Manlleu anonimitza els documents electrònics des del disseny i per defecte: DigiCanvis

La iniciativa innovadora de l’Ajuntament de Manlleu consisteix en la creació d’una eina que permet anonimitzar els documents electrònics en el mateix moment en què es creen i de forma automàtica, mitjançant l’ús d’etiquetes en les plantilles normalitzades a partir de les quals es generen els documents.

La solució permet compatibilitzar el compliment de la normativa de transparència amb el dret a la protecció de dades de caràcter personal eliminant les dades personals (anonimitzant) dels documents que es publiquen al portal de transparència o que són objecte de l’exercici del dret d’accés a la informació pública.

Aquesta iniciativa innovadora està documentada a l’Observatori dels DigiCanvis.

Com funciona?

L’Ajuntament de Manlleu ha implementat una funcionalitat del seu gestor d’expedients per protegir les dades personals des del disseny i per defecte, un principi clau en la privacitat i seguretat de les dades.

L’aplicació crea dues versions dels documents que s’han de publicar al portal de transparència (com ara les actes de la Junta de Govern Local) o que poden ser objecte del dret d’accés a la informació pública (resolucions, informes tècnics, etc.), una complerta i una altra sense dades personals.

La versió anonimitzada es crea a partir de plantilles normalitzades en les quals s’han identificat les dades de caràcter personal mitjançant etiquetes. A l’hora de generar el document, l’aplicació:

• Omet la informació etiquetada com a dada personal i no la mostra en el document generat.
• Afegeix un codi segur de verificació (CSV) que permet recuperar-los des de la seu electrònica de l’ajuntament i que acredita la seva autenticitat.
• Crea una portada on indica que el document és una còpia electrònica parcial autèntica i on figura el nom del funcionari o funcionària habilitada que l’ha creat i altra informació d’interès com les persones que signen el document original i l’expedient al qual pertany.

Quins avantatges aporta aquest servei?

• Millora l’eficiència i l’eficàcia de l’ens. L’automatització del procés d’anonimització permet generar els documents més ràpidament, amb menys esforç i amb menys possibilitat d’errors.
• Genera un estalvi de costos. Els treballadors públics poden dedicar el seu temps a altres tasques que aporten més valor a l’organització.
• Millora el compliment normatiu (compliance), ja que el procés d’anonimització i el document generat compleixen la normativa d’administració electrònica, de transparència i de protecció de dades de caràcter personal.
• Millora la confiança de la ciutadania, que percep que es respecta la seva privacitat i el seu dret a la protecció de les dades de caràcter personal.

El sistema ja està implantat a l’Ajuntament de Manlleu, en funcionament des de novembre de 2021. En el darrer any, s’han creat 429 documents anonimitzats de forma automàtica.

Si voleu conèixer tots els aspectes clau per implantar aquesta iniciativa, com ara els aspectes jurídics i tecnològics a tenir en compte o les despeses associades, podeu consultar la fitxa Anonimització de documents i publicitat activa, disponible a l’Observatori dels DigiCanvis.