Puc afegir o crear expedients de forma massiva i automàtica?

Usuari responsable: arxiver i qualsevol usuari que tingui permisos d’escriptura

El botó “càrrega múltiple”  permet crear expedients i carregar documents de forma automàtica a partir d’un directori del sistema de fitxers seleccionat per l’usuari. Cal tenir en compte que la lògica que DESA’L fa servir per crear els expedients i documents és la següent:

  • En primer lloc, l’usuari ha de seleccionar la classe on desitja carregar els expedients i documents ja que DESA’L SEMPRE crearà expedients a la classe seleccionada, MAI crearà classes dins de la classe seleccionada.
  • DESA’L replicarà l’estructura de carpetes del primer nivell del directori arrel seleccionat amb les següents particularitats:
    • Es crearan tants expedients a la classe desitjada com directoris hi hagi al primer nivell del directori arrel local seleccionat.
    • Es pujaran de forma massiva tots els documents continguts a cada branca del primer nivell del directori local a l’expedient corresponent de la classe, amb independència que aquests es trobin en directoris fills.
    • Si a més de directoris o carpetes, hi ha documents al primer nivell de l’estructura local, DESA’L crearà un expedient amb el mateix nom que el directori arrel seleccionat per pujar i hi desarà tots els documents.

En el següent gràfic es detalla el comportament de la càrrega múltiple a nivell de classe:

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS1

Per realitzar una càrrega massiva cal entrar dins d’una classe del quadre de classificació i clicar al botó “Càrrega múltiple”:

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS2

Com que aquesta funcionalitat fa servir un applet que es descarrega automàticament en el navegador web, la primera vegada que es fa servir aquest component el navegador et demana si vols confiar en l’editor del component. Cal marcar el check i clicar el botó “Si”

Important: Per poder utilitzar l’aplicació és obligatori tenir instal·lada la versió 1.5 o superior de Java.

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS3

El funcionament de l’aplicació de càrrega massiva és molt senzill. Cal clicar el botó “Examinar” per anar a buscar la carpeta que inclourà altres carpetes i documents que es volen pujar en el directori de fitxers local de l’usuari. L’usuari ha de seleccionar la carpeta “mare” i clicar el botó “obrir”

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS4

En concret, l’usuari ha de seleccionar la carpeta “mare” que inclouen els documents i carpetes que vol carregar. L’aplicació, tal i com s’ha descrit anteriorment, crearà expedients en funció de les carpetes incloses dins de la carpeta seleccionada.

En l’exemple de sota, l’usuari ha seleccionat la carpeta “expedients_actes”. I aquesta carpeta inclou en el primer nivell un document i 2 carpetes

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS5

Un cop seleccionada la carpeta, l’aplicació informa dels documents que es pujaran. Només cal clicar el botó “Pujar” per iniciar la càrrega dels documents. Si hi ha algun dels documents que no es volen pujar només cal seleccionar-lo i clicar el botó “Elimina seleccionats”. El botó “Elimina tots” elimina tots els documents que s’han capturat prèviament

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS6

A continuació s’aniran pujant tots els documents seleccionats. A la barra podràs saber el temps restant de càrrega.

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS7

Important: No tanquis l’applet mentre s’estiguin carregant els documents ja que sinó es perdrà la connectivitat i els documents no es carregaran

Un cop ha finalitzat el procés, l’aplicació informa del nombre de documents pujats i del nombre d’expedients que s’han creat:

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS8

A continuació podràs veure a DESA’L els expedients creats i els documents que s’han inclòs en cada carpeta d’expedient. A més a més, DESA’L ha incorporat automàticament totes les metadades obligatòries a nivell d’expedient i document:

DESAL_CARREGA_EXPEDIENTS9

T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (+3 puntuación, 3 votos)
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