Der Arbeitsplatz und die neuen Formen des lokalen Managements
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Es ist ein Beweis dafür, dass die durch das COVID-19-Virus verursachte Pandemie uns beschleunigt zu einem anderen Lebensstil geführt hat, sie hat die Art und Weise verändert, wie wir miteinander und mit unserer Umwelt umgehen, und der digitale Kanal ist zum Hauptweg geworden Kommunikation. Arbeiten, Kontakt zu Familie und Freunden knüpfen, einkaufen, Unterhaltung und Freizeit verwalten und genießen, das geht seit vielen Monaten nur noch über digitale Medien und Plattformen.
viele dieser Formen der digitalen Beziehung die wir in vielen Fällen expressiv und improvisiert in Gang gesetzt haben, sind gekommen, um zu bleiben. Vielleicht modifiziert, an neue Realitäten angepasst und Verbesserungen angewendet, aber wir haben die Möglichkeit und die Verantwortung, das zu normalisieren und einen Wert daraus zu ziehen, was wir in Zeiten der Isolation gelebt haben und was zu guten Ergebnissen geführt hat, was eine neue Art des Lebens eröffnet hat bringt Vorteile.
Eine dieser Formen ist die Beziehung des Arbeitnehmers zu seinem beruflichen Umfeld, zu Kollegen und Mitarbeitern, zu Kunden und Nutzern, zum Unternehmen und zu Arbeitsmitteln, d. h.: eine neue Arbeitsweise.
Der Digitalisierungsprozess der öffentlichen Verwaltung ist nicht neu. Es hat vor Jahren begonnen, aber die durch die COVID-19-Pandemie verursachte Situation hat uns deutlich gezeigt, dass dieser Prozess abgeschlossen werden muss, da wir dafür mehrere Hebel brauchen: Infrastruktur, neue Profile von öffentlichen Bediensteten, Umdenken und Vereinfachung von Prozessen. Aber es ist auch notwendig, Arbeitsräume neu zu definieren und anzupassen und neue Arbeitsformen zu integrieren, in denen die Mobilisierung von Arbeitnehmern ein gemeinsames Element ist.
Ein wichtiger Teil dieser neuen Arbeitsweisen ist in der Tat die Telearbeit, aber es ist nicht das einzige, und in diesem Text werden wir darauf hinweisen andere Aspekte, die damit einhergehen müssen. Und wir werden es tun, indem wir uns auf den öffentlichen Arbeiter konzentrieren und wie diese neuen Formen sind Auswirkungen auf die Beziehung der Verwaltung zu den Bürgern und im Angebot öffentlicher Dienstleistungen.
Es muss klar sein, dass der Fernzugriff auf Informationen unserer Organisation oder auf professionelle Post keine Telearbeit ist. Es gibt viele andere Aspekte zu berücksichtigen, wie z. B.: die Möglichkeit, mit allen Geschäftsanwendungen, die wir im Büro verwenden, zu arbeiten, virtuelle Arbeitsbereiche mit Projektkollegen zu haben, wo wir Ideen austauschen, Standpunkte diskutieren, Handlungslinien definieren, Mechanismen haben können zur Überwachung der Aufgaben von Projekten und Arbeitsgruppen sowie eine klare Methodik zur Organisation von Informationen und Verfahren.
Der öffentliche Bereich muss effiziente, agile Verwaltungen anstreben, die für die Öffentlichkeit offen sind und ihr hochwertige, proaktive und personalisierte digitale öffentliche Dienste bieten.
Die Situation, die wir seit März 2020 erleben, hat viele Transformationsprozesse der AAPP beschleunigt und seither ist Telearbeit ein Dauerthema in unserem Leben (beruflich und privat), aber es ist nur ein Aspekt in der Transformation der Organisationen . Der öffentliche Bereich muss effiziente, agile Verwaltungen anstreben, die für die Öffentlichkeit offen sind und ihr hochwertige, proaktive und personalisierte digitale öffentliche Dienste bieten.
Die Realität ist das wir stehen an einem entscheidenden Wendepunkt des kulturellen Wandels in Organisationen. Die Pandemie hat uns gezwungen, diesen Prozess zu beschleunigen, und das bedeutet, gute und schlechte Erfahrungen zu machen. Die guten müssen bleiben und sich verbessern (Telearbeit, virtuelle Leitungsgremien, neue Formen der Bürgerbetreuung), und die weniger guten müssen analysiert und bewertet werden, bevor sie verworfen und zurückgenommen werden. Sie haben sicherlich Verbesserungspotenzial: Wenn die Telearbeit nicht zufriedenstellend war, weil wir die Zugriffssicherheit nicht garantieren konnten, evaluieren wir, wie wir den Datenschutz verbessern können, oder wenn die Teamleiter nicht klar sind, wie sich ihre Teams für die Projekte einsetzen oder Geschäftsaktionen bewerten wir, wie Aufgaben nachverfolgt und ausgeglichen werden können.
