Manual de la Tramesa genèrica

Com crear una tramesa genèrica

Què es necessita per crear-la

Cal que es tingui instal·lat en l'ordinador:

  • La versió Adobe Reader 8.1 o superior.
  • Un certificat digital vàlid (T-CAT en targeta), per signar la tramesa genèrica o respondre-la, que és obligatori.
  • La darrera versió del Safesign.

Quan crear-la

Quan no existeix un tràmit específic al Catàleg per trametre la documentació/informació que es vol fer arribar a l'ens de destinació.

Qui la pot crear

  • Tots els usuaris de la plataforma EACAT tenen accés a la tramesa genèrica, no cal assignar cap rol de cap servei.
  • Si no s'és usuari, es pot demanar l'alta a EACAT mitjançant el  gestor d'usuaris de l'entitat.

Com accedir al servei de Tramesa genèrica

    1. S'accedeix a la plataforma EACAT amb el NIF i la contrasenya, o amb certificat digital (per exemple, la T-CAT o T-CAT P), a www.eacat.cat.

    1. Se selecciona la secció Tràmits, apartat Catàleg de tràmits i es prem Tramesa genèrica.

    1. Se selecciona l'ens al qual ens volem dirigir, que podrà ser qualsevol dels ens adherits a EACAT.


És important que en l'assumpte s'indiqui a quin òrgan va dirigida, per tal que els responsables del Registre  puguin direccionar-la a la unitat destinatària amb celeritat. Per exemple, per enviar una tramesa a la Direcció General d'Administració Local, cal seleccionar el Departament de la Presidència i a l'assumpte posar-hi: "Comunicació a la Direcció General d'Administració Local".

Com descarregar el formulari de tramesa genèrica

Un cop seleccionat l'ens, cal prémer Descarrega per baixar-se el formulari de tramesa a l'ordinador, tal i com s'assenyala en la imatge següent.


Aquest formulari només és vàlid per a una única tramitació, ja que internament porta un identificador únic i crea un fil d'execució que permet enllaçar la futura resposta de l'ens a qui s'adreça la tramesa. Per tant, cada vegada que s'ha de crear una tramesa genèrica, s'ha d'entrar a EACAT i descarregar-se un nou formulari.

Com emplenar-la

    • Només és obligatori emplenar els camps Assumpte i Exposo. La resta de camps són opcionals.

    • En el cas que es tracti d'una tramesa genèrica que es deriva d'un tràmit presencial, se selecciona el camp Presencial i apareixerà una secció dins de la tramesa amb la informació següent:


D'aquesta informació només és obligatòria la que hi ha marcada en vermell.

    • Es pot annexar informació addicional dins del mateix formulari. Els tipus d'arxius que admet porten les extensions següents: jpg, jpeg, pdf, tif, tiff, doc, docx, rtx, xlsx, xls, xlsm, htm, html, xltm, txt, gif, csv, xlam, png, xml, JPG, JPEG, PDF, TIF, TIFF, DOC, DOCX, RTX, XLS, XLSX, XLSM, HTM, HTML, XLTM, TXT, GIF, CSV, XLAM, PNG, XML.

Com validar-la

Un cop emplenat el formulari, cal prémer Valida.

Com signar-la

En aquest moment, el tràmit està preparat per signar. Es prem Signatura i se selecciona el certificat. Exigirà posar el PIN i  que es desi el formulari en local, al vostre ordinador.

Cal tenir en compte que per enviar una tramesa genèrica, és obligatori signar-la. Per tant, l’usuari signador ha de disposar d’un certificat digital vàlid (T-CAT en targeta).

Com enviar-la

Es pot enviar la tramesa genèrica de dues formes.

    • A través del botó Envia, que és el més recomanable. D'aquesta manera, no cal que torneu a entrar a EACAT per fer l'enviament. Directament apareix un comprovant de registre com aquest:

Aquest document disposa de tota la informació del registre i la pròpia de la tramesa "aplanada" que ha estat enviada.

    • A través de la Finestreta de registre. Cal entrar a EACAT, en la secció Tràmits i seleccionar Finestreta de Registre.


Prémer Examinar per seleccionar el formulari signat, que s'ha desat anteriorment al vostre ordinador.


Un cop annexat el formulari, prémer Tramita.

I, apareixerà una pantalla com aquesta:

El rebut de registre es pot descarregar mitjançant Descarrega. Aquest conté la mateixa informació que el document que es genera quan s'envia des del mateix formulari.

Qui pot visualitzar una tramesa genèrica enviada

Poden visualitzar una tramesa genèrica enviada els usuaris següents:

  • Els que disposen del rol de registre (concretament, Consulta llibre de registre telemàtic dins de la funcionalitat de Registre d'entrada/sortida). Aquests poden visualitzar-les totes.
  • El que s’havia descarregat la tramesa enviada.
  • Els que han estat assignats a una tramesa genèrica concreta, per un dels dos tipus d’usuaris anteriors.

A aquests 3 tipus d’usuaris els hi apareix al costat de les trameses genèriques a les quals tenen accés una de les icones següents   .

Com respondre una tramesa genèrica

La tramesa genèrica permet fer una resposta des de la mateixa plataforma EACAT, que anirà lligada a la tramesa d'origen.

