DESA'L

DESA’L és un servei de repositori digital ofert pel Consorci AOC i disponible a l’EACAT que permet la gestió de documents i expedients electrònics durant el període de tramitació d’aquests, mentre romanen oberts i fins el seu tancament, moment en que han de ser transferits a l’arxiu digital definitiu.

Cobreix des de la captura dels documents i la seva descripció (metadades), fins a la seva classificació, emmagatzematge i consulta, mitjançant una interfície intuïtiva i simple per als usuaris. En concret, permet:

• Crear i mantenir el quadre de classificació documental de l’ens a través d’una jerarquia de carpetes amb la finalitat d’organitzar els expedients i documents d’una forma ordenada, eficaç i responsable.
• Gestionar els expedients electrònics vinculats a una classe del quadre de classificació.
• Facilitar la captura de documents electrònics mitjançant un applet de càrrega massiva de documents.
• Signar documents PDF electrònicament.
• Facilitar la creació i captura de documents electrònics, permetent als usuaris modificar i eliminar-los, sempre i quan tinguin els permisos adients.
• Descriure les classes/expedients/documents d’una forma detallada i complint amb les especificacions del Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI).
• Indexar els continguts dels documents en els formats propis de MS Word (.doc i .docx), Adobe Acrobat (.pdf) i de text (.txt) per facilitar la seva recuperació.
• Proporcionar un motor de cerca per localitzar qualsevol document enregistrat al repositori.
• Controlar les condicions d’accés a la documentació mitjançant una gestió dinàmica i completament personalitzada de la gestió dels permisos mitjançant la integració amb la funcionalitat d’etiquetes de la gestió d’usuaris de la plataforma EACAT aplicables a qualsevol nivell del quadre/expedient/document.
• Consultar el registre d’auditoria que inclou les traces documentals de les operacions més comunes realitzades a DESA’L pels diferents usuaris amb la finalitat de deixar constància i traça d’aquests esdeveniments, a efectes d’auditoria.
• Facilitar la gestió integral del cicle de vida dels expedients mitjançant la transferència a iARXIU un cop l¡’expedient es tanca i entra en fase de vigència o semiactiva.
• Possibilitat de consultar de forma directa els expedients transferits a la plataforma iARXIU, sense necessitat d’accedir a aquesta plataforma.

A qui va adreçat

A totes les administracions públiques catalanes, però molt especialment als ens petits i mitjans que no disposen d’un programa per al tractament i la gestió de documentació electrònica.

Beneficis

Els principals avantatges que proporciona DESA’L són:

• Reducció de costos d’administració i emmagatzematge de la documentació electrònica
• Garanties de custodia i seguretat de l’arxiu (polítiques de seguretat CPD).
• Disposar d’una solució per gestionar els documents/expedients segons els estàndards arxivístics (quadre de classificació, descripció metadades, politiques d’accés, auditoria, cercador, etc).
• Captura i classificació automàtica dels documents electrònics generats/rebuts mitjançant els serveis d’administració electrònica del Consorci AOC.
• Establir uns criteris únics i comuns per classificar i codificar, de manera unívoca, la documentació que genera o rep l’organització.
• Disponibilitat immediata dels documents i de les dades emmagatzemades mitjançant un cercador.
• Gestionar permisos d’accés, de forma que podem escollir quines persones o grups poden accedir a una documentació concreta.
• Auditoria i traçabilitat de totes les operacions de consulta, creació, modificació i esborrat per a tots els tipus documentals (s’anota per a cadascuna d’aquestes operacions quin usuari l’ha realitzat i quan ho ha fet).
• Disposar d’uns serveis integrals per gestionar la documentació electrònica al llarg del seu cicle de vida gràcies a la integració de DESA’L amb iARXIU

Estat del servei

El servei està a producció i es troba disponible per a totes les administracions públiques catalanes.Els Departaments i organismes dependents de la Generalitat de Catalunya s’han d’adreçar a l’Oficina de Processos i Administració Electrònica (opae.governacio@gencat.cat).

Usuaris

Actualment hi ha 78  ens que fan servir DESA’L.

Cost del servei

La prestació del servei DESA’L no comporta cap cost per a les administracions públiques catalanes.

Presentació del servei

En els documents següents podeu trobar una breu descripció del servei i d¿altres serveis relacionats amb la gestió i preservació de documents electrònics del Consorci AOC:

• Presentació del servei DESA’L
• Serveis de gestió i preservació de documents electrònics del Consorci AOC

Proveïdors integrats

Consulteu la taula de proveïdors integrats amb el DESA’L al Portal de suport.

Full de ruta 2016 – 2017

Noves funcionalitats de la plataforma

Ús del servei