L'IMD, uno strumento chiave per la valutazione e il miglioramento continuo

Sfida

Come possiamo misurare il grado di maturità digitale di un ente e di un territorio in modo che quasi ogni amministrazione possa accelerare la propria trasformazione per migliorare la vita delle persone?

Problematico 

La trasformazione digitale di un’organizzazione è un processo complesso che richiede una valutazione costante dei progressi compiuti. Tuttavia, sviluppare uno strumento per misurare il grado di maturità digitale comporta una serie di difficoltà:

• non esiste una definizione precisa del concetto di governo digitale che ne determini inequivocabilmente le dimensioni e gli indicatori che lo definiscono;
• i processi di raccolta e integrazione dei dati necessari per sviluppare questi indicatori presentano difficoltà;
• non sempre sono disponibili dati sufficienti o di qualità, il che porta a dover scartare alcuni indicatori dall’analisi;
• deve soddisfare equamente le esigenze di tutti i consigli e consentire confronti, indipendentemente dalle loro dimensioni. Ciò non è banale, poiché la popolazione condiziona l’insieme dei servizi da fornire e il potenziale volume di attività dei servizi digitali che fornisce.

Oltre alla complessità insita nel misurare il grado di trasformazione digitale di un ente, va considerato il fatto che la maggior parte dei comuni della Catalogna sono di piccole o medie dimensioni e presentano ogni sorta di limitazioni per affrontare questa sfida, come ad esempio:

1. risorse finanziarie molto limitate;
2. difficoltà di accesso ai dati;
3. mancanza di capacità su come definire e generare indicatori chiave digitali;
4. impossibilità di poter effettuare confronti con altre amministrazioni simili per difficoltà di accesso ai dati e mancanza di standard sui dati; io
5. lavoratori pubblici senza capacità analitiche avanzate.

Le amministrazioni locali necessitano quindi di una soluzione “chiavi in ​​mano” che permetta loro di valutare il proprio processo di cambiamento con il minimo sforzo e prendere le decisioni più corrette possibili sulla base dei dati. Per rispondere a questa esigenza, l'AOC ha creato il Digital Maturity Index (da ora in poi IMD), uno strumento che valuta il grado di trasformazione digitale delle amministrazioni locali catalane e consente alle amministrazioni di confrontarsi tra loro

La soluzione proposta

L'IMD è uno strumento che ci fornisce conoscenza progettare una strategia di trasformazione digitale per tutti gli APC, nonché pianificare le azioni necessarie che dovranno essere realizzate.

Non è solo un altro indicatore. Si tratta di un sistema informativo (“relaziona indicatori”) che consente:

• Conoscere il grado di digitalizzazione di un ente pubblico (punti forti e punti deboli di ciascun ente) e comprendere l'avanzamento del suo processo di trasformazione.
• Confronta e ottieni prospettiva. La maturità digitale di ciascuno di noi diventa più evidente quando viene confrontato (contrastato) con gli altri. Inoltre, permette di conoscere il grado di maturità digitale di un territorio, sia esso l'intera Catalogna, una provincia o una regione.
• Ottieni una panoramica (chi sta aprendo la strada e chi ha bisogno di aiuto) e comprendi il contesto della digitalizzazione del settore pubblico (punti di forza e aree di miglioramento).
• Altri: creare una cultura basata sui dati, identificare le migliori pratiche, valorizzare il lavoro svolto.

Inoltre, è particolarmente utile per le organizzazioni che devono fornire supporto nella trasformazione digitale degli enti locali (come le AOC!), in quanto consente l’identificazione degli obiettivi su cui agire e facilita la progettazione e l’analisi dell’efficacia delle azioni politiche di digitalizzazione.

