إنه دليل على أن الوباء الناجم عن فيروس COVID-19 قادنا بطريقة سريعة إلى نمط حياة مختلف ، فقد غير الطريقة التي نتعامل بها مع بعضنا البعض وبيئتنا ، وأصبحت القناة الرقمية هي الطريقة الرئيسية الاتصالات. لعدة أشهر ، كانت الطريقة الوحيدة للعمل ، وإقامة اتصال مع العائلة والأصدقاء ، والتسوق ، وإدارة الترفيه والاستمتاع بالترفيه والاستمتاع به هي من خلال الوسائط الرقمية والمنصات.
كثير من هذه الأشكال من العلاقات الرقمية أننا بدأنا الحركة بطريقة صريحة ومرتجلة في كثير من الحالات قد حان للبقاء. ربما يتم تعديله ، والتكيف مع الحقائق الجديدة وتطبيق التحسينات ، ولكن لدينا الفرصة والمسؤولية للتطبيع والحصول على قيمة مما عشناه في أوقات العزلة وهذا أعطى نتائج جيدة ، مما فتح طريقة جديدة للعيش يجلب الفوائد.
أحد هذه النماذج هو علاقة العامل ببيئته المهنية ، مع الزملاء والمتعاونين ، والعملاء والمستخدمين ، والأعمال التجارية وأدوات العمل ، أي: طريقة جديدة للعمل.
عملية رقمنة الإدارات العامة ليست جديدة. لقد بدأ منذ سنوات ، لكن الوضع الناتج عن وباء COVID-19 أظهر لنا بوضوح أن هذه العملية يجب أن تكتمل لأننا ، للقيام بذلك ، نحتاج إلى عدة عوامل: البنية التحتية ، وملامح جديدة للعاملين في القطاع العام ، وإعادة التفكير في العمليات وتبسيطها. ولكن من الضروري أيضًا إعادة تحديد أماكن العمل وتكييفها وإدراج أشكال جديدة من العمل يكون فيها تعبئة العمال عنصرًا مشتركًا.
جزء مهم من طرق العمل الجديدة هذه هو في الواقع العمل إلكترونيالكنها ليست الوحيدة ، وسنشير في هذا النص الجوانب الأخرى التي يجب أن تصاحبها. وسنفعل ذلك من خلال التركيز على العامل العام وكيف تكون هذه الأشكال الجديدة تأثيرها على علاقة الإدارة بالمواطنين وفي عرض الخدمات العامة.
يجب أن يكون واضحًا أن الوصول عن بُعد إلى المعلومات من مؤسستنا أو البريد الاحترافي لا يعني العمل عن بُعد. هناك العديد من الجوانب الأخرى التي يجب مراعاتها ، مثل: القدرة على العمل مع جميع تطبيقات الأعمال التي نستخدمها من المكتب ، وجود مساحات عمل افتراضية مع زملاء المشروع حيث يمكننا مشاركة الأفكار ، ومناقشة وجهات النظر ، وتحديد خطوط العمل ، والحصول على آليات لمتابعة المشاريع ومهام فرق العمل ومنهجية واضحة لتنظيم المعلومات والإجراءات.
يجب على المجال العام متابعة إدارات فعالة ورشيقة ومفتوحة للجمهور وتزويدهم بخدمات عامة رقمية عالية الجودة واستباقية وشخصية.
لقد أدى الوضع الذي نشهده منذ مارس 2020 إلى تسريع العديد من عمليات التحول في AAPP ومنذ ذلك الحين أصبح العمل عن بُعد موضوعًا للمحادثة المستمرة في حياتنا (المهنية والشخصية) ، ولكنه جانب واحد فقط في تحول المنظمات . يجب على المجال العام متابعة إدارات فعالة ورشيقة ومفتوحة للجمهور وتزويدهم بخدمات عامة رقمية عالية الجودة واستباقية وشخصية.
الحقيقة هي أن نحن في نقطة تحول حاسمة في التغيير الثقافي في المنظمات. لقد أجبرنا الوباء على تسريع هذه العملية وهذا يعني وجود تجارب جيدة وسيئة. يجب أن تبقى الأشياء الجيدة وتتحسن (العمل عن بعد ، هيئات الإدارة الافتراضية ، أشكال جديدة من الاهتمام بالمواطنين) ، ويجب تحليل وتقييم الأشياء غير الجيدة قبل التخلص منها والعودة. لديهم بالتأكيد مجال للتحسين: إذا لم يكن العمل عن بعد مرضيًا لأننا لم نتمكن من ضمان أمان الوصول ، فنحن نقيم كيف يمكننا تحسين حماية البيانات ، أو إذا لم يكن قادة الفريق واضحين بشأن تكريس فرقهم للمشاريع أو إجراءات العمل ، نقوم بتقييم كيفية تتبع المهام وتوازنها.
