Als u al jaarlijkse oproepen of periodieke procedures in uw organisatie heeft geautoriseerd, hoeft u deze oproepen of procedures niet elk jaar opnieuw aan te vragen. De jaarlijkse oproepen behouden namelijk dezelfde code, waardoor de autorisaties behouden blijven en niet opnieuw hoeven te worden aangevraagd.
Bij autorisatieaanvragen voor meerjarenplannen kan de procedurecode echter behouden blijven en hoeft alleen de naam van het plan te worden bijgewerkt. Bijvoorbeeld: "Plan voor strategisch hulpbeheer, jaren 2025-2029".
Wat de naamgeving van de procedures betreft, adviseren wij het volgende om verzoeken van het State Data Intermediation Platform (PID) te voorkomen:
- Geef het jaar van de oproep niet aan. Zo werden procedures die betrekking hadden op COVID-19-hulp de laatste tijd geblokkeerd.
- Vermeld niet de naam van de gevraagde dienst (bijv. “Groot gezinsgegevensconsult”); de procedurecode of de naam van de toewijzer (bijv. “Ministerie van Onderwijs”).
Het is echter noodzakelijk om de relevante variaties met betrekking tot deze procedure (en code) te beheren. Bijvoorbeeld:
- het toevoegen van een nieuwe vereiste (bijvoorbeeld het hebben van een rijbewijs): er zou een nieuwe machtiging moeten worden aangevraagd voor de gegevens die nu nodig zijn voor de reeds geautoriseerde procedurecode.
- het wegvallen van een van de vereisten en indien een dienst niet langer noodzakelijk is, moet dit worden meegedeeld met het oog op het afmelden ervan.
Houd er rekening mee dat autorisaties die gedurende een redelijke periode niet zijn gebruikt, worden geblokkeerd en vervolgens definitief worden verwijderd. Dit geldt ook voor de controle van autorisaties en de toegang tot PID-services.
