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L'iniziativa innovativa del Comune di Manlleu consiste nella creazione di a strumento che consente di anonimizzare i documenti elettronici contestualmente alla loro creazione e in modo automatico, utilizzando i tag nei modelli standardizzati da cui vengono generati i documenti.
La soluzione rende compatibile il rispetto della normativa sulla trasparenza con il diritto alla protezione dei dati personali rimuovendo i dati personali (anonimizzazione) dai documenti che vengono pubblicati sul portale della trasparenza o che sono oggetto dell'esercizio del diritto di accesso all'informazione pubblica.
Questa iniziativa innovativa è documentata nelOsservatorio DigiCanvis.
Com funziona?
Il consiglio comunale di Manlleu ha implementato una funzionalità del suo case manager per proteggere i dati personali in base alla progettazione e per impostazione predefinita, un principio chiave per la privacy e la sicurezza dei dati.
L'applicazione crea due versioni degli atti che devono essere pubblicati sul portale della trasparenza (come i verbali della Giunta degli Enti Locali) o che possono essere soggetti al diritto di accesso alle informazioni pubbliche (delibere, relazioni tecniche, ecc.), uno completo e uno senza dati personali.
La versione anonimizzata viene creata da modelli standardizzati in cui i dati personali sono stati identificati mediante tag. Durante la generazione del documento, l'applicazione:
- Omette le informazioni etichettate come dati personali e non le visualizza nel documento generato.
- Aggiungi un codice di verifica sicura (CSV) che ti permetta di recuperarli dalla sede elettronica del Comune e che ne certifichi l'autenticità.
- Creare una copertina indicando che il documento è una copia elettronica parziale autentica e dove il nome del funzionario autorizzato che lo ha creato e altre informazioni rilevanti come le persone che hanno firmato il documento originale e il file a cui appartiene.
Quali vantaggi porta questo servizio?
- Migliora l'efficienza e l'efficacia dell'organizzazione. L'automazione del processo di anonimizzazione consente di generare documenti più velocemente, con meno sforzo e con meno possibilità di errori.
- Genera risparmi sui costi. I dipendenti pubblici possono dedicare il loro tempo ad altre attività che aggiungono più valore all'organizzazione.
- Migliorare la conformità normativa (conformità), in quanto il processo di anonimizzazione e il documento generato sono conformi alle norme per l'amministrazione elettronica, la trasparenza e la protezione dei dati personali.
- Migliora la fiducia dei cittadini, che percepiscono che la loro vita privata e il loro diritto alla protezione dei dati personali sono rispettati.
Il sistema è già implementato presso il municipio di Manlleu, operativo da novembre 2021. Nell'ultimo anno sono stati creati automaticamente 429 documenti anonimizzati.
Se vuoi conoscere tutti gli aspetti chiave per implementare questa iniziativa, come gli aspetti legali e tecnologici da tenere in considerazione o i costi associati, puoi consultare la scheda informativa Anonimizzazione dei documenti e pubblicità attiva, disponibile presso l'Osservatorio DigiCanvis.
Osservatorio DigiCanvis
Nuovo spazio per diffondere e promuovere progetti di trasformazione digitale
Raccoglie iniziative innovative e buone pratiche (DigiCanvis) che sono state implementate con successo nei comuni catalani e che sono fonte di ispirazione per il resto degli organismi.
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