Manual TMAS – Tramesa d’informació, escrits i documentació

TMAS

1. Què és la TMAS?

La Tramesa d’informació, escrits i documentació (TMAS) o, també anomenada tramesa massiva, és un servei genèric d’EACAT, que permet l’edició i enviament d’una o més comunicacions personalitzades de cop, que poden anar dirigides a:

  • Les administracions públiques catalanes, a través d’una tramesa d’EACAT.
  • Els ciutadans i les empreses, a través d’una notificació electrònica.
2. Qui la pot utilitzar?

Aquest servei està pensat per als departaments de la Generalitat de Catalunya i per als ens supramunicipals.

Si sou d’aquest tipus d’ens i voleu utilitzar-lo, el vostre gestor d’usuaris ha de sol·licitar el servei al Consorci AOC.

3. Què necessito per utilitzar la TMAS

Per poder utilitzar el servei TMAS cal: 

  • Ser usuari d’EACAT. Si no ho sou, us dirigiu al vostre gestor d’usuaris.
  • Disposar del servei i els rols (Consulta de tramesa i Usuari del servei) assignats. Si no el teniu us dirigiu al vostre gestor d’usuaris.
  • Tenir l’oficina de registre de S@rcat assignada on es farà l’assentament de sortida del registre, si sou un usuari d’un departament de la Generalitat de Catalunya. Per comprovar aquesta informació us poseu en contacte amb el gestor d’usuaris del vostre departament.

3.1 Qui és el meu gestor d'usuaris?

Podeu saber qui és el vostre gestor en la secció Inici en l’espai Els meus gestors.

4. Com accedeixo al servei?
  • Accediu a EACAT (eacat.cat) i entreu amb l’usuari i contrasenya o amb el vostre certificat.
  • Aneu a la secció Aplicacions
  • Premeu Accedeix al servei Tramesa d’informació, escrits i documents
5. Com crear una tramesa?

Un cop dins del servei, cal fer el següent:

  • Premeu Crea nou lot de trameses o Creeu un nou lot.
  • Seleccioneu a qui voleu adreçar la comunicació:
    • Ciutadans o empreses
    • Administracions públiques

5.1 Si selecciono Administracions públiques

Cal fer els passos següents:

a) El PAS 1: els destinataris a qui va dirigida la tramesa
  • Per incloure les administracions públiques destinatàries teniu dues opcions:
    • Podeu baixar la Plantilla administracions.xls per emplenar-la amb les dades dels destinataris.
    • Podeu utilitzar una plantilla que tingueu creada -sempre seguint amb el format de la Plantilla administracions.xls-.

      Podeu afegir noves columnes a la Plantilla administracions per personalitzar la comunicació. Trobareu més informació en el punt 6. Plantilla de dades dels destinataris.
  • Un cop emplenada, premeu Navega per buscar-la en el vostre ordinador.
  • Seleccioneu la Plantilla administracions, és a dir l’arxiu excel (Excel 2003), amb les dades dels destinataris.
  • Premeu Continua, per continuar amb el PAS 2.
b) PAS2: Respecte al document a enviar
  • Podeu seleccionar 3 opcions:
    • L’editaré sense utilitzar plantilla
    • L’editaré des de la plantilla: cal seleccionar alguna de les plantilles que hi hagi.
    • Ja el tinc, només necessito adjuntar-lo

  • En aquest cas, seleccionarem l’opció L’editaré sense utilitzar plantilla, que permet crear una comunicació personalitzada a enviar mitjançant l’editor de documents i les seves opcions. Us explicarem les altres dues opcions en el punt 7. Documents a enviar.
  • Editeu el text que ha de tenir el document (ofici, carta, notificació, sol·licitud). Trobareu informació sobre l’edició de la comunicació en el punt 8. Edició de la tramesa.
  • Visualitzeu una tramesa determinada, seleccionant el número de tramesa i prement Previsualitza tramesa.
  • Doneu-li un nom i deseu-la com a plantilla, si l’heu d’utilitzar més vegades. Si només l’heu d’utilitzar una vegada premeu directament Continua.
  • Premeu el botó Continua si voleu seguir
  • Per enviar la tramesa, feu les accions següents:
    • Escriviu el Títol de l’enviament -de la TMAS-.
    • Premeu Navega per buscar el document que cal adjuntar, si escau.
    • Premeu Crea trameses, per finalitzar.