Die Bürger müssen das Gefühl haben, dass sie von den Verwaltungen unterstützt werden, und dazu müssen sie eine agile, einfache und effiziente Beziehung haben. Der Weg dorthin führt über die digitale Transformation der Verwaltungen und dies erfordert auch neue Formen des Managements und einen organisatorischen und kulturellen Wandel, der zwangsläufig von neuen Arbeitsweisen ausgehen muss.
Wie kann der Arbeitsraum die Formen des Managements konditionieren?
Tatsächlich stehen wir wahrscheinlich vor dem Dilemma „Was kommt zuerst?, das Ei oder das Huhn?“. Vielleicht sollten wir uns zuerst selbst hinterfragen wie wir wirtschaften wollen?, wie unsere Verwaltungen funktionieren sollen. Ein Teil des Weges, um dies zu erreichen, wäre die Umgestaltung von Arbeitsräumen. Die Realität ist, dass die beiden Konzepte eng miteinander verbunden sind. Um qualitativ hochwertige digitale öffentliche Dienstleistungen anbieten zu können, muss dahinter eine digitalisierte Verwaltung stehen, mit digital fähigen öffentlichen Mitarbeitern, mit geeigneten Arbeitsinstrumenten und mit damit verbundenen Rollen und Aufgaben fernab der traditionellen Verwaltung.
Der Arbeitsplatz einer digitalen Gesellschaft muss auf der Null-Papier-Politik basieren und auf Arbeitnehmer mit einem hohen Maß an digitaler Kompetenz ausgerichtet sein.
Die Organisation muss den Arbeitnehmern eine Reihe von Arbeitsmitteln garantieren, die es ihnen ermöglichen, ihre Aufgaben mühelos auszuführen, unabhängig von dem physischen Ort, an dem sie sich befinden (am üblichen Arbeitsplatz, in einem Besprechungsraum, bei einem Besuch bei einem anderen Unternehmen, bei zu Hause oder in jeder Mobilitätsvariante, wenn die Aufgaben es erfordern).
Diese Tools kommen sowohl aus dem Bereich der Hardware (Laptop, PC oder Tablets, Bildschirme, Scanner, Headsets, Speicher), als auch der Software (Informationssysteme, Büroautomatisierung, Tools für kollaboratives Arbeiten und Aufgabenverfolgung etc.). natürlich kontinuierliches Training in all seinen Varianten. Wette denn diese neue Arbeitsweise muss die Garantie einer sicheren und qualitativ hochwertigen Konnektivität beinhalten, die es Ihnen ermöglicht, diese Palette von Tools von überall und zu jeder Zeit zu nutzen. Sie können es konsultieren Kurzanleitung zur sicheren Telearbeit.
Kommen wir zurück zum physischen Arbeitsplatz: natürlich Was wir in unserem Raum, auf dem Tisch haben, bestimmt die Art und Weise, wie wir arbeiten werden.
Der Ausgangspunkt sind gute Arbeitsgeräte. Wenn wir über gute digitale Aufbewahrungsorte für Dokumentationen und Daten verfügen, die uns helfen, sie auf agile Weise zu sortieren, zu durchsuchen und zu verwalten, und uns gleichzeitig den Fernzugriff auf alle Informationen ermöglichen und somit in der Lage sind, unterwegs zu arbeiten, werden wir leicht die „ saubere Tischgewohnheiten (nichts obendrauf). Wenn wir keine guten Werkzeuge haben, die es uns ermöglichen, digital zu arbeiten, haben wir einen Schreibtisch voller Ordner oder Papierstapel, wir werden am Ende die Papierstapel nehmen, um damit zu arbeiten, und weiterhin Papiere erstellen und stapeln, und Daher müssen wir höchstwahrscheinlich persönlich am Arbeitsplatz sein, um weiterhin mit Papier umgehen zu können.
Wenn die Arbeiter haben von Werkzeugen, Ausbildung und Kultur digitaler Systeme zur Organisation von Informationen, die Aufgaben und auch die Arbeitsabläufe und das Verhältnis zu anderen Akteuren, der Wandel von Gewohnheiten und Kultur hin zur digitalen Transformation wird machbar und einfacher. Wenn nicht, wird es sehr schwierig, egal wie viel Sie ändern möchten. Der Der Wunsch nach kulturellem Wandel und die Angemessenheit von Werkzeugen und Arbeitsräumen müssen Hand in Hand gehen.
