Verwaltungsbehörden müssen eine tragen allgemeines Register in der die entsprechende Eintragung von Schriftstücken oder Mitteilungen, die in einer eigenen Verwaltungseinheit vorgelegt oder empfangen werden, vorgenommen werden muss. Auch die Ausgabe der an andere Stellen oder Personen gerichteten Schriften und amtlichen Mitteilungen ist zu vermerken.
Jedes der in den Anwendungsbereich des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung fallenden Fächer muss eine Buchführung von Rechnungen um ihre Überwachung zu erleichtern, deren Verwaltung der Stelle oder Verwaltungseinheit entspricht, der die Rechnungsführungsfunktion übertragen wurde.
Die Verwaltungsakte, in der die Rechnung eingegangen ist, ist unverzüglich an die zuständige Buchhaltungsstelle zur Aufnahme in die Buchhaltung der Rechnung zu senden.
Schließlich ist daran zu erinnern, dass die Eintragung der Rechnung in das Rechnungsbuch der Rechnungen die Zuweisung des entsprechenden Identifikationscodes dieser Rechnung in diesem Rechnungsregister bewirkt. Im Falle elektronischer Rechnungen muss der oben genannte Code an dieeFACT (Allgemeiner Einstiegspunkt für elektronische Rechnungen).
