DESA'L
Repositori digital integrat amb iArxiu per a gestionar fàcilment els documents en tràmit associats als serveis AOC i els que pugi el teu ens
DESA’L és un servei de repositori digital ofert pel Consorci AOC i disponible a l’EACAT que permet la gestió de documents i expedients electrònics durant el període de tramitació d’aquests, mentre romanen oberts i fins el seu tancament, moment en que han de ser transferits a l’arxiu digital definitiu.
Cobreix des de la captura dels documents i la seva descripció (metadades), fins a la seva classificació, emmagatzematge i consulta, mitjançant una interfície intuïtiva i simple per als usuaris. En concret, permet:
- Crear i mantenir el quadre de classificació documental de l’ens a través d’una jerarquia de carpetes amb la finalitat d’organitzar els expedients i documents d’una forma ordenada, eficaç i responsable.
- Gestionar els expedients electrònics vinculats a una classe del quadre de classificació.
- Facilitar la captura de documents electrònics mitjançant un applet de càrrega massiva de documents.
- Signar documents PDF electrònicament.
- Facilitar la creació i captura de documents electrònics, permetent als usuaris modificar i eliminar-los, sempre i quan tinguin els permisos adients.
- Descriure les classes/expedients/documents d’una forma detallada i complint amb les especificacions del Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI).
- Indexar els continguts dels documents en els formats propis de MS Word (.doc i .docx), Adobe Acrobat (.pdf) i de text (.txt) per facilitar la seva recuperació.
- Proporcionar un motor de cerca per localitzar qualsevol document enregistrat al repositori.
- Controlar les condicions d’accés a la documentació mitjançant una gestió dinàmica i completament personalitzada de la gestió dels permisos mitjançant la integració amb la funcionalitat d’etiquetes de la gestió d’usuaris de la plataforma EACAT aplicables a qualsevol nivell del quadre/expedient/document.
- Consultar el registre d’auditoria que inclou les traces documentals de les operacions més comunes realitzades a DESA’L pels diferents usuaris amb la finalitat de deixar constància i traça d’aquests esdeveniments, a efectes d’auditoria.
- Facilitar la gestió integral del cicle de vida dels expedients mitjançant la transferència a iARXIU un cop l¡’expedient es tanca i entra en fase de vigència o semiactiva.
- Possibilitat de consultar de forma directa els expedients transferits a la plataforma iARXIU, sense necessitat d’accedir a aquesta plataforma.
A qui va adreçat
A totes les administracions públiques catalanes, però molt especialment als ens petits i mitjans que no disposen d’un programa per al tractament i la gestió de documentació electrònica.
Beneficis
Els principals avantatges que proporciona DESA’L són:
- Reducció de costos d’administració i emmagatzematge de la documentació electrònica
- Garanties de custodia i seguretat de l’arxiu (polítiques de seguretat CPD).
- Disposar d’una solució per gestionar els documents/expedients segons els estàndards arxivístics (quadre de classificació, descripció metadades, politiques d’accés, auditoria, cercador, etc).
- Captura i classificació automàtica dels documents electrònics generats/rebuts mitjançant els serveis d’administració electrònica del Consorci AOC.
- Establir uns criteris únics i comuns per classificar i codificar, de manera unívoca, la documentació que genera o rep l’organització.
- Disponibilitat immediata dels documents i de les dades emmagatzemades mitjançant un cercador.
- Gestionar permisos d’accés, de forma que podem escollir quines persones o grups poden accedir a una documentació concreta.
- Auditoria i traçabilitat de totes les operacions de consulta, creació, modificació i esborrat per a tots els tipus documentals (s’anota per a cadascuna d’aquestes operacions quin usuari l’ha realitzat i quan ho ha fet).
- Disposar d’uns serveis integrals per gestionar la documentació electrònica al llarg del seu cicle de vida gràcies a la integració de DESA’L amb iARXIU
Estat del servei
El servei està a producció i es troba disponible per a totes les administracions públiques catalanes.Els Departaments i organismes dependents de la Generalitat de Catalunya s’han d’adreçar a l’Oficina de Processos i Administració Electrònica (opae.governacio@gencat.cat).
Usuaris
Actualment hi ha 91 ens que fan servir DESA’L.
Cost del servei
La prestació del servei DESA’L no comporta cap cost per a les administracions públiques catalanes.
Presentació del servei
En els documents següents podeu trobar una breu descripció del servei i d¿altres serveis relacionats amb la gestió i preservació de documents electrònics del Consorci AOC:
- Presentació del servei DESA’L
- Serveis de gestió i preservació de documents electrònics del Consorci AOC
Proveïdors integrats
Consulteu la taula de proveïdors integrats amb el DESA’L al Portal de suport.
Full de ruta 2016 – 2017
Noves funcionalitats de la plataforma
Optimització i millores de rendiment de la plataforma:
|
3er trimestre 2016 |
| Elaborar un estudi d’alternatives al Gestor documental ALFRESCO | 4rt trimestre 2016 |
| Millora dels serveis web de DESA’L | 3er trimestre 2017 |
| “Refactoring” del portlet de DESA’L | 2017-2018 |
Ús del servei
Finalitzar la Integració de la resta de serveis del Consorci AOC amb DESA’L:
|
4rt trimestre 2016 1er trimestre 2017 3er trimestre 2016 3er trimestre 2016 |
| Impulsar la formació virtual del servei mitjançant l’aula moodle del Consorci AOC | 2n trimestre 2016 |
| Impulsar l’ús del servei en aquells ens que no disposin de gestor documental/gestor d’expedients | 2016-2017 |
Per sol·licitar el servei DESA’L, cal emplenar el formulari d’alta i lliurar-lo al Consorci AOC a través d’EACAT, en concret a l’apartat “Tràmits”, prestador “Consorci AOC”, tramesa “Serveis Consorci AOC”:
Termini d’alta del servei
Un cop rebuda tota la documentació correcta per part de l’ens, el Consorci AOC es compromet a donar d’alta aquest servei en el termini de quinze dies hàbils en el 90% dels casos.
Per a qualsevol dubte o aclariment sobre el servei, consulteu el Portal de Suport DESA’L.
Per obtenir formació sobre el servei, inscriviu-vos a la propera edició del Taller pràctic de DESA’L.