Ein anschauliches Beispiel sind die Unterschriftenmappen, die wir alle aus Rathäusern oder Behörden kennen. Sie wanderten durch die Gebäude, Stockwerke, von Tisch zu Tisch und verlangten die persönliche Unterschrift, sobald die Mappe eintraf (oft nach dem Sammeln mehrerer Unterschriften im Vorfeld). Das konnte in vielen Fällen bedeuten, dass Tage vergingen, bis ein Dokument unterschrieben war. Ich spreche hier natürlich vom Sammeln handschriftlicher Unterschriften. Das hat nichts mit der portasignatures digital, wo die Unterschriftenerfassung sofort erfolgen kann, ohne einem sequenziellen Erfassungsprozess folgen zu müssen, jederzeit, von jedem Ort und mit jedem Gerät; das heißt, mobile Signatur.
Wir können uns kaum vorstellen, so einfache Aktionen wie diese rückgängig zu machen, oder in der Kommunikation zwischen Abteilungen und Organisationen, mit der Übertragung von Umschlägen und Koffern, die kontinuierlich und über die Zeit verlängert werden, wenn sie mit digitalen Lösungen für Interoperabilität und Kommunikation zwischen uns auch sofort erfolgen können .
Wir würden viele Beispiele für erfolgreiche Veränderungen in den Arbeitsweisen finden, die uns Ordnung, Effizienz und Effektivität bei der Arbeit gebracht haben, und diese Veränderungen wurden immer von der Verfügbarkeit von Infrastrukturen und digitalen Tools begleitet, die dies ermöglicht haben.
Wenn sich die Gewohnheiten und Arbeitsweisen geändert haben, ist es weniger wichtig, ob Sie sich während der Arbeit im Büro, zu Hause oder in einer Bibliothek befinden. Wichtig ist, dass der Ort uns in unseren Funktionen und Verantwortlichkeiten nicht einschränkt, und der optimale Punkt liegt sicherlich in hybriden Modellen von Präsenz, Remote-Arbeit, Flexibilität und Zielerfüllung.
Wir dürfen nicht vergessen, dass das Arbeiten ohne Papier und mit Werkzeugen, die es uns ermöglichen, positive Auswirkungen auf die Arbeit und auf die Organisation hat, da es beispielsweise erleichtert wird datenbasierte Verwaltung. Die einzigartigen und qualitativ hochwertigen Daten, über die wir seit Jahren sprechen, die aber für uns so schwer zugänglich sind, ermöglichen uns einen genaueren Überblick über die von uns verarbeiteten Informationen und die Durchführung von Auswertungen, die bei der Entscheidung helfen. die beste Erbringung von Dienstleistungen zu machen und uns dies zu ermöglichen transparència gegenüber den Bürgern, indem sie den Zugang zu öffentlichen Informationen und ihren eigenen Daten erleichtern.
Wir fahren fort mit dem kulturellen Wandel unserer Organisationen und den wichtigen Faktoren, die ihn ermöglichen. Wir sprachen über den Arbeitsbereich, die Bedeutung von Werkzeugen und Schulungen zu diesen Werkzeugen. Aber es gibt noch einen weiteren sehr wichtigen Faktor: die Transversalität. Öffentliche Beschäftigte sollten nicht Teile eines Fließbands sein, die jeden Tag die gleiche Aufgabe ausführen, ohne einen Gesamtüberblick darüber zu haben, warum sie sie tun und wofür. Der kulturelle Wandel geschieht auch so, dass es mehr Transversalität in der Organisation gibt, dass verinnerlicht wird, dass die Arbeit, die wir tun, und die Informationen, mit denen wir umgehen, nicht unsere Arbeit sind, sondern die aller, unsere Augen öffnen und eine globale Vision von dem haben, was wir tun und für wen: Staatsbürgerschaft.
Um diese Vision zu fördern, ist es notwendig, interne Beteiligungsrichtlinien in der Organisation zu haben, Talent und Motivation der Mitarbeiter fördern, Hierarchien aufbrechen und kooperativ arbeiten und flacher, wodurch Forschungsräume für kontinuierliche Verbesserung geschaffen werden, in denen alle Arbeitnehmer, die ihre Ideen und Talente einbringen möchten.
Die Menschen Sie sind ein Schlüsselelement in der organisatorischen Transformation und bei der Erreichung des Ziels, Verwaltungen anders zu führen und digital zu transformieren. Aus diesem Grund müssen wir in Bildung und Ausbildung investieren, um Talente zu fördern und treibende Profile für die Transformation zu identifizieren.
