет важное значение в этом проекте. Что касается полезности IMD, мы убедились, что публикация результатов, и особенно ежегодные признания, служат стимулом для местных администраций к выявлению областей для улучшения и продвижения в процессе цифровой трансформации.

Статус проекта (в производстве)

Ежегодно, начиная с 2019 года, АОК анализирует цифровую зрелость местного государственного органа, применяя методология IMD. С результатом можно ознакомиться на сайтеИндекс цифровой зрелости.

Больше информации

• Статья "Индекс цифровой зрелости местных администраций: ключевой инструмент оценки и постоянного совершенствования» опубликовано в Баскский журнал управления людьми и общественными организациями НДС (декабрь 2022 г.)
• Методика признания открытого администрирования: https://www.aoc.cat/reconeixements-administracio-oberta-metodologia/
• Отчеты электронного администрирования (с 2010 по 2018 год):  https://www.aoc.cat/indicadors/informes-d-eadministracio-a-catalunya/

ПРИЛОЖЕНИЕ Источники данных и типы показателей

Источники данных

IMD рассчитывается на основе общедоступных, объективных и поддающихся проверке данных, полученных из следующих источников информации:

• Веб-страницы самих местных администраций.
• Данные о деятельности цифровых услуг AOC доступны по адресу: Портал открытых данных АОК.
• Данные о деятельности служб AGE доступны на портале данных OBSAE Обсерватории электронного управления (Генеральный секретариат цифрового управления).
• Данные о деятельности цифровых услуг, предоставляемых самими местными организациями и поставщиками рыночных платформ, которые подвергаются процессу проверки для сопоставления их качества.
• Данные из индекса Infoparticipa Автономного университета Каталонии и индекса кибербезопасности Агентства кибербезопасности Каталонии.
• Данные опубликованы в официальной поисковой системе информации и документации Diputació de Barcelona (CIDO).
• Данные о наборе персонала предоставлены Каталонским консультативным советом по набору персонала.
• Данные об участии граждан предоставлены поставщиками публичных платформ электронного участия (Diputacions de Barcelona и Girona) и рынком (компаниями-поставщиками).

В случае отсутствия данных используются промежуточные переменные (например, если у нас нет общего количества регистрационных записей горсовета, мы получаем данные из количества жителей и коэффициента корреляции). Все использованные методы вменения недостающих данных были проверены на основе их статистических свойств.

Индикаторы ИМД

Ниже приводится разбивка того, что анализируется и как оценивается каждый показатель:

Цифровые права

• Папка гражданина:
  • Если он нам доступен из папки гражданина
  • 2,44 балла, если он у нас есть, и 0 баллов в противном случае.
• Муниципальная поисковая система:
  • Если он доступен нам в качестве поисковой системы на вашем муниципальном веб-сайте
  • 1,63 балла, если он у нас есть, и 0 баллов в противном случае.
• Онлайн-экземпляр:
  • Если у нас есть общий экземпляр для выполнения процедур онлайн
  • 4,07 балла, если он нам это предложит, и 0 баллов в противном случае.
• Онлайн-регистрация:
  • Если вы разрешите нам выполнять запросы совместимости в вашем реестре
  • 4,07 балла, если он нам это предложит, и 0 баллов в противном случае.
• Просмотрщик карт:
  • Если у вас есть картографический просмотрщик на муниципальном сайте
  • 0,81 балла, если он у нас есть, и 0 баллов в противном случае.
• Городской зритель:
  • Если он доступен нам в программе просмотра градостроительства на муниципальном сайте.
  • 0,81 балла, если он у нас есть, и 0 баллов в противном случае.
• ER idCAT:
  • Если мы являемся регистрационным лицом idCAT
  • 2,44 балла, если агентство является регистрирующим органом и выдало сертификаты idCAT в течение года расчета индекса, и 0 баллов в противном случае.
• ФУЭ:
  • Если оно доступно нам из Единого окна для бизнеса
  • 1,63 балла, если предлагается максимальное количество процедур, и пропорциональная оценка в противном случае.
• МУКС:
  • Если система интегрирована со службой MUX Register AOC
  • 2,44 балла, если система интегрирована с MUX Registry, и 0 баллов в противном случае.
• Папка гражданина хаба:
  • Если он интегрирован с El meu espai
  • 2,44 балла, если ваш файловый менеджер интегрировал его с El meu espai, 0,81, если он интегрировал службы AOC, и 0 баллов, если интеграции нет.
• Доступность почтового ящика:
  • Если у нас есть электронный почтовый ящик для обработки проблем с доступностью
  • 0,81 балла, если он у нас есть, и 0 баллов в противном случае.
• Знак доступности:
  • Если заявление о доступности было опубликовано на муниципальном сайте
  • 0,81 балла, если оно опубликовано на сайте муниципалитета, и 0 баллов в противном случае.
• ЭНИ:
  • Если сертификат соответствия от ENI опубликован на сайте муниципалитета
  • 2,44 балла, если нам выдан сертификат соответствия ENI, и 0 баллов в противном случае.
• ЭНС:
  • При наличии у платформы электронного администрирования сертификата соответствия ЭНС на сайте муниципалитета или в Национальном криптографическом центре
  • 2,44 балла, если ENS опубликовала сертификат соответствия, и 0 баллов в противном случае.
• Нормативное постановление:
  • Если это одобрено постановлением об электронном администрировании
  • 1,63 балла, если он одобрен нами, и 0 баллов в противном случае.
• Уязвимость кибербезопасности:
  • Оценка уровня уязвимости, рассчитанная Агентством кибербезопасности Каталонии.
  • 2,44 балла, если показатель равен 1 (нулевой уровень воздействия), и пропорциональный балл в противном случае (соотношение между уровнем воздействия, рассчитанным ACC, и значением показателя в IMD следующее: ноль = 1, низкий = 0,75, средний = 0,5 , высокий = 0,25 и критический = 0)
• Сотрудник по защите данных:
  • Если он доступен нам от делегата по защите данных и передан в APDCat.
  • 0,81, если компания имеет делегата по защите данных и сообщила об этом APDCat, и 0 в противном случае.
• Это представляет:
  • Если он доступен нам из реестра доверенностей
  • 0,81, если у компании есть реестр доверенностей, и 0 в противном случае.

