L’IMD, un outil clé d’évaluation et d’amélioration continue

Défi

Comment pouvons-nous mesurer le degré de maturité numérique d’une entité et d’un territoire pour que presque toutes les administrations puissent accélérer leur transformation pour améliorer la vie des gens ?

Problématique 

La transformation numérique d'une organisation est un processus complexe qui nécessite une évaluation constante des progrès réalisés. Cependant, développer un instrument pour mesurer le degré de maturité numérique implique une série de difficultés :

• il n’existe pas de définition précise du concept de gouvernement numérique qui détermine sans équivoque ses dimensions et les indicateurs qui le définissent ;
• les processus de collecte et d'intégration des données nécessaires à l'élaboration de ces indicateurs présentent des difficultés ;
• des données suffisantes ou de qualité ne sont pas toujours disponibles, ce qui conduit à devoir exclure certains indicateurs de l'analyse ;
• il doit répondre de manière égale aux besoins de tous les conseils et permettre des comparaisons, quelle que soit leur taille. Ce n’est pas anodin, puisque la population conditionne l’ensemble des services à rendre et le volume potentiel d’activité des services numériques qu’elle propose.

À la complexité de mesurer le degré de transformation numérique d'une entité s'ajoute le fait que la plupart des municipalités de Catalogne sont de petite ou moyenne taille et présentent toutes sortes de limitations pour faire face à ce défi, telles que :

1. des ressources financières très limitées ;
2. difficultés d'accès aux données ;
3. manque de capacités sur la manière de définir et de générer des indicateurs clés numériques ;
4. impossibilité de pouvoir faire des comparaisons avec d'autres administrations similaires en raison de la difficulté d'accès aux données et du manque de normes en matière de données ; je
5. fonctionnaires sans compétences analytiques avancées.

Les administrations locales ont donc besoin d’une solution clé en main leur permettant d’évaluer leur processus de changement avec un minimum d’efforts et de prendre les décisions les plus éclairées grâce aux données. Pour répondre à ce besoin, l’AOC a créé…Indice de maturité numérique (ci-après, IMD), un outil qui évalue le degré de transformation numérique des administrations locales catalanes et permet aux administrations de se comparer entre elles.

Solution proposée

L'IMD est un outil qui nous fournit connaissance Concevoir une stratégie de transformation numérique pour toutes les administrations publiques catalanes, ainsi que planifier les actions nécessaires à sa mise en œuvre.

Ce n'est pas simplement un autre indicateur. Il s’agit d’un système d’information (« indicateurs relatifs ») qui permet :

• Connaître le degré de digitalisation d'un organisme public (points forts et points faibles de chaque organisme) et comprendre l'avancée de son processus de transformation.
• Comparez et prenez du recul. La maturité numérique de chacun de nous devient plus évidente lorsqu’elle est comparée (contraste) avec les autres. De plus, il permet de connaître le degré de maturité numérique d'un territoire, qu'il s'agisse de l'ensemble de la Catalogne, d'une province ou d'une région.
• Obtenez une vue d’ensemble (qui montre la voie et qui a besoin d’aide) et comprenez le contexte de la numérisation du secteur public (forces et domaines à améliorer).
• Autres : créer une culture data-driven, identifier les bonnes pratiques, valoriser le travail effectué.

En outre, il est particulièrement utile pour les organisations qui doivent apporter un soutien à la transformation numérique des collectivités territoriales (comme l'AOC !), car il permet d'identifier les objectifs sur lesquels agir et facilite la conception et l'analyse de l'efficacité des politiques de numérisation.

