Guia publicació tràmits electrònics

Aquesta guia té com a objectiu millorar la qualitat i l’eficiència en la publicació dels tràmits electrònics als portals municipals i seus electròniques. En l’era digital, la tramitació electrònica és una eina fonamental per garantir una administració pública més eficient, accessible i centrada en les persones. Tot i això, encara hi ha pràctiques que en dificulten una gestió òptima.

L’anàlisi de l’ús del servei Etram posa de manifest una dependència excessiva de la instància genèrica i una escassa utilització dels formularis específics que la plataforma ofereix.

Durant el primer semestre de 2025:

• El 88% dels tràmits es van fer mitjançant la instància genèrica.
• Només el 12% es van tramitar a través de formularis específics.
• En una mostra de 73 ajuntaments usuaris d’Etram, gairebé un 43% encara publiquen formularis en PDF o Word al seu web, sol·licitant que s’adjuntin a la instància genèrica.

Aquestes pràctiques comporten diverses problemàtiques, com ara dificultats en la gestió interna, un increment de la càrrega administrativa, el risc d’errors o d’incompliments normatius i una experiència menys satisfactòria per a la ciutadania. Per aquest motiu, la present guia estableix recomanacions clares i accions concretes per corregir aquestes disfuncions i aprofitar al màxim les potencialitats que ofereix Etram, amb l’objectiu d’avançar cap a una tramitació electrònica més estructurada, segura i eficient.

1. Problemàtiques i riscos

L’ús exclusiu de la instància genèrica o en combinació amb formularis en PDF o Word comporta diversos riscos que afecten tant la gestió interna com la confiança de la ciutadania:

• Entrada de dades no estructurades: les dades s’introdueixen als sistemes d’informació de l’ens en un format no estructurat, dificultant-ne la gestió i l’anàlisi.
• Augment de les càrregues administratives: el personal encarregat de l’obertura i tramitació dels expedients electrònics experimenta un alt impacte en les seves càrregues administratives.
• Enllaços trencats: els enllaços vinculats als tràmits en format PDF o Word, en moltes ocasions, no es troben disponibles, donat que no es mantenen, la qual cosa, genera desconfiança entre la ciutadania.
• Inseguretat jurídica: els formularis en format Word o PDF sovint no s’actualitzen segons les normatives vigents, la qual cosa, implica un elevat cost per a les administracions per fer revisions periòdiques. A més, es publiquen fora de la seu electrònica de l’ens, posant en risc la seguretat, veracitat i integritat dels seus continguts.
• Risc del principi de neutralitat tecnològica: el fet de condicionar al ciutadà a utilitzar un formulari en format Word o PDF adjunt a la instància genèrica, l’obliga a descarregar, editar i adjuntar el formulari amb un programari específic (editors de PDF o processadors de text de mercat).

2. Casos a Corregir

A continuació, es presenten les pràctiques més habituals que cal evitar en la publicació de tràmits electrònics, amb exemples reals i la manera correcta de corregir-les.

A) Duplicitats de tràmits

Publicació de tràmits en format Word o PDF que ja es troben disponible al portal de tràmits Etram

Exemples:

• Domiciliació de tributs

• Sol·licitud d’ús d’equipaments municipals

• Pròrroga de llicència d’obres

Com corregir-ho?

1. Revisar el catàleg de tràmits disponibles a Etram
2. Eliminar els formularis en format Word o PDF del web de l’ens per aquells tràmits que ja estan disponibles a Etram amb formulari HTML
3. Activar els tràmits per defecte del catàleg de tràmits d’Etram

B) Formularis de tràmits personalitzats en format PDF o Word

Publicació de formularis de tràmits en format Word o PDF per ser presentats via instància genèrica o tràmits personalitzats que es poden crear directament a Etram.

Exemple:

Com corregir-ho?

Els organismes usuaris del servei Etram poden crear formularis personalitzats mitjançant el mòdul de formularis propis.

Aquest mòdul permet complementar els formularis genèrics disponibles per defecte amb formularis específics adaptats a les necessitats de cada ens. Amb aquesta funcionalitat es poden substituir els actuals formularis en PDF o Word definits a mida pels ens, per tal de disposar de formularis íntegrament dissenyats i gestionats pels propis organismes dins la plataforma.

D’aquesta manera, es millora el servei de tramitació, tant per a la ciutadania, que accedeix a formularis més àgils i adaptats, com per als ens gestors, que reben la informació de manera estructurada i directament integrada al seu registre d’entrada.

C) Formularis de tràmits en format PDF o Word per la presentació en presencial

Publicació de formularis en format Word o PDF per a la seva presentació en paper de forma presencial, tot i que Etram ja permet descarregar la versió en Word del tràmit en línia, per la seva presentació en presencial.

3. Recomanacions

• Revisar el catàleg de tràmits d’Etram:
  • Activar els tràmits que siguin d’utilitat per a l’ens o que corresponguin al seu àmbit competencial.
  • Prioritzar l’activació  dels tràmits urbanístics, de la Finestreta Única Empresarial (FUE Local) i els tràmits de la família Padró d’Habitants.
• Eliminar els formularis PDF o Word propis:
  • Substituir-los pels tràmits equivalents disponibles a Etram per tal de garantir el compliment normatiu i manteniment dels tràmits.
• Ús de la nova funcionalitat d’Etram:
  • Creació i personalització de tràmits propis, en el cas que no existeixi el tràmit específic al catàleg de tràmits de l’Etram
• Subscriu-te al Blog de l’AOC:
  • Per estar al dia de les actualitzacions i incorporacions de nous tràmits específics al catàleg de tràmits d’Etram.
• Fes visible la tramitació electrònica més enllà de la instància genèrica:
  • Mostra el catàleg de tràmits en un lloc destacat i fàcil d’identificar.
• Sol·licitar l’activació del mòdul de creació de formularis propis a través del formulari de suport d’Etram indicant a l’assumpte “Etram Activació del mòdul de tràmits propis”.

4. Assessorament i acompanyament

Per a qualsevol consulta relacionada amb la implantació d’aquestes recomanacions, els ens locals podeu contactar amb la Unitat de Dinamització i Assessorament al Territori del Consorci AOC a través del correu dinamitzacio@aoc.cat, o bé amb el vostre referent comarcal del Consell Comarcal, que us pot oferir assessorament i orientació directa.