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Consulta las iniciativas destacadas para reducir la brecha digital recogidas en el Observatorio de los DigiCanvis
La iniciativa innovadora del Ayuntamiento de Manlleu consiste en la creación de una herramienta que permite anonimizar los documentos electrónicos en el mismo momento en que se crean y de forma automática, mediante el uso de etiquetas en las plantillas normalizadas a partir de las cuales se generan los documentos.
La solución permite compatibilizar el cumplimiento de la normativa de transparencia con el derecho a la protección de datos de carácter personal eliminando los datos personales (anonimizante) de los documentos que se publican en el portal de transparencia o que son objeto del ejercicio del derecho de acceso a la información pública.
Esta iniciativa innovadora está documentada en laObservatorio de los DigiCanvis.
¿Cómo funciona?
El Ayuntamiento de Manlleu ha implementado una funcionalidad de su gestor de expedientes para proteger sus datos personales desde el diseño y por defecto, un principio clave en la privacidad y seguridad de los datos.
La aplicación crea dos versiones de los documentos que deben publicarse en el portal de transparencia (como las actas de la Junta de Gobierno Local) o que pueden ser objeto del derecho de acceso a la información pública (resoluciones, informes técnicos, etc.), una completa y otra sin datos personales.
La versión anonimizada se crea a partir de plantillas normalizadas en las que se han identificado los datos de carácter personal mediante etiquetas. A la hora de generar el documento, la aplicación:
- Omite la información etiquetada como dato personal y no la muestra en el documento generado.
- Añade un código seguro de verificación (CSV) que permite recuperarlos desde la sede electrónica del ayuntamiento y que acredita su autenticidad.
- Crea una portada donde indica que el documento es una copia electrónica parcial auténtica y donde figura el nombre del funcionario o funcionaria habilitada que la ha creado y otra información de interés como las personas que firman el documento original y el expediente al que pertenece .
¿Qué ventajas aporta este servicio?
- Mejora la eficiencia y eficacia del ente. La automatización del proceso de anonimización permite generar los documentos más rápidamente, con menor esfuerzo y con menor posibilidad de errores.
- Genera un ahorro de costes. Los trabajadores públicos pueden dedicar su tiempo a otras tareas que aportan mayor valor a la organización.
- Mejora el cumplimiento normativo (compliance), puesto que el proceso de anonimización y el documento generado cumplen la normativa de administración electrónica, de transparencia y de protección de datos de carácter personal.
- Mejora la confianza de la ciudadanía, que percibe que se respeta su privacidad y derecho a la protección de los datos de carácter personal.
El sistema ya está implantado en el Ayuntamiento de Manlleu, en funcionamiento desde noviembre de 2021. En el último año, se han creado 429 documentos anonimizados de forma automática.
Si desea conocer todos los aspectos clave para implantar esta iniciativa, como los aspectos jurídicos y tecnológicos a tener en cuenta o los gastos asociados, puede consultar la ficha Anonimización de documentos y publicidad activa, disponible en el Observatorio de los DigiCanvis.
Observatorio de los DigiCanvis
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