  • Mentre s’està generant la tramesa, veureu la imatge següent:
  • Un cop la tramesa ja està generada i enviada, veureu el següent:
  • És el moment de trobar la tramesa al Registre:

5.2 Si selecciono Ciutadans o empreses

Per poder utilitzar aquesta opció heu de disposar d’eNotum, que és el servei de notificacions/comunicacions electròniques. Si no és així us podeu adreçar al vostre gestor d’usuaris perquè faci les gestions oportunes amb el Consorci AOC. Trobareu més informació en la FAQ: Com sol·licitar el servei e-Notum?

Si ja disposeu d’eNotum, cal que feu els passos següents:

a) PAS 1: els destinataris a qui va dirigida la notificació/comunicació electrònica

  • Per incloure els destinataris teniu dues opcions:
    • Baixar la Plantilla ciutadans o empreses.xls per emplenar-la amb les dades dels destinataris.
    • Utilitzar una plantilla que ja heu creat -sempre seguint amb el format de la Plantilla ciutadans o empreses.xls.

    Trobareu més informació sobre el format de la plantilla en el punt 6. Plantilla de dades dels destinataris.

  • Un cop emplenada, premeu Navega per buscar-la en el vostre ordinador.
  • Seleccioneu la plantilla, és a dir l’arxiu excel (Excel 2003), amb les dades dels destinataris.
  • Premeu Continua per passar al PAS 2.
b) PAS 2: la notificació/comunicació electrònica
  • Ve seleccionada, per defecte, l’opció Ja el tinc, només necessito adjuntar-lo.
  • Premeu Continua per adjuntar la notificació/comunicació.
  • Per enviar la notificació/comunicació, feu les accions següents:
    • Escriviu el Títol de l’enviament -de la TMAS-.
    • Seleccioneu el Tipus de tramesa segons sigui una notificació o una comunicació.
    • Seleccioneu quin tipus d’Accés utilitzarà el ciutadà/empresa per accedir a la notificació/comunicació:
      • Contrasenya d’un sol ús
      • Certificat digital

  • Premeu Navega per buscar en el vostre ordinador la notificació/comunicació signada per l’òrgan competent.
  • Carregueu la notificació
  • Premeu Crea trameses, un cop carregada la notificació o comunicació signada.
  • Mentre s’està generant la tramesa, veureu la imatge següent:
  • Un cop la tramesa ja està generada i enviada, veureu el següent:
  • És el moment de trobar la tramesa al Registre:
6. Plantilla de dades dels destinataris

La plantilla és un arxiu excel (Excel 2003), on s’hi col·loquen les dades dels destinataris. Hi ha dos tipus de plantilles diferents en funció de si les trameses van dirigides a Administracions públiques o a Ciutadans o empreses. Les peculiaritats d’aquestes dues plantilles diferents les exposarem tot seguit:

  • Plantilla de dades on els destinataris són administracions públiques
  • Plantilla de dades on els destinataris són ciutadans o empreses

Independentment del tipus de tramesa que seleccioneu, podeu descarregar-vos la plantilla base corresponent, que contindrà totes les columnes obligatòries i, sobre aquesta plantilla, podeu afegir les columnes necessàries per fer la comunicació personalitzada.

Cal, però fer una sèrie de consideracions generals pel que fa al format de la plantilla:

  • Les columnes opcionals, de color gris clar, no es poden eliminar, tot i que estiguin buides (no disposin de valors).
  • Els noms de les columnes són els que es faran servir per identificar els camps a l’editor i, per tant, no es poden canviar.
  • L’ordre de les columnes s’ha de respectar. No es pot modificar.

