Bestuursorganen moeten er een bij zich hebben algemeen register waarin de corresponderende vermelding moet worden gemaakt voor elk schrijven of elke communicatie die wordt gepresenteerd of ontvangen in een eigen administratieve eenheid. De uitvoer van de schriftelijke documenten en officiële mededelingen gericht aan andere instanties of personen moet ook worden genoteerd.
Elk van de onderwerpen die onder het toepassingsgebied van de Wet bevordering elektronische factuur vallen, moet een boekhouding van facturen die de controle ervan vergemakkelijkt en waarvan het beheer overeenkomt met het orgaan of de administratieve eenheid waaraan de boekhoudfunctie is toevertrouwd.
Het administratief stuk waarin de factuur is ontvangen, moet onmiddellijk worden doorgestuurd naar het bevoegde boekhoudkantoor voor inschrijving in het boekhoudregister van de factuur.
Bedenk ten slotte dat de inschrijving van de factuur in het boekhoudregister der facturen aanleiding geeft tot de toekenning van de overeenkomstige identificatiecode voor deze factuur in het boekhoudregister. In het geval van elektronische facturen moet de bovengenoemde code worden doorgegeven aan deeFACT (Algemeen ingangspunt voor elektronische facturen).