يجب أن يشعر المواطنون أنهم يحظون بدعم الإدارات ، ولكي يكون هذا هو الحال ، يجب أن تكون لديهم علاقة مرنة وسهلة وفعالة. والطريقة لتحقيق ذلك هي من خلال التحول الرقمي للإدارات وهذا يتطلب أيضًا أشكالًا جديدة من الإدارة وتحولًا تنظيميًا وثقافيًا ، والذي يجب أن يبدأ بالضرورة من طرق عمل جديدة.
كيف يمكن لمساحة العمل تكييف أشكال الإدارة؟
في الواقع ، ربما نواجه معضلة "ما الذي يأتي أولاً؟ البيضة أم الدجاجة؟". ربما يجب أن نسأل أنفسنا أولاً كيف نريد أن ندير؟ ، كيف نريد إداراتنا أن تعمل. جزء من طريقة تحقيق ذلك هو تغيير مساحات العمل. الحقيقة هي أن المفهومين مرتبطان ارتباطًا وثيقًا. لتقديم خدمات عامة رقمية عالية الجودة ، يجب أن تكون هناك إدارة رقمية وراء ذلك ، مع موظفين عموميين قادرين رقميًا ، مع أدوات عمل مناسبة وأدوار ومهام مرتبطة بعيدًا عن الإدارة التقليدية.
يجب أن يعتمد مكان العمل في المجتمع الرقمي على سياسة الورق الصفري وأن يتم تعديله ليناسب العمال ذوي المستوى العالي من المهارات الرقمية.
يجب أن تضمن المنظمة للعاملين سلسلة من أدوات العمل التي تسمح لهم بتنفيذ مهامهم بسهولة ، بغض النظر عن الموقع الفعلي الذي يتواجدون فيه (في مكان العمل المعتاد ، في غرفة الاجتماعات ، في زيارة كيان آخر ، في في المنزل أو في أي نوع من التنقل إذا كانت المهام تتطلب ذلك).
هذه الأدوات من مجال الأجهزة (كمبيوتر محمول أو كمبيوتر شخصي أو أجهزة لوحية ، وشاشات ، وماسحات ضوئية ، وسماعات رأس ، وتخزين) ، وبرامج (أنظمة المعلومات ، وأتمتة المكاتب ، وأدوات العمل التعاوني وتتبع المهام ، وما إلى ذلك).) و ، بالطبع التدريب المستمر بجميع متغيراته. رهان يجب أن تتضمن طريقة العمل الجديدة هذه ضمان اتصال آمن وعالي الجودة يسمح لك باستخدام هذه المجموعة من الأدوات من أي مكان وفي أي وقت. يمكنك استشارة دليل سريع للعمل عن بعد بأمان.
دعنا نعود إلى مساحة العمل الفعلية: بالطبع ما لدينا في مساحتنا ، على الطاولة ، يحدد الطريقة التي سنعمل بها.
نقطة البداية هي أن يكون لديك أدوات عمل جيدة. إذا كان لدينا مستودعات رقمية جيدة للوثائق والبيانات التي تساعدنا على فرزها والبحث فيها وإدارتها بطريقة رشيقة ، مع السماح لنا بالوصول إلى جميع المعلومات عن بُعد وبالتالي نكون قادرين على العمل أثناء التنقل ، فسنحصل بسهولة على ' عادة طاولة نظيفة (لا شيء في الأعلى). إذا لم يكن لدينا أدوات جيدة تسمح لنا بالعمل رقميًا ، فسيكون لدينا مكتب مليء بالمجلدات أو أكوام الورق ، وسوف ينتهي بنا الأمر بأخذ أكوام الورق للعمل معها والاستمرار في إنشاء وتكديس المزيد من الأوراق ، و لذلك على الأرجح سنحتاج إلى التواجد فعليًا في مكان العمل ، شخصيًا ، لمواصلة التعامل مع الورق.
إذا كان العمال الأدوات والتدريب وثقافة النظم الرقمية لتنظيم المعلومات، المهام وكذلك تدفقات العمل والعلاقة مع الجهات الفاعلة الأخرى ، سيكون تغيير العادات والثقافة نحو التحول الرقمي ممكنًا وأسهل. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيكون الأمر صعبًا للغاية ، بغض النظر عن مقدار التغيير الذي تريده. ال يجب أن تسير الرغبة في التغيير الثقافي وملاءمة الأدوات ومساحة العمل جنبًا إلى جنب.