Jusqu'en 2018, l'AOC calculait le degré de numérisation des entités locales sur la base de indicateurs de la Carte d'Administration ElectroniqueCes indicateurs ont été obtenus à partir des données de mise en œuvre des services de l'AOC et de l'analyse des sites web municipaux. Il s'agit d'indicateurs de type « attribut », c'est-à-dire qu'ils indiquent des qualités ou des états que l'entité analysée peut ou non posséder (par exemple : dossier citoyen, siège social électronique, profil d'entrepreneur, etc. ; propose des procédures en ligne, envoie des notifications électroniques, accepte les factures électroniques, etc. ; échange des données avec d'autres administrations, est une entité enregistrée auprès du T-CAT, etc.). idCAT(a approuvé la réglementation relative à l'administration électronique, a adhéré au service FUE, etc.). Au fil du temps, nous avons constaté que l'adoption des services numériques par les collectivités locales se généralisait et qu'évaluer le niveau de mise en œuvre ne suffisait plus. Il était nécessaire de rechercher de nouveaux indicateurs reflétant les progrès de la transformation numérique, tels que l'utilisation que les collectivités faisaient de ces services numériques.

En 2018, des indicateurs d’activité ont été introduits, c’est-à-dire des « variables » quantifiables, telles que :

• Demandes de renseignements Via Oberta
• Procédures EACAT (ou procédures SIR)
• Procédures e-TRAM (incluant le transfert générique et la filière FUE)
• Factures e-FACT
• Notifications e-NOTUM
• Utilisation des T-CAT (Validateur)
• Publications dans l'e-TAULER
• Publications sur le profil de l'entrepreneur (appels d'offres électroniques)
• Publications/mises à jour sur le portail transparència
• Soumissions de l'IVTM et/ou de TESTRA

Cependant, dans un contexte aussi changeant que celui actuel, la manière d'évaluer le gouvernement électronique doit continuellement évoluer pour rester efficace et intégrer de nouveaux aspects qui répondent à la réalité du moment, sur la base de preuves empiriques. Le projet de rapports et cartes d'e-Gouvernement est ainsi entré dans une nouvelle phase fin 2019 et a été remplacé par un index que nous avons baptisé leIndice de maturité numérique.

Grâce à la mise en œuvre de l'analyse de données dans la gestion des services AOC, il a été possible d'automatiser la collecte et l'intégration des indicateurs d'activité de l'indice et de présenter l'information via une visualisation interactive des données. De plus, dans l'édition 2020, une amélioration significative a été apportée à l'évaluation de l'utilisation des services numériques : au lieu d'évaluer l'utilisation d'un service numérique en fonction du nombre absolu de transactions, nous avons commencé à mesurer la digitalisation associée à utilisation du service; c’est-à-dire le calcul du nombre de transactions numériques par rapport au nombre total de transactions, y compris les transactions en face à face (par exemple, les inscriptions électroniques par rapport au nombre total d’inscriptions, ou les contrats soumis électroniquement par rapport au nombre total de contrats soumis).

L'IMD, un outil collaboratif en constante évolution

Pour que l'IMD soit utile et informatif, il est essentiel de n'inclure que les indicateurs les plus pertinents du moment présent, ceux qui distinguent une entité considérée comme numériquement mature d'une autre qui ne l'est pas. Il convient également de déterminer avec précision la pondération de chaque attribut ou variable au sein de l'indice. Afin de doter l'IMD d'une méthodologie de calcul rigoureuse et flexible (capable de s'adapter à l'évolution de la situation), un groupe de travail d'experts en gestion publique a été constitué. Ses conclusions ont ensuite été partagées et débattues avec les conseils provinciaux, régionaux et municipaux.

De plus, des activités et des réunions du personnel du monde local sont organisées périodiquement pour revoir et faire évoluer l'IMD, comme le atelier qui a eu lieu lors du Digital Government Congress 2021, auquel plus de 50 personnes ont participé representales administrations locales catalanes et les organismes où des propositions d'amélioration ont été recueillies, dont certaines ont été intégrées au Plan intégré de développement 2023, ou le atelier organisé en novembre 2023 avec representades municipalités et des conseils provinciaux, pour revoir et améliorer l’IMD.

