AOC

reto

¿Cómo evaluar con rigor el ahorro económico y de tiempo que comporta la implantación y uso de la administración digital?

problemática

El Consorci AOC impulsa la elaboración de indicadores que permitan evaluar de forma sistemática y rigurosa la efectividad y eficiencia de las iniciativas de administración digital y gobierno abierto que se llevan a cabo. Con estos indicadores, los responsables políticos y directivos públicos pueden conocer el retorno social de las iniciativas, establecer prioridades y tomar las mejores decisiones.

Uno de los ámbitos clave de esta evaluación es el ahorro económico que supone el uso de servicios de administración digital y compararlo con los costes asociados de inversión y mantenimiento de los propios servicios digitales. Las administraciones públicas deben velar por el buen uso de los recursos públicos. Por este motivo, en 2014 el Consorci AOC puso en marcha un proyecto interno para encontrar la mejor metodología que permitiera evaluar los ahorros económicos y de tiempo de la administración digital.

De entrada, nos dirigimos a todos los organismos públicos, a nivel estatal y europeo, que teníamos constancia habían publicado estudios sobre los ahorros generados por el uso del conjunto de servicios de la administración digital; y les pedimos que nos facilitaran el detalle de cómo realizaban los cálculos para cada uno de los servicios. Sorprendentemente, ninguno de los organismos nos respondió de forma exhaustiva sobre la metodología utilizada, aunque hicimos varios intentos de reclamar la información.

Así pues, el Consorci AOC decidió elaborar su propia metodología.

solución propuesta

Establecer una metodología de cálculo rigurosa del ahorro económico y de tiempo que supone la implantación y uso de los servicios de administración digital y gobierno abierto.

Para elaborar esta metodología realizamos las siguientes actuaciones:

  • Identificar los servicios digitales de administración digital con mayor o más impactos en cuanto a su uso.
  • Definir el “user journey” para cada uno de los servicios.
  • Analizar los pasos del proceso ( ) en los que se produce un ahorro respecto a la tramitación de los procedimientos de manera presencial, y calcular los ahorros en tiempo y/o dinero asociado, desglosando la parte de ahorro de la ciudadanía de la parte de la administración.
  • Verificar la validez de los ahorros estimados a través de la realización supervisada de trámites o actuaciones por parte de un/a usuario/a.
  • Entrevistas a usuarios (ciudadanos y empleados públicos) para validar la percepción de ahorros originados por la tramitación electrónica.

El análisis se realizó sobre el siguiente conjunto de servicios de administración digital:

  • Tramitación electrónica (eTRAM)
  • Factura electrónica (eFACT)
  • Notificación electrónica (eNOTUM)
  • Tramitación interadministrativa (EACAT trámites)
  • Intercambio de datos entre AAPP (Vía Abierta)
  • Tramitación intraadministrativa (Valisa)
  • Repositorio documental (DESÁL'L)
  • Archivo documental (iArchivo)
  • Tablón de edictos y anuncios electrónico (eTauler)

Tabla de ahorros obtenida (versión 2.0, año 2021):

servicio

Ahorro ciudadano
(por trámite)

Ahorro AAPP
(por trámite)

Ahorro total
eTRAM

17,75 €

3,13 €

20,87 €
eFACT

5,95 €

 5,11 € 11,06€
eNOTUM

1,24 €

 13,22€

14,46€
EACAT Trámites

n / a

 14,46€

14,46€
vía Abierta

4,33 €

 0,23 €

4,57 €
Valisa

n / a

 14,46€

14,46€
Guardarlo y Archivo

n / a

 2,20 €

2,20 €
e-Tablero

n / a

 5,00 €

5,00 €

Notas:

  • Para alcanzar todo el potencial de los ahorros anteriores es necesario que los sistemas de información del ente estén integrados con los servicios AOC para automatizar los registros, trámites y consultas de interoperabilidad. Las principales integraciones son con el Registro unificado (MUX), e-Notum, Via Oberta y e-FACT.
  • En el caso de Via Oberta, el máximo del potencial de ahorro se consigue con la integración y automatización de las consultas de interoperabilidad.
  • Estos resultados pueden aplicarse independientemente del sistema de gestión integrado con los servicios AOC.

En el apartado de “Metodología” puede encontrar el detalle de cómo se calcula el ahorro generado en los diferentes pasos del proceso de cada servicio.

Principales conclusiones del análisis y las encuestas realizadas:

  • El/la ciudadano/a valora mucho su tiempo. En el estudio, el tiempo se valora de acuerdo al sueldo medio de un/a trabajador/a, pero la realidad es que para la ciudadanía el tiempo tiene un valor mucho mayor y que le supone una grave molestia tener que desplazarse a una oficina de la administración para realizar un trámite que podría realizar desde casa.
  • Uno de los costes importantes de la tramitación en papel es el gasto económico de archivo físico que origina.
  • De acuerdo con las encuestas, un/a ciudadano/a realiza una media de 3 trámites al año con el conjunto de las administraciones públicas.

Para calcular los ahorros de la administración digital, se analizan los costes de la tramitación presencial de una muestra representativa de actuaciones. Pero debe tenerse en cuenta que estos costes pueden variar en función de un conjunto amplio de factores. En este estudio se realiza una estimación de costes en banda baja de los casos analizados, para poder garantizar que la gran mayoría de las AAPP que gestionan los procesos con servicios digitales gozarán del ahorro asociado a cada uno de ellos.

Con este criterio, debe entenderse que este estudio plantea un importe mínimo o garantizado de ahorro, que puede ser superior o muy superior en función de las circunstancias o la eficiencia de cada administración.

Metodología

2021 Estudio de ahorros por el uso de la administración digital 2.0

  • Versión 2.0 (2021) Revisión detallada de la metodología aplicada en 2014 por los servicios eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT trámites y Valisa.
  • Evaluación cofinanciada con el Fondo de Promoción para la Evaluación de Políticas Públicas (PROBA) del Departamento de la Vicepresidencia y de Economía y Hacienda.

2018 Estudio de ahorros por el uso de la administración digital 1.1

  • Versión 1.1 (2018) Ampliación del cálculo de ahorros en los servicios Valisa, eTauler, DESA'L y iArxiu
  • Versión 1.0 (2014) Metodología y cálculo de ahorros que generan los siguientes servicios: eTRAM, eFACT, eNOTUM y EACAT trámites

Estado del proyecto

En producción. La metodología se revisa cada tres años.

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