من الأمثلة الواضحة على ذلك ملفات التوقيعات التي رأيناها جميعًا في قاعات البلديات أو الهيئات العامة، والتي كانت تتنقل بين المباني والطوابق، من طاولة إلى أخرى، والتي كانت تتطلب التوقيع شخصيًا فقط، عند وصول الملف إلى المكتب (غالبًا بعد جمع عدة توقيعات مسبقًا)، مما قد يعني في كثير من الحالات مرور أيام قبل توقيع المستند. أشير هنا، بالطبع، إلى عملية جمع التوقيعات المكتوبة بخط اليد. لا علاقة للأمر بـ portasignatures رقمي، حيث يمكن جمع التوقيعات بشكل فوري، دون اتباع عملية جمع متسلسلة، في أي وقت، ومن أي مكان، ومن أي جهاز؛ أي التوقيع عبر الهاتف المحمول.
بالكاد يمكننا أن نتخيل عودة الإجراءات بهذه البساطة ، أو في الاتصالات بين الإدارات والمؤسسات ، مع عمليات نقل المغلفات والحقائب بشكل مستمر وممتد بمرور الوقت ، عندما ، مع الحلول الرقمية للتشغيل البيني والتواصل بيننا ، يمكن أن تكون فورية أيضًا .
سنجد العديد من الأمثلة على التغييرات الناجحة في طرق العمل التي جلبت لنا النظام والكفاءة والفعالية في العمل ، وكانت هذه التغييرات دائمًا مصحوبة بتوافر البنى التحتية والأدوات الرقمية التي جعلت ذلك ممكنًا.
بمجرد أن تتغير عادات وطرق العمل ، فإن ما يهم أقل هو ما إذا كنت تعمل في المكتب أو في المنزل أو في مكتبة. المهم أن المكان لا يقيدنا في وظائفنا ومسؤولياتنا ، وبالتأكيد النقطة المثلى هي في النماذج الهجينة للوجود والعمل عن بعد والمرونة وتحقيق الأهداف.
يجب ألا ننسى أن العمل بدون ورق ، والأدوات التي تتيح لنا القيام بذلك ، له آثار إيجابية على العمل وعلى المنظمة ، لأنه ، على سبيل المثال ، يسهل الإدارة القائمة على البيانات. تتيح لنا البيانات الفريدة وعالية الجودة ، التي تحدثنا عنها لسنوات وسنوات ولكن يصعب علينا الوصول إليها ، الحصول على رؤية أكثر دقة للمعلومات التي نتعامل معها ، وتنفيذ عمليات استغلال تساعد في اتخاذ القرار- صنع وتقديم أفضل الخدمات ، مع تمكيننا من ذلك transparència تجاه المواطنين ، مما يتيح الوصول إلى المعلومات العامة وبياناتهم الخاصة بسهولة.
نواصل التغيير الثقافي لمنظماتنا والعوامل المهمة التي تسهله.
تحدثنا عن مساحة العمل ، وأهمية امتلاك الأدوات والتدريب على هذه الأدوات. ولكن هناك عامل آخر مهم للغاية: عرضية. لا ينبغي أن يكون العاملون في القطاع العام قطعًا في خط التجميع تؤدي نفس المهمة كل يوم دون أن يكون لديهم نظرة عامة عن سبب أدائهم لها ولأي سبب. يحدث التغيير الثقافي أيضًا بحيث يكون هناك المزيد من التداخل في المنظمة ، بحيث يتم استيعاب أن العمل الذي نقوم به والمعلومات التي نتعامل معها ليس عملنا ، ولكن الجميع يفتح أعيننا ولدينا رؤية عالمية لما نقوم به ولمن: المواطنة.
لتعزيز هذه الرؤية ، من الضروري وجود سياسات مشاركة داخلية في المنظمة ، تعزيز موهبة وتحفيز العمالوكسر التسلسلات الهرمية و العمل بشكل تعاوني ومسطحة أكثر ، مما يخلق مساحات بحثية للتحسين المستمر حيث يشارك جميع العمال الذين يرغبون في المساهمة بأفكارهم ومواهبهم.
الناس هم جزء أساسي في التحول التنظيمي وفي تحقيق الهدف المتمثل في إدارة مختلف الإدارات وتحويلها رقميًا. هذا هو السبب في أننا يجب أن نستثمر في التعليم والتدريب ، لتعزيز المواهب وتحديد الملامح الدافعة للتحول.
تحتاج أيضا العمل في المشاريع، وتحديد الأهداف والغايات المشتركة. هذا يعني ، مرة أخرى ، العمل بشكل مختلف: قضاء الوقت في التخطيط، لتوزيع المهام حسب الأعضاء وتدريب فريق المشروع ، تقييمها وتطبيق منهجيات المراقبة المستمرة المهام والمشروع ، وبالطبع تعلم إدارة المرونة وطريقة العمل الأكثر ديناميكية والأقل صرامة. يمثل تحديًا كبيرًا لمجالات الموارد البشرية وتنظيم إداراتنا ، حيث تركز السياسات على الثقة في العامل العام ، والتي يغذيها التدريب المستمر والتحفيز والمشاركة ، والتخلي عن الأنظمة القائمة على التحكم.
