O IMD, uma ferramenta fundamental para avaliação e melhoria contínua

Desafio

Como podemos nós medir o grau de maturidade digital de uma entidade e de um território para que quase qualquer administração possa acelerar a sua transformação para melhorar a vida das pessoas?

Problemático 

A transformação digital de uma organização é um processo complexo que exige uma avaliação constante dos progressos alcançados. Contudo, desenvolver um instrumento para medir o grau de maturidade digital envolve uma série de dificuldades:

• não existe uma definição precisa do conceito de governo digital que determine inequivocamente as suas dimensões e os indicadores que o definem;
• os processos de recolha e integração dos dados necessários ao desenvolvimento destes indicadores apresentam dificuldades;
• nem sempre estão disponíveis dados suficientes ou de qualidade, o que leva a ter que descartar alguns indicadores da análise;
• deve atender igualmente às necessidades de todos os conselhos e permitir comparações, independentemente do seu tamanho. Isto não é trivial, uma vez que a população condiciona o conjunto de serviços a prestar e o volume potencial de atividade dos serviços digitais que presta.

Além da complexidade que envolve a medição do grau de transformação digital de uma entidade, soma-se o facto de a maioria dos municípios da Catalunha serem pequenos ou médios e terem todo o tipo de limitações para enfrentar este desafio, tais como:

1. recursos financeiros muito limitados;
2. dificuldades de acesso aos dados;
3. falta de capacidades sobre como definir e gerar indicadores-chave digitais;
4. impossibilidade de fazer comparações com outras administrações semelhantes devido à dificuldade de acesso aos dados e à falta de padrões de dados; eu
5. funcionários públicos sem habilidades analíticas avançadas.

As administrações locais, portanto, precisam de uma solução completa que lhes permita avaliar seu processo de mudança com o mínimo esforço e tomar as decisões mais bem informadas com base em dados. Para atender a essa necessidade, a AOC criou oÍndice de maturidade digital (doravante, IMD), uma ferramenta que avalia o grau de transformação digital das administrações locais catalãs e permite que as administrações se comparem entre si.

Solução proposta

O IMD é uma ferramenta que nos fornece conhecimento Desenvolver uma estratégia de transformação digital para todas as administrações públicas catalãs, bem como planear as ações necessárias a implementar.

Não é apenas mais um indicador. É um sistema de informação (“relaciona indicadores”) que permite:

• Conhecer o grau de digitalização de um órgão público (pontos fortes e fracos de cada órgão) e compreender o andamento do seu processo de transformação.
• Compare e obtenha perspectiva. A maturidade digital de cada um de nós torna-se mais evidente quando é comparada (contrastada) com outras. Além disso, permite conhecer o grau de maturidade digital de um território, seja ele toda a Catalunha, uma província ou um concelho.
• Obtenha uma visão geral (quem está liderando o caminho e quem precisa de ajuda) e compreenda o contexto da digitalização do setor público (pontos fortes e áreas para melhoria).
• Outros: criar uma cultura baseada em dados, identificar melhores práticas, valorizar o trabalho realizado.

Além disso, é especialmente útil para organizações que precisam dar suporte à transformação digital de entidades locais (como a AOC!), pois permite identificar os objetivos de atuação e facilita a concepção e a análise da eficácia das políticas de digitalização.

Até 2018, a AOC calculava o grau de digitalização das entidades locais com base em indicadores do Mapa de Administração EletrônicaEsses indicadores foram obtidos a partir dos dados de implementação dos serviços da AOC e da análise dos sites municipais. Todos eram indicadores do tipo “atributo”, ou seja, indicam qualidades ou estados que a entidade analisada pode ou não atender (por exemplo, possui cadastro de cidadão, sede eletrônica, perfil de prestador de serviços, etc.; oferece procedimentos online, envia notificações eletrônicas, aceita faturas eletrônicas, etc.; troca dados com outras administrações, é uma entidade cadastrada no T-CAT ou idCAT, aprovou regulamentos sobre administração eletrônica, aderiu ao serviço FUE, etc.). Com o tempo, percebemos que a adoção de serviços digitais por entidades locais estava se tornando mais disseminada e que avaliar o grau de implementação não era suficiente. Era necessário buscar novos indicadores que refletissem o progresso na transformação digital, como o uso que as entidades faziam desses serviços digitais.