Сервисная деятельность

• Оцифровка ввода:
  • Процент электронных записей по отношению к общему количеству записей (онлайн-процедуры e-TRAM (или собственная система) + электронные счета-фактуры e-FACT + полученные денежные переводы EACAT / общее количество записей)
  • 8,10 балла, если процент составляет 80%, и пропорциональный балл в противном случае.
• Оцифровка вывода:
  • Процент электронных отправлений по отношению к общему количеству отправлений (отправленные уведомления и сообщения e-NOTUM + EACAT/общее количество отправлений)
  • 5,40 балла, если процент составляет 100%, и пропорциональный балл в противном случае.
• Внутренние электронные подписи:
  • Соотношение подписей государственных служащих по отношению к количеству записей
  • 6,75 балла, если соотношение находится в самом высоком процентиле группы населения организации, и пропорциональный балл в противном случае (10 процентилей устанавливаются для каждой группы населения)
• Вопросы через Open:
  • Соотношение консультаций, проведенных на Виа Оберта, на одного жителя
  • 12,60 балла, если уровень консультаций Via Oberta находится в самом высоком процентиле группы населения организации, и пропорциональный балл в противном случае (10 процентилей устанавливаются для каждой группы населения)
• Через открытые сервисы:
  • Процент активных услуг Via Oberta по сравнению с обязательными
  • 5,40 балла, если процент равен 100%, и пропорциональный балл в противном случае.
• Электронные тендеры:
  • Доля электронных торгов по открытым контрактам от общего числа
  • 4,05 балла, если процент равен 100%, и пропорциональный балл в противном случае.
• Публикации в профиле Подрядчика:
  • Доля публикаций по профилю подрядчика на одного жителя
  • 2,03 балла, если соотношение находится в самом высоком процентиле группы населения организации, и пропорциональный балл в противном случае (3 процентилей устанавливаются для каждой группы населения)
• Публикации в Реестре договоров:
  • Коэффициент публикаций в государственном реестре договоров на одного жителя
  • 0,68 балла, если соотношение находится в самом высоком процентиле группы населения организации, и пропорциональный балл в противном случае (3 процентилей устанавливаются для каждой группы населения)

Открытое Правительство

• Соблюдение прозрачности:
  • Оценка, полученная в Infoparticipa
  • 8,13 балла, если балл infoparticipa равен 100%, в противном случае — пропорциональный балл.
• Открытые данные:
  • Если вы опубликуете нам свои собственные открытые данные
  • 1,63 балла, если мы опубликуем его, и 0 баллов в противном случае.
• Участие граждан:
  • Количество процессов участия граждан с помощью электронных средств, осуществленных организацией
  • 1,63 балла, если было проведено более 7 процессов участия, 0,98, если было проведено от 4 до 6 процессов, 0,49, если было проведено от 1 до 3 процессов, и 0, если ни один не был проведен.
• Электронное голосование:
  • Если электронное голосование использовалось в каком-либо процессе участия граждан
  • 0,49 балла, если он был использован нами, и 0 баллов в противном случае.
• Портал прозрачности:
  • Если у вас есть портал прозрачности
  • 3,25 балла, если это доступно нам, и 0 в противном случае.
• Электронная плата:
  • Если у вас есть электронная доска объявлений
  • 0,81 балла, если он у нас есть, и 0 в противном случае.
• Канал оповещения:
  • Если у нас есть внутренний канал оповещения.
  • 2,44 балла, если он у нас есть, и 0 в противном случае.
• Доступ к публичной информации:
  • Если у нас есть специальная электронная процедура для запросов на доступ к публичной информации
  • 1,63, если в учреждении существует специальная электронная процедура запросов на доступ к публичной информации.