L'IMD est donc le fruit d'un travail collaboratif, appliquant une approche d'amélioration continue grâce aux retours d'information du personnel public et à un investissement constant dans la création d'un datawarehouse qui intègre des données de différentes sources.

Méthodologie de calcul IMD 

L'IMD est un indice ou indicateur composite composé de plus de 30 indicateurs organisés en trois dimensions et neuf sous-dimensions qui sont agrégées de manière pondérée pour obtenir une valeur comparable. Il est actuellement calculé pour 947 communes et 41 conseils départementaux.

L’IMD est conceptuellement divisé en trois dimensions :

- Droits numériques. Nous évaluons la disponibilité des services publics numériques permettant aux citoyens d'exercer leurs droits numériques et le respect de la réglementation régissant ces droits.

- Activité de services numériques. Nous évaluons l'utilisation des services numériques par les citoyens, les entreprises, les associations et les agents publics. Plus précisément, nous mesurons la digitalisation dans la relation avec les utilisateurs, la digitalisation des processus internes et l'interopérabilité entre les administrations publiques.

- Gouvernement ouvertNous évaluons l'application pratique des principes de gouvernement ouvert : transparència, les droits d'accès, les données ouvertes et la participation citoyenne.

La figure suivante présente schématiquement les trois dimensions de l’IMD, ainsi que leurs sous-dimensions et les indicateurs qui les composent :

L'IMD est la somme pondérée des valeurs des indicateurs dans chacune des trois dimensions :

Chaque indicateur se voit attribuer une pondération et une note maximale en fonction de son importance. Les différents poids ont été attribués pour 1) reconnaître (ou pénaliser) les dimensions et sous-dimensions qui contribuent plus (ou moins) à la transformation numérique, selon l'opinion des gens ; et 2) reflètent la qualité statistique des données.

voir ANNEXE Sources de données et types d’indicateurs.

Présentation des résultats

L'IMD est présenté à travers un ensemble de tableaux de bord et de rapports destinés aux différents profils impliqués dans la prise de décision d'une collectivité locale.

• Le tableau de bord « Construisons un pays numérique » présente les indicateurs clés d'un territoire donné sous forme agrégée (toute la Catalogne, une province ou une région). Outre les indicateurs propres à l'IMD, il affiche d'autres indicateurs dérivés, tels que le pourcentage d'entités qui effectuent des traitements électroniques ou qui disposent d'un portail. transparència.

• Le tableau de bord « Votre entité – Vision globale » offre une vision rapide et claire de l'état de chaque entité dans le but de permettre aux élus municipaux de prendre des décisions basées sur des données. En plus du score total de l'IMD et de ses dimensions, il montre la valeur des indicateurs clés et les compare avec la valeur moyenne des entités locales dans la même tranche de population.

• Le rapport « Votre Ens – Vue détaillée » fournit une image complète de l'IMD. Il montre la valeur de tous les indicateurs d'un organisme local et les situe également dans le contexte des communes de sa tranche de population. Il s'adresse aux personnels d'encadrement et aux personnels techniques communaux afin qu'ils puissent identifier les points forts et les axes d'amélioration sur lesquels agir.

• Le rapport « Comparatif général » offre une vision globale du degré de maturité numérique d'un territoire. Il permet aux instances supracommunales d'identifier où les politiques de transformation numérique doivent être déployées pour chacune des trois dimensions principales de l'indice.

Reconnaissances Administration ouverte

Nous utilisons le score obtenu à l'IMD pour décerner chaque année les prix de la meilleure administration ouverte.eres en matière de transformation numérique, divisée en sept catégories selon la tranche de population.

Plus d'informations sur le Reconnaissances Administration ouverte.

Conclusions

La durabilité de cette initiative repose sur la promotion que toutes les informations nécessaires à la production de l'Index soient disponibles dans des formats de données ouvertes basés sur des normes, afin qu'elles puissent être facilement obtenues et intégrées. Actuellement, 95 % des informations requises répondent à ces exigences.

