Registre Públic de Contractes i DESA’L

Segons el que estableix l’article 29 del Reial decret legislatiu 3/2011, de 14 de novembre, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de contractes del sector públic, sempre que la quantia del contracte excedeixi els:

  • 600.000 euros, si es tracta d’obres, concessions d’obres públiques, gestió de serveis públics i contractes de col·laboració entre el sector públic i el sector privat
  • 450.000 euros, si es tracta de subministraments
  • i 150.000 euros, en els de serveis i en els contractes administratius especials,

cal remetre al Tribunal de Comptes una còpia certificada del document en què s’hagi formalitzat el contracte, així com els plecs de clàusules administratives i els plecs de prescripcions tècniques. Aquesta remissió es fa mitjançant el Registre Públic de Contractes ( RPC ).

Un cop adjunteu els documents al RPC, aquests es dipositaran de forma automàtica al DESA’L de cada ens. És per això que quan un organisme del món local pugi un document a RPC, aquest s’enviarà de manera automàtica al DESA’L . És important mantenir sempre els documents guardats al DESA’L i no eliminar-los sota cap concepte ja que han d’estar disponibles en tot cas.

8 Comentaris

  1. Compte amb l’afirmació “És important mantenir sempre els documents guardats al DESA’L i no eliminar-los sota cap concepte ja que han d’estar disponibles en tot cas.”

    1) S’han de conservar mentre legalment hi hagi obligació de fer-ho, d’acord amb les disposicions de conservació I eliminació de documents de la Comissió Nacional d’Accés I Avaluació I Tria de Documents de Catalunya (CNAATD). Per tant, en aquest cas no sempre i/o no tot l’expedient.

    2) La conservació a llarg termini de documents no pot ni ha de recaure en DESA’L sinó en els sistemes de gestió de cada organisme i, si és el cas, en repositoris de preservació segura a llarg termini com seria iARXIU. La finalitat de DESA’L no és aquesta i les AAPP no poden “abdicar” de les seves responsabilitats pel simple fet d’utilitzar-lo.

    1. Benvolgut Sr. Esteve,

      Volíem fer referencia a que els documents, quant a contractació pública, que s’enviin des de l’RPC al DESA’L han d’estar disponibles per a la funció fiscalitzadora dels òrgans de control ( Sindicatura de Comptes, etc…). Òbviament és responsabilitat de cada organisme el manteniment d’aquests.

      Cordialment,

      1. Benvolgut,

        Sí, sóc conscient que el missatge essencial és el que comenteu. Ara bé, cal ser precís sobre com cal fer-ho i és evident que la disponibilitat d’aquests documents a efectes de control i auditoria externa no recau en DESA’L, sinó en els sistemes de gestió de cada Administració.

        Això no va en detriment de la utilitat de DESA’L com a “punt de recepció” temporal de les accions (i documents) realitzades a eaCAT i altres serveis AOC, però cal ser molt clar en el fet que DESA’L no substitueix l’obligació (i necessitat) d’integrar aquests documents en els sistemes de gestió de cada Administració.

        L’AOC ofereix uns serveis molt útils, però malgrat la llei actualment queda a criteri de cada organització el fet de disposar d’un sistema de gestió de documents capaç d’integrar-los. És a dir, l’ús i la utilitat d’aquests serveis facilitadors i complementaris no eximeixen de l’adopció de mesures necessàries a nivell intern per a la seva gestió i disponibilitat durant el temps que sigui necessari.

  2. Un dubte, el que esteu dient és que aquests documents que es pugen al RPC, en realitat es dipositen a DESA’L (i, entenc, només a DESA’L), de manera que cal que estiguin disponibles als efectes oportuns. Això implica que els documents es custodien a DESA’L en unes carpetes concretes (classes, nivells, com vulgueu dir-li) i si es re-classifiquen, ja no podran ser recuperats pels òrgans de control?

    M’explico: per la meva experiència amb DESA’L, per molt que jo incorpori el nostre Quadre de Classificació, vosaltres genereu un caos de carpetes (i perdoneu que sigui clar, però ho és) sota el títol de “Documentació pendent de classificar”. Per EACAT, per exemple, em feu un nivell que es diu “CAOC.1.1.22 – Trameses genèriques” que va a parar a un altre nivell dit “CAOC.1.1.22.1 – Tramesa genèrica”: sobren les paraules. Lògicament, m’agradi més o menys com ho feu, d’alguna manera heu de gestionar la documentació, creant classes/nivells; fins que no tinguem una integració amb els nostres sistemes de gestió, a nosaltres ens pertoca redirigir tota aquesta documentació cap allà on toca, segons el nostre QdC, per poder aplicar les corresponents polítiques de gestió.

