有证据表明，由 COVID-19 病毒引起的大流行使我们迅速转变为不同的生活方式，改变了我们与他人和环境的关系方式，数字渠道已成为关系的主要途径。 几个月来，工作、与家人和朋友联系、购物、安排和享受娱乐和休闲的唯一方式一直是通过数字媒体和平台。
莫特斯 这些形式的数字关系 我们在许多情况下明确设置和即兴创作的内容已经保留下来。 也许经过修改，适应新的现实并应用改进，但我们有机会也有责任使我们在孤立时期的生活正常化并获得价值好处。
其中一种形式是工人与其专业环境、同事和合作者、客户和用户、企业和工作工具的关系，即： 一种新的工作方式.
公共行政数字化的过程并不新鲜。 它始于多年前，但 COVID-19 大流行所产生的情况清楚地表明，必须完成这一过程，因为为此，我们需要几个杠杆：基础设施、公共工作者的新形象、重新思考和简化流程。 但也有必要重新定义和调整工作空间，并纳入以动员工人为共同要素的新工作形式。
这些新工作方式的一个重要部分是有效地 远程办公，但它不是唯一的，在本文中我们将指出 必须伴随的其他方面. 我们将通过关注公共工作者以及这些新形式如何做到这一点 对政府与公众关系的影响 以及提供公共服务。
应该清楚的是，从我们的组织或专业邮件中远程访问信息不是远程工作。 还有许多其他方面必须考虑，例如：能够使用我们在办公室使用的所有业务应用程序，与项目合作伙伴拥有虚拟工作区，我们可以在其中分享想法。讨论观点，定义界限行动，有监督项目和工作团队任务的机制，以及组织信息和程序的明确方法。
公共领域必须寻求高效、灵活的管理，向公众开放，并为他们提供优质、主动和个性化的数字公共服务。
自 2020 年 XNUMX 月以来，我们所处的情况加速了 AAPP 的许多转型过程，从此远程办公成为我们生活（专业和个人）中不断讨论的话题，但这只是组织转型的一个方面。 公共领域必须寻求高效、灵活的管理，向公众开放，并为他们提供优质、主动和个性化的数字公共服务。
事实是 我们正处于文化变革的转折点 在组织中。 大流行迫使我们加快这一过程，这意味着有好的和坏的经历。 好的需要留下来并改进（远程办公、虚拟管理机构、新形式的公民关怀），而不太好的需要在丢弃和返回之前进行分析和评估。 他们当然有改进的余地：如果远程工作不令人满意，因为我们无法保证访问的安全性，我们会评估我们如何改进数据保护，或者，如果团队领导不清楚他们的团队对项目的奉献精神或业务操作，我们评估如何完成跟踪和平衡任务。
公民必须感到他们得到了政府的支持，为此，他们必须建立一种灵活、轻松和高效的关系。 实现这一目标的方法是通过行政部门的数字化转型，这也需要新的管理形式以及组织和文化转型，这必须从新的工作方式开始。
您如何才能使工作空间适应管理形式？
事实上，我们很可能面临着“先有谁？先有蛋还是先有母鸡”的两难选择。 或许我们应该先问问自己 我们想如何管理?，我们希望我们的政府如何运作。 实现这一目标的部分方法是改造工作空间。 现实情况是，这两个概念密切相关。 为了提供优质的数字公共服务，其背后必须有一个数字化的管理，有受过数字培训的公共工作者，有适当的工作工具，以及与传统管理不同的相关角色和任务。
数字社会的工作空间必须基于零纸张政策，并为具有高水平数字技能的工人量身定制。
组织必须为员工提供一系列工作工具，让他们无论身处何地（通常的工作场所、会议室、访问另一个实体、在家或任何移动方式，如果任务需要它）。
这些工具都在硬件（笔记本电脑、PC 或平板电脑、屏幕、扫描仪、耳机、存储）和软件（信息系统、办公自动化、协作工作工具和任务跟踪等）领域），当然，对其所有变体进行持续培训。 赌注 对于这种新的工作方式，它必须保证安全和高质量的连接，以便随时随地使用这一系列工具. 你可以咨询一下 安全远程办公快速指南.
让我们回到物理工作空间：当然 我们在我们的空间里，在桌子上的东西，决定了我们的工作方式.
出发点是要有好的工作工具. 如果我们拥有良好的文档和数据数字存储库，帮助我们以敏捷的方式对其进行排序、搜索和管理，同时允许我们远程访问所有信息，从而能够移动工作，我们将轻松获得干净的表格习惯（上面什么都没有）。 如果我们没有好的工具可以让我们进行数字化工作，那么我们的桌子上就会堆满文件夹或成堆的纸，我们最终会抓起成堆的纸来工作，我们将继续生成和堆叠更多的文件，因此我们很可能需要亲自到工作场所继续处理纸张。
如果工人处置 用于组织信息的数字系统的工具、培训和文化、任务以及工作流程以及与其他参与者的关系，习惯和文化向数字化转型的转变将变得可行且更容易。 如果没有，那将是非常困难的，无论意志改变多少。 这 文化变革的意愿与工具和工作空间的充足性必须齐头并进.