مع تطبيق التحول الرقمي والتنظيمي لإداراتنا بناءً على العوامل التي ناقشناها (طرق عمل جديدة، إدارة قائمة على البيانات، الاستغناء عن الورق، التكامل بين الأنظمة، transparènciaما نحققه هو أشكال جديدة من الإدارة والعلاقات مع المواطنين لتقديم خدمة أفضل.
يجب أن تستند الأشكال الجديدة للإدارة على الرغبة في القرب للمواطنين ، للنظر في رؤية المواطن واحتياجاته منذ البداية وفي كل خدمة ، وبالتالي ، تقديم خدمات رشيقة وسهلة الاستخدام وبديهية.
يستخدم القطاع الخاص بالفعل المعلومات التي لديه حولنا لتقديم عروض مخصصة لنا (بناءً على ما نقوم به وما نشتريه وأين نذهب وما نبحث عنه ومن نتفاعل معه). يمكننا أيضًا القيام بذلك من الإدارات العامة. نتحمل مسؤولية أن نكون مرجعًا قويًا وموثوقًا للمواطن ، ونوفر ، بالإضافة إلى ذلك ، أخلاقيات الأمان والخصوصية.
يجب أن نفسح المجال للابتكار ، ليس فقط من وجهة نظر التكنولوجيا ولكن أيضًا في الإجراءات وطرق الارتباط والمنهجية.
يأخذ هذا النهج القائم على احتياجات المواطن في الاعتبار القنوات المتعددة والطرق الجديدة لخدمة الناس من خلال وسائل مختلفة ، وحتى مرافقتهم في تنفيذ الإجراءات الرقمية إذا لزم الأمر. ومع ذلك ، من الضروري الترويج للطريقة الإلكترونية ، التي تتكيف بشكل أكبر مع العالم الرقمي الذي نعيش فيه ، والتي تضمن خدمات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع والتي يجب أن تتيح للإدارات تقديم رؤية مشتركة لجميع بياناتها ومعاملاتها مع الإدارة للمواطن ، وإمكانية توقع احتياجاتهم وتقديم الخدمات العامة التي يحتاجونها. على سبيل المثال: إذا كان لدينا دليل على أن المستخدم يطلب كل عام خصومات IBI لعائلة كبيرة ونعلم أنه يواصل القيام بذلك ، فلا داعي لانتظاره ليطلبها مرة أخرى. علينا أن نقدمه بشكل استباقي. يمكن تحقيق ذلك من خلال إدارة تستند إلى البيانات وقابلية التشغيل البيني ، في عمليات الذكاء التحليلي والاصطناعي التي تسمح لنا بتقديم خدمات استباقية وشخصية.
يجب أن نكون واضحين أن الهدف الأساسي لمنظماتنا وعملنا هو تقديم خدمات جيدة للمواطنين ، وبالتالي فإن المواطن ورؤيته وحاجته يجب أن تكون في قلب كل ما نقوم به ، نصممه ونقرره ، وأن كل شيء يجب أن تكون الخدمة التي نقدمها كخدمة رقمية قابلة للاستخدام وآمنة ورشيقة وبديهية.
El تتمثل الخطوة الأولى لمواجهة تحدي التحول في التغلب على مقاومة الأفكار الجديدة، إلى ما هو مختلف. علينا القيام بتمرين الخروج من الصندوق وإطالة نظرنا (افتح عقلك/من خارج منطقة الجزاء) وتقبل أن ما فعلناه دائمًا بطريقة معينة يمكن أن يتم بطريقة أخرى (أبسط وأكثر مرونة وكفاءة). هذا يعني ضمنا تفسح المجال للابتكار ، ليس فقط من وجهة نظر التكنولوجيا ولكن أيضًا في الإجراءات وطرق الارتباط والمنهجية.
يجب تعزيز العمل المستعرض والتعاوني: أي عملية ابتكار لها تأثير وتقدم أكبر بكثير عند العمل مع مراعاة وجهات النظر المختلفة ، وملامح وأدوار العمال والمواطنين والإدارات الأخرى. يمكنك استشارة لنا دليل العمل عن بعد التعاوني.
لأن مجموع الجهود يقودنا دائمًا إلى أبعد من ذلك.
مارجا بونماتي، العضو المنتدب لـ AOC
مقال منشور على مدونة مدرسة الإدارة العامة في كاتالونيا