    I ara la pregunta, aquesta documentació del RPC, quan un òrgan de control la crida per recuperar-la, ha de ser-hi per força allà on l’heu dipositada vosaltres (classe/nivell “CAOC” més el que pertoqui)? Tindran problemes per recuperar-la si la “tallem” i la “copiem” a una de les nostres classes (nivell del QdC corporatiu)?

    1. Benvolgut Sr. Munuera,

      Aquesta documentació que esmenteu ( contracte, plec de clàusules administratives i plec de prescripcions tècniques ) que dipositeu al RPC, en els casos establerts per normativa, és documentació que vosaltres ja teniu ( sigui en un expedient electrònic de contractactació, sigui en un altre sistema de classificació documental intern ). No és documentació nova que genereu. Per tant, no té massa sentit que un cop dipositada al DESA’L la volgueu recuperar ( tallar i copiar ) de nou ja que és documentació que ja tenieu prèviament. És per això que, responent a la vostra pregunta, si, si la treieu d’allà, els organismos de control no hi podrán tenir accés.

      Cordialment,

      1. Benvolgut Sr. Carles,
        Gràcies per la ràpida resposta. Tota la raó, qualsevol documentació que nosaltres produïm estarà als nostres sistemes, però es pot donar el cas d’un Ajuntament que no tingui un gestor documental i utilitzi només DESA’L com a repositori segur, amb la qual cosa caldrà que gestioni aquests documents a DESA’L, que a més serà la seva porta per transferir-los a iArxiu (per tant, els haurà de tenir classificats correctament).
        Ara bé, si com diu vostè ja ho tenim al nostre gestor documental i fem la gestió oportuna allà, això no ens eximeix del fet que les còpies originals que tenim a DESA’L també s’hauran de gestionar. És a dir, la necessitat que aquests documents siguin a DESA’L per poder ser recuperats pels òrgans de control, tindrà una temporalitat, amb la qual cosa s’haurà d’establir un termini segons el qual aquests documents s’eliminaran. Això ho fareu vosaltres? Si aquest és el cas, aleshores no cal que ens preocupem doncs de res més que ser conscients que aquests documents són custodiats, per unes finalitats molt concretes, a DESA’L i prou.
        Novament, gràcies per respondre amb tanta celeritat. Molt agraït.

  3. Benvolgut senyor de Mena,

    Arran dels comentaris de Jaume Munuera i la seva resposta es desprèn que:
    1) Altres organismes (de control en aquest cas) poden o podrien accedir a DESA’L.
    2) La documentació tramesa a tercers i la seva disponibilitat per part d’aquests queda subjecta a la seva custòdia a DESA’L.

    Quant al primer punt, a les condicions del servei de DESA’L no s’especifica que altres organismes públics hi podran accedir per raó de que en siguin els destinataris. Per tant, compte, no pot ser un servei inclòs per defecte perquè resta efectivitat a les prestacions i utilitat de DESA’L, i això incideix directament en el segon punt.

    En aquest cas, qui sigui titular del RPC és qui ha de gestionar la documentació que rep, i ho ha de fer amb independència i de forma separada de com la gestioni l’organisme emissor.

    No fer-ho així és, al meu entendre, un greu error, perquè interfereix en la gestió del cicle de vida de la documentació que fa cada organització, sobretot si com comenta en Jaume Munuera la reclassificació o extracció de documents, a més de complexa, afecta la disponibilitat de la documentació per part dels seus destinataris.

    Si el criteri pretès és enllaçar documents, cal tenir en compte que els terminis de disponibilitat a l’eTauler o al Perfil del Contractant seran necessàriament diferents dels del RPC. No preveure aquest fet aboca les AAPP a una gestió vinculada de terminis de disposició, sempre amb el termini més llarg i, per tant, a una difícil i complexa gestió centralitzada de la documentació al Núvol AOC.

    La qüestió és si hi ha realment consciència del que això comporta a mitjà termini (per no parlar del curt). DESA’L pot ser una eina extremadament útil, però demanaria prudència en com es pretén gestionar.

    1. Benvolgut Sr. Esteve,

      Estem parlant de documents de contractació pública que, en els casos establerts per normativa, han d’estar a disposició dels òrgans de control/fiscalització per a la seva consulta. En aquests sentit no es tracta ” d’altres organismes” sinó concretament de la Sindicatura de Comptes. D’altra banda, no s’accediria a tot el DESA’L sinó a la carpeta corresponent i exclusiva del RPC habilitada per aquest aspecte.

      Cordialment,

Connectem

La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata.

  • Aquest camp només és per validació i no s'ha de modificar.
CA ES EN