Fino al 2018, l’AOC calcolava il grado di digitalizzazione degli enti locali a partire dal  indicatori della Mappa Elettronica dell'Amministrazione. Questi indicatori sono stati ottenuti dai dati di implementazione dei servizi AOC e dall'analisi dei siti web comunali. Erano tutti indicatori di tipo "attributo", cioè indicano qualità o stati che l'entità analizzata può o meno soddisfare (es. ha una cartella di cittadino, un indirizzo di posta elettronica, un profilo di imprenditore...; offre procedure on-line ). Nel tempo ci siamo resi conto che l’adozione dei servizi digitali da parte degli enti locali era sempre più diffusa e che valutarne il grado di attuazione non era sufficiente. Era necessario cercare nuovi indicatori che riflettessero i progressi nella trasformazione digitale, come ad esempio l’uso che facevano di questi servizi digitali.

Nel 2018 sono stati introdotti degli indicatori di attività, ovvero delle “variabili” quantificabili, quali:

• Indagini in Via Oberta
• Procedure EACAT (o Procedure SIR)
• Procedure e-TRAM (compreso il trasferimento generico e il canale FUE)
• fatture e-FACT
• Notifiche e-NOTUM
• Utilizzo dei T-CAT (Validatore)
• Pubblicazioni nell'e-TAULER
• Pubblicazioni sul profilo del contraente (gare elettroniche)
• Pubblicazioni/aggiornamenti al portale trasparenza
• Contributi dell'IVTM e/o del TESTRA

Tuttavia, in un contesto mutevole come quello attuale, il modo di valutare il governo elettronico deve evolversi continuamente per rimanere efficace e incorporare nuovi aspetti che rispondano alla realtà del momento, sulla base di prove empiriche. Il progetto Rapporti e mappe di e-Government è così entrato in una nuova fase alla fine del 2019 ed è stato sostituito da un indice che abbiamo chiamatoIndice di maturità digitale.

Grazie all'implementazione della business analytics (Business Analytics) nella gestione dei servizi AOC, è stato possibile automatizzare la raccolta e l'integrazione degli indicatori di attività dell'indice e presentare le informazioni attraverso una visualizzazione interattiva dei dati. Inoltre, nell’edizione 2020 è stato apportato un significativo miglioramento nella valutazione dell’utilizzo dei servizi digitali: invece di valutare l’utilizzo di un servizio digitale in base al numero assoluto di transazioni, abbiamo iniziato a misurare la digitalizzazione associata all’utilizzo di il servizio; ovvero, il calcolo come numero di transazioni digitali rispetto al numero totale di transazioni, comprese le transazioni faccia a faccia (ad esempio, iscrizioni elettroniche rispetto alle iscrizioni totali o contratti di offerta elettronica rispetto ai contratti di offerta totali).

L'IMD, uno strumento collaborativo in continua evoluzione

Affinché l’IMD sia utile e informativo, bisogna sempre tenere presente che dovrebbero essere inclusi solo gli indicatori più rilevanti del momento in cui ci troviamo, quelli che segnano la differenza tra un’entità che consideriamo digitalmente matura e un altro che non lo è. E i pesi di ciascun attributo o variabile all’interno dell’indice devono essere determinati con molta attenzione. Per dotare l'IMD di una metodologia di calcolo rigorosa e flessibile (in grado di adattarsi al momento presente), è stato creato un gruppo di lavoro di esperti in gestione pubblica e il risultato è stato condiviso e dibattuto con le deputazioni, i consigli di contea e i comuni.

Inoltre, periodicamente vengono organizzate attività e incontri di staff provenienti dal mondo locale per rivedere ed evolvere l'IMD, come ad esempio l' workshop che si è svolto al Congresso del Governo Digitale 2021, al quale hanno partecipato più di 50 rappresentanti delle amministrazioni locali catalane e dove sono state raccolte proposte di miglioramento, alcune delle quali abbiamo già incorporato nell'IMD 2023, o nella workshop svoltosi nel mese di novembre 2023 con i rappresentanti dei Comuni e delle Giunte, rivedere e migliorare l'IMD.