Em 2018 foram introduzidos indicadores de atividade, ou seja, “variáveis” quantificáveis, tais como:

• Consultas para Via Oberta
• Procedimentos EACAT (ou Procedimentos SIR)
• Procedimentos e-TRAM (incluindo a transferência genérica e o canal FUE)
• faturas eletrônicas FACT
• notificações e-NOTUM
• Uso de T-CATs (Validador)
• Publicações no e-TAULER
• Publicações sobre o perfil do contratante (licitações eletrônicas)
• Publicações/atualizações no portal transparència
• Submissões do IVTM e/ou TESTRA

Contudo, num contexto tão mutável como o atual, a forma de avaliar o governo eletrónico deve evoluir continuamente para permanecer eficaz e incorporar novos aspetos que respondam à realidade do momento, com base em evidências empíricas. O projeto de relatórios e mapas de Governo Eletrónico entrou assim numa nova fase no final de 2019 e foi substituído por um índice que nomeámos deÍndice de maturidade digital.

Graças à implementação do Business Analytics na gestão dos serviços da AOC, foi possível automatizar a coleta e integração dos indicadores de atividade do índice e apresentar as informações por meio de uma visualização interativa dos dados. Além disso, na edição de 2020, houve uma melhoria significativa na avaliação do uso de serviços digitais: em vez de avaliar o uso de um serviço digital com base no número absoluto de transações, passamos a medir a digitalização associada a a utilização do serviçoOu seja, o cálculo é feito comparando o número de transações digitais com o número total de transações, incluindo as presenciais (por exemplo, inscrições eletrônicas em relação ao total de inscrições, ou contratos licitados eletronicamente em relação ao total de contratos licitados).

O IMD, uma ferramenta colaborativa em constante evolução

Para que o IMD seja útil e informativo, é fundamental ter sempre em mente que apenas os indicadores mais relevantes do momento atual devem ser incluídos, aqueles que marcam a diferença entre uma entidade que consideramos digitalmente madura e outra que não o é. Além disso, é necessário determinar com muito cuidado a ponderação de cada atributo ou variável dentro do índice. Para dotar o IMD de uma metodologia de cálculo rigorosa e flexível (capaz de se adaptar ao momento presente), foi criado um grupo de trabalho de especialistas em gestão pública, cujo resultado foi compartilhado e debatido com os conselhos provinciais, regionais e municipais.

Além disso, atividades e reuniões de pessoal do mundo local são organizadas periodicamente para revisar e evoluir o IMD, como o workshop que aconteceu no Congresso Governo Digital 2021, na qual participaram mais de 50 pessoas. representants das administrações locais catalãs e onde foram recolhidas propostas de melhoria, algumas das quais foram incorporadas no IMD 2023, ou o workshop realizado em novembro de 2023 com representade municípios e conselhos provinciais, para revisar e melhorar o IMD.

Portanto, o IMD é o resultado de um trabalho colaborativo, sempre aplicando uma abordagem de melhoria contínua com feedback dos funcionários públicos e investimento constante na criação de um datawarehouse que integra dados de diferentes fontes.

Metodologia de cálculo do IMD 

O IMD é um índice ou indicador composto composto por mais de 30 indicadores organizados em três dimensões e nove subdimensões que são agregadas de forma ponderada para obter um valor comparável. Atualmente é calculado para 947 concelhos e 41 concelhos.

O IMD é conceitualmente dividido em três dimensões:

- Direitos digitais. Avaliamos a disponibilidade de serviços públicos digitais que permitem aos cidadãos exercer os seus direitos digitais e o cumprimento da regulamentação que rege esses direitos.

- Atividade de serviços digitais. Avaliamos a utilização de serviços digitais por cidadãos, empresas, associações e funcionários públicos. Especificamente, medimos a digitalização na relação com os utilizadores, a digitalização dos processos internos e a interoperabilidade entre as administrações públicas.

- Governo abertoAvaliamos a aplicação prática dos princípios do governo aberto: transparènciadireitos de acesso, dados abertos e participação cidadã.

A figura seguinte apresenta esquematicamente as três dimensões do IMD, bem como as suas subdimensões e os indicadores que as compõem:

O IMD é a soma ponderada dos valores dos indicadores em cada uma das três dimensões:

A cada indicador é atribuído um peso e uma pontuação máxima com base na sua importância. Os diferentes pesos foram atribuídos para 1) reconhecer (ou penalizar) as dimensões e subdimensões que contribuem mais (ou menos) para a transformação digital, de acordo com a opinião das pessoas; e 2) refletem a qualidade estatística dos dados.

Vejo APÊNDICE Fontes de dados e tipos de indicadores.

Apresentação dos resultados

O IMD é apresentado através de um conjunto de dashboards e relatórios destinados aos diferentes perfis envolvidos na tomada de decisão de um órgão local.