Com visualitzar una tramesa genèrica rebuda

Els únics usuaris d'EACAT que tenen accés a les trameses genèriques rebudes són els que disposen del rol de registre, que assigna el gestor d'usuaris.

Els usuaris amb rol de registre poden assignar trameses genèriques concretes a un usuari determinat o a un grup d’usuaris (que haurà creat prèviament el gestor d’usuaris), ampliant així el grup d'usuaris que poden visualitzar i treballar amb una tramesa genèrica.

Per visualitzar les trameses, cal que aneu al Catàleg de Tràmits, Els meus tràmits, on es veuen els darrers tràmits rebuts o enviats que es poden filtrar pels serveis desitjats. Si es  filtra per Servei en la safata de rebuts, heu de seleccionar el de Tramesa genèrica.  El filtre per servei és el més comú tot i que també podeu filtrar pel nom del tràmit, el remitent, el núm. registre, el núm. d'expedient i/o  per les dates.

Un cop filtrat, visualitzaran les trameses rebudes i a la part dreta us apareixen les icones següents: , en cas que siguin:

  • Els usuaris que disposen del rol de registre.
  • Els usuaris que han estat assignats a una tramesa genèrica concreta, per un usuari del tipus anterior.

Com respondre-la

    • Saber que s'ha rebut una tramesa


A la pantalla Inici d'EACAT apareix una secció on s'assenyala la informació pendent des de la darrera vegada que s'ha accedit a Els meus tràmits. Com a entrades s'assenyalen els tràmits rebuts i si es clica al damunt ens redirigeix a la relació de tràmits rebuts.

    • Localitzar-la a la safata

    • Accedir a la tramesa

    • Anar a l'apartat Tràmits de resposta, on hi ha el tràmit de Comunicació que permet respondre i que es pot descarregar, prement Descarrega.

    • Emplenar-la
      • Automàticament s'emplena l'ens destinatari i l'assumpte de la comunicació. Es tracta d'un senzill formulari en el qual escriure la resposta i que dona opció a adjuntar documentació.
      • Se signa el formulari de resposta.
      • S’envia el formulari de resposta.


Per a l'emplenament, la validació i l'enviament de la resposta a la tramesa genèrica es reitera la informació facilitada per al formulari de tramesa genèrica. Un cop enviada apareix també el rebut de registre que conté la mateixa informació que el document que es genera quan s'envia des del mateix formulari.

Com visualitzar la resposta a una tramesa genèrica

 

Si s’accedeix de nou a la pantalla del flux de la tramesa, es veurà com s’ha generat la resposta, amb una fletxa de color blau.

 

Com assignar usuaris per visualitzar i treballar amb una tramesa genèrica?

Hi ha una funcionalitat que permet assignar usuaris a una tramesa genèrica determinada, per tal que la puguin gestionar (visualitzar i respondre, en cas que sigui necessari).

Aquesta funcionalitat és accessible a través de les icones .

a) Qui pot assignar usuaris a una tramesa genèrica determinada?

Només poden assignar trameses genèriques a usuaris o grups, els usuaris següents:

  • Els que disposen del rol de registre per a totes les trameses genèriques de l’ens.
  • L’usuari que es descarrega una tramesa determinada per enviar-la.

NOTA: els usuaris als que se’ls assignin trameses genèriques NO PODRAN ASSIGNAR A ALTRES USUARIS o GRUPS.

b) A qui li apareix la icona?

Aquesta imatge apareix a la part dreta de les trameses genèriques que es mostren a l’apartat Els meus tràmits, tant a la pestanya Rebuts com a la d’Enviats. Els usuaris als que se’ls mostrarà la icona són:

  • Els que disposen del rol de registre.
  • Els que s’han descarregat el formulari de la tramesa genèrica enviada.
  • Els que han estat assignats mitjançant la icona a una tramesa genèrica concreta, per un dels dos tipus d’usuaris anteriors.

Depenent de la situació que implica, la icona pot aparèixer de dos colors diferents:

  • Color blanc , que vol dir que no té cap usuari o grup d’usuaris assignats per gestionar-la.
  • Color blau , vol dir que té assignats algun usuari o grup d’usuaris que la poden gestionar.

c) Com funciona l’assignació d’usuaris a una tramesa genèrica determinada?

L’assignació d’usuaris o grup d’usuaris es realitza individualment en cada tramesa genèrica, prement la icona.

Depenent del color de la icona, es poden donar dues situacions:

  •   que significa que encara no s’ha assignat a cap usuari o grup d’usuaris.
  • que significa que ja s’ha assignat la tramesa a algun usuari o grup d’usuaris.

En ambdós casos es pot assignar nous usuaris o un grup, simplement introduint el nom de l’usuari EACAT o el nom del grup, que prèviament qualsevol dels gestors de l’ens haurà creat a l’apartat Configuració (amb cerca predictiva).

En aquesta mateixa pantalla es pot desassignar algun dels usuaris o grups.

I, també, es poden visualitzar els grups d'usuaris de l'ens prement Veure grups.

Aquesta informació ha estat útil? NoSí
El 75% l'ha trobat útil (32 vots)
Millora aquest contingut

0 Comentaris

Icona d'un globus terraqüi