Pertanto, l’IMD è il risultato di un lavoro collaborativo, applicando sempre un approccio di miglioramento continuo con feedback da parte del personale pubblico e investimenti continui nella creazione di un datawarehouse che integri dati provenienti da diverse fonti.

Metodologia di calcolo dell'IMD 

L'IMD è un indice o indicatore composito composto da più di 30 indicatori organizzati in tre dimensioni e nove sottodimensioni che vengono aggregati in modo ponderato per ottenere un valore comparabile. Attualmente è calcolato per 947 consigli e 41 consigli di contea.

L’IMD è concettualmente suddiviso in tre dimensioni:

- Diritti digitali. Valutiamo la disponibilità di servizi pubblici digitali che consentono ai cittadini di esercitare i propri diritti digitali e il rispetto delle norme che disciplinano tali diritti.

- Attività di servizi digitali. Valutiamo l'utilizzo dei servizi digitali da parte di cittadini, imprese, associazioni e dipendenti pubblici. Nello specifico misuriamo la digitalizzazione nel rapporto con gli utenti, la digitalizzazione dei processi interni e l’interoperabilità tra pubbliche amministrazioni.

- Governo aperto. Valutiamo l’applicazione pratica dei principi dell’open governance: trasparenza, diritti di accesso, open data e partecipazione dei cittadini.

La figura seguente mostra schematicamente le tre dimensioni dell’IMD, nonché le loro sottodimensioni e gli indicatori che le compongono:

L’IMD è la somma ponderata dei valori degli indicatori in ciascuna delle tre dimensioni:

Ad ogni indicatore viene assegnato un peso ed un punteggio massimo in base alla sua importanza. I diversi pesi sono stati assegnati per 1) riconoscere (o penalizzare) le dimensioni e sottodimensioni che contribuiscono più (o meno) alla trasformazione digitale, secondo l'opinione delle persone; e 2) riflettono la qualità statistica dei dati.

vedere APPENDICE Fonti dei dati e tipologie di indicatori.

Presentazione dei risultati

L'IMD si presenta attraverso un insieme di dashboard e report destinati ai diversi profili coinvolti nel processo decisionale di un ente locale.

• La dashboard "Facciamo un paese digitale" mostra gli indicatori chiave di un territorio specifico in forma aggregata (tutta la Catalogna, una provincia o una contea). Oltre agli indicatori propri dell'IMD, ne mostra altri che ne derivano, come la percentuale di enti che elaborano elettronicamente o che dispongono di un portale per la trasparenza.

• La dashboard "La tua entità - Visione globale" fornisce una visione rapida e chiara dello stato di ciascuna entità con l'obiettivo di consentire agli eletti comunali di prendere decisioni basate sui dati. Oltre al punteggio totale dell'IMD e alle sue dimensioni, mostra il valore degli indicatori chiave e li confronta con il valore medio degli enti locali della stessa fascia di popolazione.

• Il rapporto "Your Ens – Detailed View" fornisce il quadro completo dell'IMD. Mostra il valore di tutti gli indicatori di un ente locale e li colloca anche nel contesto dei comuni della sua fascia di popolazione. È rivolto al personale dirigente e tecnico comunale affinché possano individuare i punti di forza e le aree di miglioramento su cui agire.

• Il rapporto “Confronto generale” offre una visione globale del grado di maturità digitale di un territorio. Consente agli enti sovracomunali di identificare dove devono essere implementate le politiche di trasformazione digitale per ciascuna delle tre dimensioni principali dell’indice.

Riconoscimenti Open Administration

Utilizziamo il punteggio ottenuto nell'IMD per assegnare ogni anno gli Open Administration Awards alle amministrazioni leader nella trasformazione digitale, suddivisi in sette categorie in base al grado di popolazione.

Maggiori informazioni su Riconoscimenti Open Administration.