Muss an Projekten arbeiten, Festlegung gemeinsamer Ziele und Zielsetzungen. Das bedeutet wiederum, anders zu arbeiten: Zeit für die Planung aufwenden, zur Aufgabenverteilung nach Mitgliedern und zur Schulung des Projektteams, bewerten sie und wenden kontinuierliche Überwachungsmethoden an der Aufgaben und des Projekts und natürlich lernen, mit Flexibilität und dieser dynamischeren, weniger starren Arbeitsweise umzugehen. Eine ziemliche Herausforderung für die Bereiche Humanressourcen und Organisation unserer Verwaltungen, die Politik auf das Vertrauen in die öffentlichen Bediensteten zu konzentrieren, angetrieben durch kontinuierliche Schulung, Motivation und Beteiligung, und Systeme aufzugeben, die auf Kontrolle basieren.
Mit der Umsetzung der digitalen und organisatorischen Transformation unserer Verwaltungen auf der Grundlage der von uns erörterten Faktoren (neue Arbeitsweisen, datenbasierte Verwaltung, papierloses Arbeiten, Querschnittsverzahnung und transparència), was wir erreichen, sind neue Formen des Managements und der Beziehung zu den Bürgern, um einen besseren Service anbieten zu können.
Die neuen Formen des Managements müssen sich an der Sehnsucht nach Nähe für die Bürger, die Visionen und Bedürfnisse der Bürger von Anfang an und bei jedem Dienst zu berücksichtigen und daher flexible, zugängliche und intuitive Dienste anzubieten.
Der private Sektor nutzt bereits die Informationen, die er über uns hat, um uns maßgeschneiderte Angebote zu unterbreiten (basierend auf unseren Likes, was wir kaufen, wohin wir gehen, wonach wir suchen und mit wem wir interagieren). Von den öffentlichen Verwaltungen können wir es auch tun. Wir haben die Verantwortung, eine solide und zuverlässige Referenz für den Bürger zu sein und darüber hinaus Ethik in den Bereichen Sicherheit und Datenschutz zu bieten.
Wir müssen der Innovation weichen, nicht nur in technologischer Hinsicht, sondern auch in Verfahren, Beziehungsweisen und Methoden.
Dieser an den Bedürfnissen der Bürger orientierte Ansatz berücksichtigt Omnichannel, neue Möglichkeiten, Menschen mit unterschiedlichen Mitteln zu bedienen und sie bei Bedarf sogar bei der Durchführung digitaler Verfahren zu begleiten. Es ist jedoch notwendig, den elektronischen Weg zu fördern, der besser an die digitale Welt angepasst ist, in der wir leben, die 24x7-Dienste garantiert und die es den Verwaltungen ermöglichen muss, dem Bürger eine gemeinsame Sicht auf alle ihre Daten und Transaktionen mit der Verwaltung zu bieten, und die Möglichkeit, ihre Bedürfnisse zu antizipieren und ihnen die öffentlichen Dienstleistungen anzubieten, die sie benötigen. Beispiel: Wenn wir Beweise dafür haben, dass ein Benutzer jedes Jahr IBI-Rabatte für eine große Familie anfordert, und wir wissen, dass er dies weiterhin tut, müssen wir nicht warten, bis er es erneut anfordert. Wir müssen es proaktiv anbieten. Dies ist mit einem auf Daten und Interoperabilität basierenden Management in analytischen und künstlichen Intelligenzprozessen möglich, die es uns ermöglichen, proaktive und personalisierte Dienste anzubieten.
Wir müssen uns darüber im Klaren sein, dass das Hauptziel unserer Organisationen und unserer Arbeit darin besteht, den Bürgern gute Dienstleistungen zu bieten, und deshalb müssen der Bürger und seine Vision und Bedürfnisse im Mittelpunkt von allem stehen, was wir tun, gestalten und entscheiden, und zwar von allem die wir als digitalen Service anbieten, müssen nutzbar, sicher, agil und intuitiv sein.
El Der erste Schritt zur Bewältigung der Herausforderung der Transformation besteht darin, den Widerstand gegen neue Ideen zu überwinden, was ist anders. Wir müssen die Übung machen, aus der Kiste herauszukommen und unseren Blick auszudehnen (Öffne deinen Verstand/Out of the box) und akzeptieren, dass das, was wir schon immer auf eine bestimmte Weise gemacht haben, vielleicht auch anders (einfacher, agiler und effizienter) gemacht werden kann. Dies impliziert implizit weichen nicht nur der Innovation aus technologischer Sicht, sondern auch in den Verfahren, den Beziehungsweisen und der Methodik.
Transversale und kooperative Arbeit muss gestärkt werden: Jeder Innovationsprozess hat viel mehr Wirkung und Fortschritt, wenn er unter Berücksichtigung unterschiedlicher Standpunkte, Profile und Rollen von Arbeitnehmern, Bürgern und anderen Verwaltungen arbeitet. Sie können unsere konsultieren Kollaborativer Leitfaden für Telearbeit.
Denn die Summe der Anstrengungen bringt uns immer weiter.
Marga Bonmati, Geschäftsführer der AOC
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