• O painel "Vamos construir um país digital" mostra os principais indicadores de um território específico de forma agregada (toda a Catalunha, uma província ou uma região). Além dos indicadores próprios do IMD, apresenta outros derivados deles, como a percentagem de entidades que realizam processos eletrônicos ou que possuem um portal. transparència.

• O dashboard “A sua entidade – Visão global” proporciona uma visão rápida e clara do estado de cada entidade com o objetivo de permitir que os governantes eleitos municipais tomem decisões baseadas em dados. Além da pontuação total do IMD e das suas dimensões, mostra o valor dos indicadores-chave e compara-os com o valor médio das entidades locais na mesma faixa populacional.

• O relatório “Seu Ens – Visão Detalhada” fornece o panorama completo do IMD. Mostra o valor de todos os indicadores de um órgão local e também os situa no contexto dos municípios da sua faixa populacional. Destina-se a quadros dirigentes e técnicos municipais para que possam identificar os pontos fortes e áreas de melhoria onde actuar.

• O relatório “Comparação geral” oferece uma visão global do grau de maturidade digital de um território. Permite aos órgãos supramunicipais identificar onde as políticas de transformação digital precisam de ser implementadas para cada uma das três dimensões principais do índice.

Reconhecimentos Administração Aberta

Utilizamos a pontuação obtida no IMD para atribuir anualmente os Prémios de Administração Aberta às administrações de maior destaque.eres Na transformação digital, dividida em sete categorias de acordo com a faixa populacional.

Mais informações sobre o Reconhecimentos Administração Aberta.

Conclusões

A sustentabilidade desta iniciativa baseia-se na promoção de que toda a informação necessária à produção do Índice esteja disponível em formatos de dados abertos baseados em padrões, para que possam ser facilmente obtidos e integrados. Atualmente, 95% das informações exigidas atendem a esses requisitos.

O IMD é uma iniciativa colaborativa que envolve diferentes níveis de governo. Os quatro Conselhos Provinciais da Catalunha e todos os conselhos regionais catalães participam na validação da metodologia e dos resultados do DM. A boa governação é essencial neste projecto. Quanto à utilidade do IMD, verificamos que a publicação dos resultados, e especialmente dos reconhecimentos anuais, servem de estímulo para que as administrações locais identifiquem as suas áreas de melhoria e avancem no processo de transformação digital.

Status do projeto

Em produção. Todos os anos, desde 2019, a AOC analisa a maturidade digital das entidades públicas locais utilizando a metodologia IMD. Os resultados podem ser consultados no [link para o relatório]. Relatórios de visualização do Índice de Maturidade Digital.

Mais Informações

• Artigo "Índice de maturidade digital das administrações locais: uma ferramenta fundamental para avaliação e melhoria contínua”publicado no Revista Basca de Gestão de Pessoas e Organizações Públicas do IVA (dezembro de 2022)
• Metodologia de reconhecimento de administração aberta
• Relatórios de administração eletrônica (de 2010 a 2018)

APÊNDICE Fontes de dados e tipos de indicadores

Fontes de dados

O IMD é calculado a partir de dados públicos, objetivos e verificáveis ​​obtidos das seguintes fontes de informação:

• As páginas web das próprias administrações locais.
• Os dados de atividade dos serviços digitais do AOC disponíveis em Portal de Dados Abertos da AOC.
• Os dados de atividade dos serviços AGE disponíveis no portal Dados OBSAE do Observatório da Administração Eletrónica (Secretaria Geral da Administração Digital).
• Os dados de atividade dos serviços digitais prestados pelas próprias entidades locais e pelos fornecedores de plataformas de mercado, os quais são sujeitos a um processo de revisão para contrastar a sua qualidade.
• Dados do Índice Infoparticipa da Universidade Autônoma da Catalunha e do Índice de Exposição à Cibersegurança da Agência de Cibersegurança da Catalunha.
• Os dados publicados no motor de busca oficial de informação e documentação da Diputació de Barcelona (CIDO).
• Os dados de recrutamento fornecidos pelo Conselho Consultivo de Recrutamento Catalão.
• Dados de participação cidadã fornecidos por fornecedores de plataformas públicas de participação eletrónica (Diputações de Barcelona e Girona) e de mercado (empresas fornecedoras).

No caso de dados faltantes, são utilizadas variáveis ​​intermediárias (por exemplo, se não tivermos o número total de inscrições cadastrais de uma Câmara Municipal, obtemos os dados a partir do número de habitantes e um coeficiente de correlação). Todos os métodos de imputação de dados faltantes utilizados foram validados com base em suas propriedades estatísticas.