L'IMD est une initiative collaborative impliquant différents niveaux de gouvernement. Les quatre Conseils provinciaux de Catalogne et tous les conseils régionaux catalans participent à la validation de la méthodologie et des résultats du MD. La bonne gouvernance est essentielle dans ce projet. Concernant l'utilité de l'IMD, nous avons vérifié que la publication des résultats, et surtout des reconnaissances annuelles, servent de stimulant aux administrations locales pour identifier leurs axes d'amélioration et d'avancement dans le processus de transformation numérique.

L'état du projet

En production. Depuis 2019, l’AOC analyse chaque année le niveau de maturité numérique des collectivités territoriales à l’aide de la méthodologie IMD. Les résultats sont consultables dans le Rapports de visualisation de l'indice de maturité numérique.

En savoir plus

• Article "Indice de maturité numérique des administrations locales : un outil clé d'évaluation et d'amélioration continue» publié dans le Revue basque de gestion des personnes et des organisations publiques de TVA (décembre 2022)
• Méthodologie de reconnaissance de l'administration ouverte
• Rapports d'administration électronique (de 2010 à 2018)

ANNEXE Sources de données et types d’indicateurs

Les sources de données

L'IMD est calculé à partir de données publiques, objectives et vérifiables obtenues à partir des sources d'informations suivantes :

• Les pages web des administrations locales elles-mêmes.
• Les données d'activité des services numériques de l'AOC disponibles sur Portail de données ouvertes de l'AOC.
• Les données d'activité des services AGE disponibles sur le portail Data OBSAE de l'Observatoire de l'administration électronique (Secrétariat général de l'administration numérique).
• Les données d'activité des services numériques fournis par les entités locales elles-mêmes et par les fournisseurs de plateformes de marché, qui sont soumises à un processus d'examen pour comparer leur qualité.
• Données de l'indice Infoparticipa de l'Université autonome de Catalogne et de l'indice d'exposition à la cybersécurité de l'Agence de cybersécurité de Catalogne.
• Les données publiées dans le moteur de recherche officiel d'informations et de documentation de la Diputació de Barcelona (CIDO).
• Les données de recrutement fournies par le Conseil Consultatif Catalan de Recrutement.
• Données sur la participation citoyenne fournies par les fournisseurs de plateformes publiques de participation électronique (Diputacions de Barcelona et Girona) et du marché (entreprises fournisseurs).

En cas de données manquantes, des variables intermédiaires sont utilisées (par exemple, si nous ne disposons pas du nombre total d'inscriptions d'une Mairie, nous obtenons les données à partir du nombre d'habitants et d'un coefficient de corrélation) . Toutes les méthodes d'imputation des données manquantes utilisées ont été validées sur la base de leurs propriétés statistiques.

Indicateurs IMD

Vous trouverez ci-dessous une ventilation de ce qui est analysé et de la manière dont chaque indicateur est noté :