一个典型的例子就是我们在市政厅或公共机构里都见过的签名文件夹，它们在建筑物内、楼层间、桌子上传递，要求你必须亲自到场签名，而且必须在文件夹送到办公室时才能签（通常是在之前已经收集了好几个签名之后）。在很多情况下，这意味着一份文件要过好几天才能最终签署。我指的当然是收集手写签名的过程，与此无关。 portasignatures 数字化签名可以立即收集，无需遵循顺序收集流程，可以随时随地通过任何设备进行；这就是移动签名。
我们很难想象回到这样简单的行动，或者在部门和组织之间的交流中，信封和手提箱的传递不断地和时间地扩大，当我们之间的互操作性和交流的数字解决方案时，它们也可以是即时的. .
我们会发现许多成功改变我们工作方式的例子，它们给我们带来了工作的秩序、效率和有效性，而这些变化总是伴随着数字基础设施和工具的可用性而成为可能。
一旦你的习惯和工作方式发生了变化，最不重要的是你工作时是在办公室、家里还是图书馆。. 重要的是，该站点不会限制我们的角色和职责，当然最佳点是存在、远程工作、灵活性和目标实现的混合模型。
我们绝不能忘记，无纸工作和使用允许我们的工具对工作和组织有积极的影响，例如，它被促进了 基于数据的管理. 我们多年来一直在谈论但我们发现很难获得的独特和高质量的数据，使我们能够更准确地了解我们处理的信息，进行有助于决策和提供最佳服务的开发，同时使我们成为可能 transparència 面向公民，可以轻松访问公共信息和他们自己的数据。
我们继续推动我们组织的文化变革以及促进变革的重要因素。
我们讨论了工作空间、拥有工具的重要性以及对这些工具的培训。 但还有一个非常重要的因素： 横向性. 公共工作者不必成为每天执行相同任务的装配线上的零件，而无需对他们执行这些任务的原因和原因有全局认识。 文化变革还意味着组织中存在更多的横向性，即我们所做的工作和我们处理的信息不是我们的工作，而是每个人的工作，这是内在化的，睁开眼睛，对我们所做的事情和为谁做事具有全球视野: 公民。
为了培养这一愿景，有必要在组织中制定内部参与政策， 提升员工的才能和积极性，打破层次结构和 协同工作 和扁平化，为持续改进研究创造空间，所有希望贡献自己的想法和才能的工人都可以在这里进行研究。
人民 他们是组织转型的关键部分 并实现以不同方式管理和数字化转型管理的目标。 这就是为什么我们必须把赌注押在培训和资格上，以增强人才并确定转型的驱动因素。
也是必须的 项目工作，设定共同的目标和目标。 这再次意味着，工作方式不同： 花时间做计划，根据成员的任务分配和项目团队的培训， 评估它们并应用持续监测方法 任务和项目，当然还有学习管理灵活性和这种更有活力、不那么僵化的工作方式。 我们行政部门的人力资源和组织领域面临着相当大的挑战，在继续教育、激励和参与以及放弃基于控制的系统的推动下，将政策重点放在公共工作者的信心上。
基于我们讨论过的因素（新的工作方式、数据驱动管理、无纸化、跨部门协作等），我们正在实施行政部门的数字化和组织转型。 transparència），我们实现的是与公民建立新的管理形式和关系，从而提供更好的服务。
新的管理形式必须基于 亲近意愿 对公民而言，从一开始和在每项服务中就考虑公民的愿景和需求，因此，为他提供灵活、可访问和直观的服务。
私营部门已经利用其掌握的关于我们的信息为我们提供量身定制的优惠（取决于我们的喜好、我们购买的产品、我们去哪里、我们寻找什么以及我们与谁互动）。 我们可以从公共行政部门做同样的事情。 我们有责任成为公民坚实可靠的参考，同时提供隐私安全和道德规范。
我们需要让位于创新，不仅是从技术的角度，而且在程序、关联方式和方法论方面。
这种基于公民需求的方法考虑了全渠道、通过不同方式照顾人们的新方法，甚至可以在他们需要时陪伴他们执行数字程序。 然而，有必要加强远程信息处理路线，更加适应我们生活的数字世界，保证 24 × 7 服务，并且必须允许行政部门向公民提供他们与行政部门的所有数据和交易的共同愿景，以及预测他们的需求并为他们提供所需的公共服务的能力。 例如：如果我们知道每年都有用户请求每个大家庭的 IBI 折扣，并且我们知道它会继续如此，则无需等待再次请求。 我们需要主动提供。 通过基于数据的管理和互操作性，在分析和人工智能流程中实现这一目标是可能的，这使我们能够提供主动和个性化的服务。
我们必须清楚，我们组织和我们工作的主要目标是为公民提供良好的服务，因此，公民及其愿景和需求必须是我们所做一切的中心。我们设计和决定，并且我们作为数字服务提供给您的一切都必须可用、安全、灵活和直观。
El 应对转型挑战的第一步是克服对新想法的抵制，有什么不同。 我们必须做开箱即用并移开视线的练习（敞开心扉/开箱) 并接受我们一直以一种方式完成的事情可能会以另一种方式完成（更简单、敏捷和高效）。 这隐含地暗示 让位于创新，不仅 从技术的角度来看，但也从程序、关联方式和方法论的角度来看。
需要加强跨领域和协作工作：当与工人、公民和其他行政部门的不同观点、概况和角色合作时，任何创新过程都会产生更大的影响和轨迹。 您可以咨询我们的 协作远程工作指南.
因为努力的总和总能让我们走得更远。
玛嘉·邦马蒂, AOC 董事总经理
发表在加泰罗尼亚公共管理学院博客上的文章