Indicadores IMD

Abaixo está um detalhamento do que é analisado e como cada indicador é pontuado:

Direitos digitais

• Instância genérica:
  • Se os EUA tiverem uma instância genérica para fazer procedimentos online
  • 3,80 pontos se ele nos oferecer e 0 pontos caso contrário
• Pasta Cidadão:
  • Se estiver disponível para nós na pasta do cidadão
  • 2,28 pontos se tivermos e 0 pontos caso contrário
• Mecanismo de busca na Web:
  • Se estiver disponível para nós como um mecanismo de pesquisa no site do seu município
  • 1,52 pontos se tivermos e 0 pontos caso contrário
• Visualizador de planejamento urbano:
  • Se estiver disponível para nós no visualizador de planejamento urbano no site municipal
  • 0,76 pontos se tivermos e 0 pontos caso contrário
• Visualizador de mapa:
  • Se você possui um visualizador cartográfico no site municipal
  • 0,76 pontos se tivermos e 0 pontos caso contrário
• Finestreta empresarial:
  • Se estiver disponível para nós na Janela Única Empresarial
  • 1,52 pontos se for oferecido pelo número máximo de procedimentos e a pontuação proporcional caso contrário
• Entidade de Registro idCAT:
  • Se a entidade for uma entidade de registro idCAT
  • 2,28 pontos se a entidade for uma entidade de registro e tiver emitido certificados. idCAT durante o ano de cálculo do índice, e 0 pontos caso contrário
• Cadastre-se em Via Oberta:
  • Se você nos permitir realizar consultas de interoperabilidade em seu cadastro
  • 3,80 pontos se ele nos oferecer e 0 pontos caso contrário
• Nível de cibersegurança:
  • Pontuação do Nível de Cibersegurança calculada pela Agência de Cibersegurança da Catalunha.
  • 1,14 pontos se o indicador for 1 (desempenho de segurança avançado) e pontuação proporcional caso contrário (a relação entre o nível de cibersegurança calculado pelo ACC e o valor do indicador no IMD é a seguinte: Avançado = 1, Intermediário = 0,75, Básico = 0,25)
• Possuir certificado ENS:
  • Se a entidade local possuir um certificado de conformidade da ENS no site do Centro Criptológico Nacional
  • 1,14 pontos se a entidade possuir um certificado de conformidade da ENS e 0 caso contrário.
• Responsável pela Proteção de Dados:
  • Se a entidade tiver um encarregado de proteção de dados e tiver comunicado isso ao APDCAT.
  • 0,76 se a entidade tiver um encarregado de proteção de dados e tiver comunicado isso ao APDCAT, e 0 caso contrário;
• Serviço MUX:
  • Se a entidade estiver integrada ao serviço MUX Registro AOC
  • 2,28 pontos se a entidade estiver integrada com MUX Registre-se e, caso contrário, não obterá pontos.
• Central de pastas do cidadão:
  • Se a entidade estiver integrada com El meu espai
  • 2,28 pontos se a entidade tiver integrado seu gestor de casos com El meu espai, 0,81 se tiver serviços AOC integrados e 0 pontos se não tiver integração.
• Arquivo eletrônico:
  • Se a entidade estiver integrada com iArxiu (ou sistema próprio) efetivamente, com transferências realizadas
  • 2,28 se a entidade estiver efetivamente integrada ao arquivo eletrônico e 0 pontos caso contrário.
• Caixa de correio de acessibilidade:
  • Se tivermos uma caixa postal de processamento eletrônico para questões de acessibilidade
  • 0,76 pontos se tivermos e 0 pontos caso contrário
• Selo de acessibilidade:
  • Se uma declaração de acessibilidade tiver sido publicada no site municipal
  • 0,76 pontos se tiver sido publicado no site municipal e 0 pontos caso contrário
• Portaria regulamentadora:
  • Se tiver sido aprovado por portaria de administração eletrônica
  • 1,52 pontos se tiver sido aprovado por nós e 0 pontos caso contrário
• Registro de procuração:
  • Se estiver disponível para nós no registro de procurações
  • 0,76 se a empresa possui registro de procuração e 0 caso contrário
• Conformidade com a ENI:
  • Se a plataforma de administração eletrônica possuir um certificado de conformidade com a ENI (Rede Europeia de Informação).
  • 2,28 pontos se um certificado de conformidade ENI tiver sido emitido para nós e 0 pontos caso contrário
• Conformidade com o ENS:
  • Se a plataforma de administração eletrônica possuir um certificado de conformidade da ENS no site do Centro Criptológico Nacional
  • 2,28 pontos se a ENS tiver publicado um certificado de conformidade e 0 pontos caso contrário