Conclusioni

La sostenibilità di questa iniziativa si basa sulla promozione che tutte le informazioni necessarie per produrre l'Indice siano disponibili in formati di dati aperti basati su standard, in modo che possano essere facilmente ottenute e integrate. Attualmente, il 95% delle informazioni richieste soddisfa questi requisiti.

L’IMD è un’iniziativa collaborativa che coinvolge diversi livelli di governo. I quattro Consigli Provinciali della Catalogna e tutti i Consigli Regionali catalani partecipano alla validazione della metodologia e dei risultati del DM. Il buon governo è essenziale in questo progetto. Per quanto riguarda l’utilità dell’IMD, abbiamo verificato che la pubblicazione dei risultati, e soprattutto i riconoscimenti annuali, servono da stimolo per le amministrazioni locali per individuare le proprie aree di miglioramento e di avanzamento nel processo di trasformazione digitale.

Stato del progetto (in produzione)

Ogni anno, dal 2019, l'AOC analizza la maturità digitale dell'ente pubblico locale applicando il Metodologia IMD. Il risultato è consultabile sul sito dellaIndice di maturità digitale.

maggiori informazioni

• Articolo "Indice di maturità digitale delle amministrazioni locali: uno strumento fondamentale per la valutazione e il miglioramento continuo"pubblicato nel Rivista basca di gestione delle persone e delle organizzazioni pubbliche di IVA (dicembre 2022)
• Metodologia di riconoscimento dell'amministrazione aperta: https://www.aoc.cat/reconeixements-administracio-oberta-metodologia/
• Rapporti di amministrazione telematica (dal 2010 al 2018):  https://www.aoc.cat/indicadors/informes-d-eadministracio-a-catalunya/

APPENDICE Fonti dei dati e tipologie di indicatori

Origine dei dati

L'IMD è calcolato a partire da dati pubblici, oggettivi e verificabili ottenuti dalle seguenti fonti di informazione:

• Le pagine web delle stesse amministrazioni locali.
• I dati di attività dei servizi digitali dell'AOC disponibili all'indirizzo Portale Open Data dell'AOC.
• I dati di attività dei servizi AGE disponibili sul portale Dati OBSAE dell'Osservatorio Amministrazione Elettronica (Segretariato Generale dell'Amministrazione Digitale).
• I dati di attività dei servizi digitali forniti dagli stessi enti locali e dai fornitori delle piattaforme di mercato, che sono sottoposti a un processo di revisione per contrastarne la qualità.
• Dati dell'Indice Infoparticipa dell'Università Autonoma della Catalogna e dell'Indice di esposizione alla sicurezza informatica dell'Agenzia per la sicurezza informatica della Catalogna.
• I dati pubblicati nel motore di ricerca ufficiale di informazioni e documentazione della Diputació de Barcelona (CIDO).
• I dati di reclutamento forniti dal Comitato consultivo per il reclutamento catalano.
• Dati sulla partecipazione dei cittadini forniti dai fornitori di piattaforme pubbliche di partecipazione elettronica (Diputacions de Barcelona e Girona) e dal mercato (aziende fornitrici).

In caso di dati mancanti si utilizzano variabili intermedie (ad esempio, se non disponiamo del numero totale di iscrizioni anagrafiche di un Comune, otteniamo il dato dal numero di abitanti e da un coefficiente di correlazione). Tutti i metodi di imputazione dei dati mancanti utilizzati sono stati convalidati in base alle loro proprietà statistiche.