Droits numériques

• Instance générique :
  • Si les États-Unis disposent d'une instance générique pour effectuer des démarches en ligne
  • 3,80 points s'il nous le propose et 0 point sinon
• Dossier citoyen :
  • S'il nous est disponible à partir du dossier citoyen
  • 2,28 points si nous l'avons et 0 point sinon
• Moteur de recherche Web :
  • S'il est à notre disposition comme moteur de recherche sur votre site Internet municipal
  • 1,52 points si nous l'avons et 0 point sinon
• Visionneuse de planification urbaine :
  • S'il nous est disponible depuis la visionneuse d'urbanisme sur le site communal
  • 0,76 points si nous l'avons et 0 point sinon
• Visionneuse de cartes :
  • Si vous disposez d'une visionneuse cartographique sur le site municipal
  • 0,76 points si nous l'avons et 0 point sinon
• Finestreta empresarial:
  • S'il nous est accessible depuis le Guichet Unique des Entreprises
  • 1,52 points s'il est offert par le nombre maximum d'interventions et la note proportionnelle sinon
• Entité d'enregistrement idCAT:
  • Si l'entité est une entité d'enregistrement idCAT
  • 2,28 points si l'entité est une entité d'enregistrement et a délivré des certificats. idCAT durant l'année de calcul de l'indice, et 0 point sinon
• Inscrivez-vous Via Oberta:
  • Si vous nous autorisez à effectuer des requêtes d'interopérabilité sur votre registre
  • 3,80 points s'il nous le propose et 0 point sinon
• Niveau de cybersécurité :
  • Niveau de cybersécurité calculé par l'Agence de cybersécurité de Catalogne.
  • 1,14 point si l'indicateur est de 1 (performance de sécurité avancée) et score proportionnel sinon (la relation entre le niveau de cybersécurité calculé par l'ACC et la valeur de l'indicateur dans l'IMD est la suivante : Avancé = 1, Intermédiaire = 0,75, Basique = 0,25)
• Posséder un certificat ENS :
  • Si l'entité locale possède un certificat de conformité de l'ENS sur le site web du Centro Criptológico Nacional
  • 1,14 point si l'entité possède un certificat de conformité ENS et 0 dans le cas contraire
• Délégué à la protection des données :
  • Si l'entité dispose d'un délégué à la protection des données et l'a communiqué à l'APDCAT
  • 0,76 si l'entité dispose d'un délégué à la protection des données et l'a communiqué à l'APDCAT, et 0 sinon.
• servei MUX:
  • Si l'entité est intégrée au service MUX Inscription AOC
  • 2,28 points si l'entité est intégrée à MUX Inscrivez-vous et 0 point sinon
• Centre de dossiers citoyens :
  • Si l'entité est intégrée à El meu espai
  • 2,28 points si l'entité a intégré son gestionnaire de cas avec El meu espai0,81 point si l'intégration est assurée et 0 point dans le cas contraire.
• Archives électroniques :
  • Si l'entité est intégrée à iArxiu (ou son propre système) effectivement, avec des transferts effectués
  • 2,28 si l'entité est effectivement intégrée aux archives électroniques et 0 point dans le cas contraire
• Boîte aux lettres d'accessibilité :
  • Si nous disposons d'une boîte aux lettres de traitement électronique des problèmes d'accessibilité
  • 0,76 points si nous l'avons et 0 point sinon
• Label d'accessibilité :
  • Si une déclaration d'accessibilité a été publiée sur le site Internet de la municipalité
  • 0,76 point s'il a été publié sur le site Internet municipal et 0 point sinon
• Ordonnance réglementaire :
  • S'il a été approuvé par une ordonnance d'administration électronique
  • 1,52 point s'il a été approuvé par nos soins et 0 point sinon
• Enregistrement de la procuration :
  • S'il nous est disponible dans le registre des procurations
  • 0,76 si la société dispose d'un registre de procurations et 0 sinon
• Conformité ENI :
  • Si la plateforme d'administration électronique possède un certificat de conformité à l'ENI
  • 2,28 points si un certificat de conformité ENI nous a été délivré et 0 point dans le cas contraire
• Conformité ENS :
  • Si la plateforme d'administration électronique possède un certificat de conformité de l'ENS sur le site web du Centro Criptológico Nacional
  • 2,28 points si l'ENS a publié une attestation de conformité et 0 point sinon