Atividade de serviço

• Digitalização de entrada:
  • Percentagem de entradas eletrónicas em relação ao número total de entradas (Procedimentos online e-TRAM (ou sistema próprio) + Faturas eletrónicas e-FACT + Submissões) EACAT total de recibos/entradas)
  • 8,10 pontos se o percentual for 80% e a pontuação proporcional caso contrário
• Digitalização de saída:
  • Percentagem de comunicações eletrónicas em relação ao número total de comunicações (notificações eletrónicas, notificações eletrónicas e submissões). EACAT enviados / total de saídas)
  • 5,40 pontos se o percentual for 100% e a pontuação proporcional caso contrário
• Publicações no Cadastro de Contratos:
  • Taxa de publicações validadas no registo público de contratos por habitante
  • 0,68 pontos se o rácio estiver no percentil mais alto da faixa populacional da entidade e a pontuação proporcional caso contrário (são estabelecidos 3 percentis para cada faixa populacional)
• Concursos eletrônicos:
  • Percentual de licitações eletrônicas para contratos abertos em relação ao total
  • 4,05 pontos se o percentual for 100% e a pontuação proporcional caso contrário
• Publicações sobre o perfil do contratante:
  • Taxa de publicações sobre o perfil do contratante por habitante
  • 2,03 pontos se o rácio estiver no percentil mais alto da faixa populacional da entidade e a pontuação proporcional caso contrário (são estabelecidos 3 percentis para cada faixa populacional)
• Serviços de Via Oberta ativos:
  • Percentagem de serviços Via Oberta ativo em relação ao obrigatório
  • 5,40 pontos se o percentual for 100% e a pontuação proporcional caso contrário.
• Consultas Via Oberta:
  • Taxa de consultas feitas a Via Oberta por habitante
  • 12,60 pontos se a taxa de consulta for de Via Oberta está no percentil mais alto da faixa populacional da entidade e a pontuação proporcional caso contrário (10 percentis são estabelecidos para cada faixa populacional).
• Consultas automáticas:
  • Percentagem de consultas em Via Oberta realizada automaticamente em relação ao número total de consultas realizadas pela entidade.
  • 5,40 pontos se o percentual for 100% e a pontuação proporcional caso contrário
• Assinaturas eletrônicas internas:
  • Proporção de assinaturas de funcionários públicos em relação ao número de inscrições
  • Indicador excluído do IMD 2025 devido à falta de dados automatizados para todas as entidades.
• Automação (Ações Administrativas Automatizadas):
  • Caso a entidade tenha publicado uma norma que regulamente as ações administrativas automatizadas.
  • 1,35 pontos se a entidade tiver publicado uma norma que regulamente as ações administrativas automatizadas e 0 caso contrário; caso contrário, pontuação zero.

Governo Aberto

• Canal de alerta:
  • Se tivermos um canal de alerta interno.
  • 2,50 pontos se tivermos e 0 caso contrário
• Direito de acesso à informação pública:
  • Caso a entidade possua um procedimento eletrônico específico para solicitações de acesso a informações públicas.
  • 1,67 se a entidade tiver um procedimento eletrônico específico para pedidos de acesso a informações públicas e 0 pontos caso contrário.
• Conformidade com transparència:
  • Pontuação obtida no Índice Infoparticipa
  • 6,67 pontos se a pontuação do infoparticipa for 100% e pontuação proporcional caso contrário
• Portal transparència:
  • Se a entidade tiver um portal transparència
  • 3,33 pontos se estiver disponível para nós e 0 caso contrário
• Participação cidadã:
  • Número de processos participativos por meios eletrônicos realizados pela entidade
  • 1,67 pontos se a entidade tiver realizado mais de 7 processos participativos, 1 ponto se tiver realizado entre 4 e 6 processos, 0,5 pontos se tiver realizado entre 1 e 3 processos e 0 pontos se não tiver realizado nenhum.
• Desempenho da conta:
  • Caso a entidade tenha enviado suas demonstrações financeiras ao Auditor Geral dentro do prazo estabelecido.
  • 1,67 pontos se a entidade apresentou as suas contas dentro do prazo estabelecido, 0,835 se as apresentou de forma incompleta, 0,4175 se as apresentou após o prazo e 0 se não as apresentou de todo.
• Placa eletrônica:
  • Se a entidade possui um quadro de avisos eletrônico e anúncios
  • 0,83 pontos se tivermos e 0 caso contrário
• Dados abertos:
  • Se você publicar seus próprios dados abertos para nós
  • 1,67 pontos se publicarmos e 0 pontos caso contrário