Indicatori IMD

Di seguito è riportata una ripartizione di ciò che viene analizzato e del punteggio assegnato a ciascun indicatore:

Diritti digitali

• Cartella cittadino:
  • Se è a nostra disposizione dalla cartella del cittadino
  • 2,44 punti se ce l'abbiamo e 0 punti altrimenti
• Motore di ricerca comunale:
  • Se è a nostra disposizione come motore di ricerca sul tuo sito comunale
  • 1,63 punti se ce l'abbiamo e 0 punti altrimenti
• Istanza online:
  • Se gli Stati Uniti hanno un'istanza generica per eseguire procedure online
  • 4,07 punti se ce lo offre e 0 punti altrimenti
• Registro on-line:
  • Se ci consenti di effettuare query di interoperabilità sul tuo registro
  • 4,07 punti se ce lo offre e 0 punti altrimenti
• Visualizzatore di mappe:
  • Se possiedi un visualizzatore cartografico sul sito comunale
  • 0,81 punti se ce l'abbiamo e 0 punti altrimenti
• Spettatore urbano:
  • Se è a nostra disposizione dal visualizzatore urbanistico del sito comunale
  • 0,81 punti se ce l'abbiamo e 0 punti altrimenti
• ER idCAT:
  • Se siamo un'entità di registrazione idCAT
  • 2,44 punti se l'agenzia è un ente di registrazione e ha emesso certificati idCAT durante l'anno di calcolo dell'indice, altrimenti 0 punti
• ERA:
  • Se è disponibile per noi dallo Sportello Unico Aziendale
  • 1,63 punti se offerto dal numero massimo di procedure e dal punteggio proporzionale altrimenti
• MUX:
  • Se il sistema è integrato con il servizio MUX Register dell'AOC
  • 2,44 punti se il sistema è integrato con MUX Registry e 0 punti altrimenti
• Cartella cittadino dell'Hub:
  • Se è integrato con El meu espai
  • 2,44 punti se il tuo file manager lo ha integrato con El meu espai, 0,81 se ha integrato i servizi AOC e 0 punti se non ha integrazione
• Accessibilità della casella di posta:
  • Se disponiamo di una casella di posta elettronica per l'elaborazione di problemi di accessibilità
  • 0,81 punti se ce l'abbiamo e 0 punti altrimenti
• Sigillo di accessibilità:
  • Se sul sito web comunale è stata pubblicata una dichiarazione di accessibilità
  • 0,81 punti se è stato pubblicato sul sito comunale e 0 punti altrimenti
• ENI:
  • Se sul sito comunale è stato pubblicato un certificato di conformità dell'ENI
  • 2,44 punti se ci è stato rilasciato un certificato di conformità ENI e 0 punti altrimenti
• EN:
  • Se la piattaforma di amministrazione elettronica dispone di un certificato di conformità all'ENS sul sito web comunale o nel Centro nazionale di crittografia
  • 2,44 punti se l'ENS ha pubblicato un certificato di conformità e 0 punti altrimenti
• Ordinanza normativa:
  • Se è stato approvato da un'ordinanza di amministrazione elettronica
  • 1,63 punti se è stato da noi approvato e 0 punti altrimenti
• Vulnerabilità della sicurezza informatica:
  • Punteggio del livello di vulnerabilità calcolato dall'Agenzia per la sicurezza informatica della Catalogna.
  • 2,44 punti se l'indicatore è 1 (livello di esposizione pari a zero) e il punteggio proporzionale altrimenti (il rapporto tra il livello di esposizione calcolato dall'ACC e il valore dell'indicatore nell'IMD è il seguente: nullo = 1, basso = 0,75, medio = 0,5 , alto = 0,25 e critico = 0)
• Responsabile della protezione dei dati:
  • Se è a nostra disposizione dal delegato alla protezione dei dati e lo ha comunicato all'APDCat.
  • 0,81 se l'azienda ha un delegato alla protezione dei dati e lo ha comunicato all'APDCat e 0 altrimenti
• Rappresenta:
  • Se è a nostra disposizione dal registro delle procure
  • 0,81 se la società ha un registro delle procure e 0 altrimenti