Activité de service

• Numérisation des entrées :
  • Pourcentage de saisies électroniques par rapport au nombre total de saisies (Procédures en ligne e-TRAM (ou système propre) + Factures électroniques e-FACT + Soumissions) EACAT total des recettes / entrées)
  • 8,10 points si le pourcentage est de 80% et la note proportionnelle sinon
• Numérisation de sortie :
  • Pourcentage de sorties électroniques par rapport au nombre total de sorties (e-Notifications e-NOTUM + Soumissions) EACAT envoyés / sorties totales)
  • 5,40 points si le pourcentage est de 100% et la note proportionnelle sinon
• Publications au Registre des Contrats :
  • Taux de publications validées au registre public des contrats par habitant
  • 0,68 points si le ratio est dans le percentile le plus élevé de la tranche de population de l'entité et le score proportionnel dans le cas contraire (3 percentiles sont établis pour chaque tranche de population)
• Appels d'offres électroniques :
  • Pourcentage d'appels d'offres électroniques pour les contrats ouverts par rapport au total
  • 4,05 points si le pourcentage est de 100% et la note proportionnelle sinon
• Publications sur le profil de l'entrepreneur :
  • Taux de publications sur le profil de l'entrepreneur par habitant
  • 2,03 points si le ratio est dans le percentile le plus élevé de la tranche de population de l'entité et le score proportionnel dans le cas contraire (3 percentiles sont établis pour chaque tranche de population)
• Services de Via Oberta actifs:
  • Pourcentage de services Via Oberta actif en ce qui concerne l'obligatoire
  • 5,40 points si le pourcentage est de 100% et la note proportionnelle dans le cas contraire.
• Consultations Via Oberta:
  • Taux de requêtes effectuées Via Oberta par habitant
  • 12,60 points si le taux de requêtes de Via Oberta se situe dans le percentile le plus élevé de la plage de population de l'entité et le score proportionnel sinon (10 percentiles sont établis pour chaque plage de population)
• Requêtes automatiques :
  • Pourcentage de requêtes dans Via Oberta effectué automatiquement par rapport au nombre total de requêtes effectuées par l'entité
  • 5,40 points si le pourcentage est de 100% et la note proportionnelle sinon
• Signatures électroniques internes :
  • Ratio des signatures des agents publics par rapport au nombre d'entrées
  • Indicateur exclu de l'IMD 2025 en raison du manque de données automatisées pour toutes les entités
• Automatisation (actions administratives automatisées) :
  • Si l'entité a publié une règle qui encadre les actions administratives automatisées.
  • 1,35 point si l'entité a publié une règle régissant les actions administratives automatisées et 0 dans le cas contraire.

Gouvernement ouvert

• Canal d'alerte :
  • Si nous avons un canal d'alerte interne.
  • 2,50 point si on l'a et 0 sinon
• Droit d’accès à l’information publique :
  • Si l'entité dispose d'une procédure électronique spécifique pour les demandes d'accès aux informations publiques
  • 1,67 si l’entité dispose d’une procédure électronique spécifique pour les demandes d’accès aux informations publiques et 0 point dans le cas contraire.
• Conformité avec transparència:
  • Score obtenu dans l'indice Infoparticipa
  • 6,67 points si le score infoparticipa est de 100% et score proportionnel sinon
• Portail de transparència:
  • Si l'entité possède un portail transparència
  • 3,33 points si nous en disposons et 0 sinon
• Participation citoyenne :
  • Nombre de processus participatifs menés par voie électronique par l'entité
  • 1,67 point si l'entité a mené plus de 7 processus participatifs, 1 point si elle en a mené entre 4 et 6, 0,5 point si elle en a mené entre 1 et 3 et 0 point si elle n'en a mené aucun.
• Performances du compte :
  • Si l'entité a transmis ses comptes au vérificateur général dans le délai imparti
  • 1,67 point si l'entité a présenté ses comptes dans les délais impartis, 0,835 si elle les a présentés de manière incomplète, 0,4175 si elle les a présentés après la date limite et 0 si elle ne les a pas présentés du tout.
• Carte électronique:
  • Si l'entité dispose d'un tableau d'affichage électronique et d'annonces
  • 0,83 point si on l'a et 0 sinon
• Données ouvertes:
  • Si vous nous publiez vos propres données ouvertes
  • 1,67 points si nous le publions et 0 point sinon