Wenn in Ihrer Organisation bereits jährliche Anrufe oder regelmäßige Verfahren genehmigt sind, müssen diese nicht jedes Jahr erneut angefordert werden. Das bedeutet, dass die jährlichen Anrufe denselben Code behalten und die Genehmigungen daher erhalten bleiben und nicht erneut angefordert werden müssen.
Bei Genehmigungsanträgen für Mehrjahrespläne kann der Verfahrenscode jedoch beibehalten werden. Lediglich der Planname muss aktualisiert werden. Beispiel: „Strategischer Hilfsmanagementplan für die Jahre 2025–2029“.
Um Anfragen der staatlichen Datenvermittlungsplattform (PID) zu vermeiden, empfehlen wir jedoch hinsichtlich der Bezeichnung der Verfahren Folgendes:
- Geben Sie das Jahr des Aufrufs nicht an. Beispielsweise werden in letzter Zeit Verfahren blockiert, die sich auf COVID-19-Hilfen beziehen.
- Geben Sie weder den Namen der angeforderten Dienstleistung (z. B. „Datenabfrage Großfamilie“) noch den Verfahrenscode oder den Namen des Auftraggebers (z. B. „Bildungsministerium“) an.
Es ist jedoch notwendig, die relevanten Variationen bezüglich desselben Verfahrens (und Codes) zu verwalten. Zum Beispiel:
- die Aufnahme einer neuen Anforderung (z. B. Besitz eines Führerscheins): Für die Daten, die nun für den bereits autorisierten Verfahrenscode benötigt werden, müsste eine neue Autorisierung beantragt werden.
- der Wegfall einer der Voraussetzungen und damit die Nichterfüllung einer Dienstleistung zum Zwecke der Abmeldung mitgeteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass bei der Kontrolle der Berechtigungen und des Zugriffs auf die PID-Dienste Berechtigungen, die über einen angemessenen Zeitraum nicht genutzt wurden, gesperrt und anschließend dauerhaft gelöscht werden.
