El Consorci AOC ofereix a les administracions públiques l’eFACT, un sistema de recepció de factures electròniques per part dels seus proveïdors, aconseguint els beneficis lligats als procediments de facturació (estalvi de costos, agilització i homogeneïtzació de processos) i contribuint a l’impuls i a la difusió de l’ús de la factura electrònica a Catalunya.
En l’era de la informació, moltes empreses estan migrant al món digital amb la intenció que els seus empleats i clients sols prement un botó accedeixin a la informació de desitgen. Tot i així a data d’avui la majoria de factures emeses ho són en format paper.
L’estudi “Índex d’Eficiència dels processos de RICOH” ressalta que cada cop més organitzacions volen implantar la facturació electrònica per a poder suprimir processos manuals, accelerar els cicles de facturació i eliminar activitats que no aporten cap valor afegit als departaments de comptabilitat. Els avantatges més evidents són, per part de l’emissor, l’estalvi dels costos directes que suposa l’enviament físic (paper, impressió i correus) i per part del receptor, tot el referent a l’acceptació, tramitació i aprovació de la factura. Aplicant la facturació electrònica un empresa pot incrementar la seva eficiència fins a un 70% gràcies a la reducció del costos de tramitació.
L’“Índex d’Eficiència dels processos de RICOH” mostra que el 42.5% de tota la informació crucial de les empreses es segueix emmagatzemant en format paper, essent la facturació una part molt important d’aquest percentatge. Es tracta dons d’un procés que requereix moltes hores de dedicació i que és ineficient, car i vulnerable a l’error. Els analistes de l’estudi estimen que el cost de tramitació de factures en paper per mitjans manuals oscil·la entre els 8 i 10 euros per factura. Una xifra important si es tenen en compte el gran nombre de documents que es processa a les empreses a diari.
Moltes organitzacions ja han iniciat la transició cap a la facturació electrònica. Segons les estimacions de l’estudi durant l’any 2011 uns cinc milions d’empreses europees enviaran o rebran factures electròniques. L’objectiu és que la facturació electrònica sigui el sistema predominant l’any 2020. Dels 30.000 milions de factures que es van emetre el 2010 sols un 10% eren electròniques.
Existeixen encara algunes dificultats a les empreses per migrar a la gestió digital dels documents corporatius, són: la fragmentació, dubtes sobre els estàndards legals, consolidar la interoperabilitat i els costos de la migració. Però l’excés de confiança en el paper, a banda del cost mediambiental i logístic pel transport i emmagatzemant dels documents físics, és menys segur per la dificultat de fer còpies de seguretat.