Attività di servizio

• Digitalizzazione degli input:
  • Percentuale di registrazioni elettroniche rispetto al numero totale di registrazioni (procedure online e-TRAM (o sistema proprio) + fatture elettroniche e-FACT + rimesse EACAT ricevute / totale registrazioni)
  • 8,10 punti se la percentuale è 80% e il punteggio proporzionale altrimenti
• Digitalizzazione dell'output:
  • Percentuale di partenze elettroniche rispetto al numero totale di partenze (Notifiche e trasmissioni e-NOTUM + EACAT inviate / totale partenze)
  • 5,40 punti se la percentuale è 100% e il punteggio proporzionale altrimenti
• Firme elettroniche interne:
  • Rapporto tra le firme dei lavoratori pubblici rispetto al numero delle iscrizioni
  • 6,75 punti se il rapporto rientra nel percentile più alto della fascia di popolazione dell'ente e il punteggio proporzionale altrimenti (per ogni fascia di popolazione sono stabiliti 10 percentili)
• Richieste tramite Open:
  • Rapporto visite effettuate in Via Oberta per abitante
  • 12,60 punti se il tasso di consultazione di Via Oberta rientra nel percentile più alto della fascia di popolazione dell'ente e il punteggio proporzionale altrimenti (per ogni fascia di popolazione sono stabiliti 10 percentili)
• Tramite servizi aperti:
  • Percentuale di servizi Via Oberta attivi rispetto a quelli obbligatori
  • 5,40 punti se la percentuale è 100% e il punteggio proporzionale altrimenti.
• Gare elettroniche:
  • Percentuale di gare elettroniche per contratti aperti rispetto al totale
  • 4,05 punti se la percentuale è 100% e il punteggio proporzionale altrimenti
• Pubblicazioni sul profilo del contraente:
  • Tasso di pubblicazioni sul profilo dell'imprenditore per abitante
  • 2,03 punti se il rapporto rientra nel percentile più alto della fascia di popolazione dell'ente e il punteggio proporzionale altrimenti (per ogni fascia di popolazione sono stabiliti 3 percentili)
• Pubblicazioni nel Registro dei Contratti:
  • Tasso di pubblicazioni nel pubblico registro dei contratti per abitante
  • 0,68 punti se il rapporto rientra nel percentile più alto della fascia di popolazione dell'ente e il punteggio proporzionale altrimenti (per ogni fascia di popolazione sono stabiliti 3 percentili)

Governo aperto

• Rispetto della trasparenza:
  • Punteggio ricevuto in Infoparticipa
  • 8,13 punti se il punteggio infoparticipa è 100% e punteggio proporzionale altrimenti
• Dati aperti:
  • Se ci pubblichi i tuoi dati aperti
  • 1,63 punti se lo pubblichiamo e 0 punti altrimenti
• Partecipazione dei cittadini:
  • Numero di processi di partecipazione dei cittadini con mezzi elettronici effettuati dall'ente
  • 1,63 punti se sono stati realizzati più di 7 processi partecipativi, 0,98 se sono stati realizzati da 4 a 6 processi, 0,49 se sono stati realizzati da 1 a 3 processi e 0 se non è stato svolto nessuno
• Voto elettronico:
  • Se il voto elettronico è stato utilizzato in qualsiasi processo di partecipazione dei cittadini
  • 0,49 punti se è stato utilizzato da noi e 0 punti altrimenti
• Portale Trasparenza:
  • Se disponi di un portale per la trasparenza
  • 3,25 punti se è a nostra disposizione e 0 altrimenti
• Scheda elettronica:
  • Se hai una bacheca elettronica
  • 0,81 punti se ce l'abbiamo e 0 altrimenti
• Canale di avviso:
  • Se disponiamo di un canale di allerta interno.
  • 2,44 punti se ce l'abbiamo e 0 altrimenti
• Accesso alle informazioni pubbliche:
  • Se disponiamo di una procedura elettronica specifica per le richieste di accesso alle informazioni pubbliche
  • 1,63 se l'ente dispone di una specifica procedura elettronica per le richieste di accesso alle informazioni pubbliche.