DESA'L

Repositori digital integrat amb iArxiu per a gestionar fàcilment els documents en tràmit associats als serveis AOC i els que pugi el teu ens

DESA’L és un servei de repositori digital ofert pel Consorci AOC i disponible a l’EACAT que permet la gestió de documents i expedients electrònics durant el període de tramitació d’aquests, mentre romanen oberts i fins el seu tancament, moment en que han de ser transferits a l’arxiu digital definitiu.

Cobreix des de la captura dels documents i la seva descripció (metadades), fins a la seva classificació, emmagatzematge i consulta, mitjançant una interfície intuïtiva i simple per als usuaris. En concret, permet:

  • Crear i mantenir el quadre de classificació documental de l’ens a través d’una jerarquia de carpetes amb la finalitat d’organitzar els expedients i documents d’una forma ordenada, eficaç i responsable.
  • Gestionar els expedients electrònics vinculats a una classe del quadre de classificació.
  • Facilitar la captura de documents electrònics mitjançant un applet de càrrega massiva de documents.
  • Signar documents PDF electrònicament.
  • Facilitar la creació i captura de documents electrònics, permetent als usuaris modificar i eliminar-los, sempre i quan tinguin els permisos adients.
  • Descriure les classes/expedients/documents d’una forma detallada i complint amb les especificacions del Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI).
  • Indexar els continguts dels documents en els formats propis de MS Word (.doc i .docx), Adobe Acrobat (.pdf) i de text (.txt) per facilitar la seva recuperació.
  • Proporcionar un motor de cerca per localitzar qualsevol document enregistrat al repositori.
  • Controlar les condicions d’accés a la documentació mitjançant una gestió dinàmica i completament personalitzada de la gestió dels permisos mitjançant la integració amb la funcionalitat d’etiquetes de la gestió d’usuaris de la plataforma EACAT aplicables a qualsevol nivell del quadre/expedient/document.
  • Consultar el registre d’auditoria que inclou les traces documentals de les operacions més comunes realitzades a DESA’L pels diferents usuaris amb la finalitat de deixar constància i traça d’aquests esdeveniments, a efectes d’auditoria.
  • Facilitar la gestió integral del cicle de vida dels expedients mitjançant la transferència a iARXIU un cop l¡’expedient es tanca i entra en fase de vigència o semiactiva.
  • Possibilitat de consultar de forma directa els expedients transferits a la plataforma iARXIU, sense necessitat d’accedir a aquesta plataforma.

A qui va adreçat

A totes les administracions públiques catalanes, però molt especialment als ens petits i mitjans que no disposen d’un programa per al tractament i la gestió de documentació electrònica.

Beneficis

Els principals avantatges que proporciona DESA’L són:

  • Reducció de costos d’administració i emmagatzematge de la documentació electrònica
  • Garanties de custodia i seguretat de l’arxiu (polítiques de seguretat CPD).
  • Disposar d’una solució per gestionar els documents/expedients segons els estàndards arxivístics (quadre de classificació, descripció metadades, politiques d’accés, auditoria, cercador, etc).
  • Captura i classificació automàtica dels documents electrònics generats/rebuts mitjançant els serveis d’administració electrònica del Consorci AOC.
  • Establir uns criteris únics i comuns per classificar i codificar, de manera unívoca, la documentació que genera o rep l’organització.
  • Disponibilitat immediata dels documents i de les dades emmagatzemades mitjançant un cercador.
  • Gestionar permisos d’accés, de forma que podem escollir quines persones o grups poden accedir a una documentació concreta.
  • Auditoria i traçabilitat de totes les operacions de consulta, creació, modificació i esborrat per a tots els tipus documentals (s’anota per a cadascuna d’aquestes operacions quin usuari l’ha realitzat i quan ho ha fet).
  • Disposar d’uns serveis integrals per gestionar la documentació electrònica al llarg del seu cicle de vida gràcies a la integració de DESA’L amb iARXIU

Estat del servei

El servei està a producció i es troba disponible per a totes les administracions públiques catalanes.Els Departaments i organismes dependents de la Generalitat de Catalunya s’han d’adreçar a l’Oficina de Processos i Administració Electrònica (opae.governacio@gencat.cat).

Usuaris

Actualment hi ha 78  ens que fan servir DESA’L.

Cost del servei

La prestació del servei DESA’L no comporta cap cost per a les administracions públiques catalanes.

Presentació del servei

En els documents següents podeu trobar una breu descripció del servei i d¿altres serveis relacionats amb la gestió i preservació de documents electrònics del Consorci AOC:

Proveïdors integrats

Consulteu la taula de proveïdors integrats amb el DESA’L al Portal de suport.

Full de ruta 2016 – 2017

Noves funcionalitats de la plataforma

 Optimització i millores de rendiment de la plataforma:

  • Migració nova versió Alfresco 4.2
  • Configuració dels servidors en clúster per alta disponibilitat
3er trimestre 2016
 Elaborar un estudi d’alternatives al Gestor documental ALFRESCO  4rt trimestre 2016
 Millora dels serveis web de DESA’L 3er trimestre 2017
 “Refactoring” del portlet de DESA’L 2017-2018

 

Ús del servei

Finalitzar la Integració de  la resta de serveis del Consorci AOC amb DESA’L:

  • ERES
  • Efact
  • E-TRAM
  • MUX
4rt trimestre 2016
1er trimestre 2017
3er trimestre 2016
3er trimestre 2016
Impulsar la formació virtual del servei mitjançant l’aula moodle del Consorci AOC 2n trimestre 2016
Impulsar l’ús del servei en aquells ens que no disposin de gestor documental/gestor d’expedients 2016-2017

Per sol·licitar el servei DESA’L, cal emplenar el formulari d’alta i lliurar-lo al Consorci AOC a través d’EACAT, en concret a l’apartat “Tràmits”, prestador “Consorci AOC”, tramesa “Serveis Consorci AOC”:

Termini d’alta del servei

Un cop rebuda tota la documentació correcta per part de l’ens, el Consorci AOC es compromet a donar d’alta aquest servei en el termini de quinze dies hàbils en el 90% dels casos.

Per a qualsevol dubte o aclariment sobre el servei, consulteu el Portal de Suport DESA’L.

Per obtenir formació sobre el servei, inscriviu-vos a la propera edició del Taller pràctic de DESA’L.

Ens usuaris de DESA'L

Us mostrem ubicats por zones els ens que disposen del servei DESA’L de l’AOC

Preparats per fer el pas?

El vostre ens pot estar beneficiar-se dels avantatges d'aquest servei en menys de 15 dies des de l'enviament de la vostra sol·licitud

Connectem

La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata.

  • Aquest camp només és per validació i no s'ha de modificar.
Fet amb tecnologia digital de DeMomentSomTres