6.1 Plantilla de dades on els destinataris són administracions públiques

La plantilla és un arxiu excel on s’hi ha de col·locar les dades de les administracions públiques destinatàries. Les columnes que han d’aparèixer són les següents:

  1. La primera columna s’ha de dir CodiINE. El contingut d'aquesta columna és obligatori i ha de correspondre al codi de 10 dígits dels ens destinataris de la tramesa. Cal destacar que aquests han de correspondre a ens adherits a la plataforma EACAT. Per tant, es validarà que tots els destinataris indicats existeixen i que estan adherits a EACAT. En cas contrari no deixarà continuar.
    Aquests codis els podeu consultar al cercador d’ens locals de Catalunya del Municat, en cas que no el conegueu.
  1. La segona columna s’ha de dir Email. Tot i que apareix, aquesta columna no funciona, per tant, no cal emplenar-la.
  2. Altres columnes que puc afegir. L’arxiu excel permet afegir noves columnes per personalitzar la comunicació. El format de les columnes afegides ha de tenir en compte el tipus de dades que poden ser: text, data i número. Qualsevol altre format es processa com a text normal.
  • Format text, s’interpreta com a tal i es respecten les majúscules i minúscules.
  • Format data, que es mostra de la manera següent: dd/mm/yyyy.
  • Format número. Per a les columnes de tipus numèric, es pot afegir opcionalment un sufix al nom de les columnes que indica el número de dígits decimals; opcionalment, també es pot afegir el caràcter € per als camps de tipus moneda. El sufix per indicar el número de decimals és _Xd on X és el nombre de decimals que desitgem; Si hi afegim una E s’inclou el símbol de l’euro.
    A continuació mostrem alguns exemples:
    • CP_0d amb valor 12345 donaria com a resultat: 12345
    • CP_2d amb valor 12345 donaria com a resultat: 12.345,00
    • CP_0dE amb valor 12345 donaria com a resultat: 12345 €
    • CP_2dE amb valor 12345 donaria com a resultat: 12.345,00 €

    Els noms de les columnes només poden contenir caràcters alfanumèrics sense accents. Així doncs, no es poden utilitzar accents, espais en blanc, punts, guions, etc.

6.2 Plantilla de dades on els destinataris són ciutadans o empreses

La plantilla és un arxiu excel on s’hi ha de col·locar les dades dels ciutadans o empreses destinatàries. Les columnes que han d’aparèixer són les següents:

  1. La primera columna s’ha de dir Referencia. El contingut d’aquesta columna és obligatori i per a cada enviament s’ha d’indicar una codi numèric únic. Aquest codi de referència s’utilitza per localitzar la notificació electrònica a eNotum.
  2. La segona columna s’ha de dir TipusDestinatari. El contingut d’aquesta columna és obligatori i per a cada enviament s’ha d’indicar el valor NIF. Aquesta columna es va crear quan encara existien els CIF, llavors hi havia dos valors que es podien introduir: NIF o CIF, depenent de si es tractava d’un ciutadà o una empresa, respectivament. Actualment, només s’introdueix el valor NIF (ja sigui un ciutadà o una empresa).
  3. La tercera columna s’ha de dir Destinatari. El contingut d’aquesta columna és obligatori i cal indicar el NIF del destinatari . El sistema validarà tots els NIF introduïts i si en troba d’algun incorrecte ho informarà perquè es pugui corregir.
  4. La quarta columna s’ha de dir NomRaoSocial i també és obligatòria. En aquesta columna cal indicar el nom del destinatari si és un ciutadà o bé la raó social de l’empresa si l’enviament es per a una empresa.
  5. La cinquena columna s’ha de dir PrimerCognom i només s’ha d’informar en aquells casos en els que el destinatari de l’enviament sigui un ciutadà.
  6. La sisena columna s’ha de dir SegonCognom i és opcional. Només s’ha d’indicar quan el destinatari de l’enviament sigui un ciutadà i sempre i quan aquest tingui segon cognom.
  7. La setena columna s’ha de dir Email i és obligatòria. Aquesta és l’adreça a la qual s’enviarà l’avís de la disposició de la notificació electrònica.
  8. La vuitena columna s’ha de dir Mobil i és opcional. Aquest és el número de mòbil del destinatari en el qual s’enviarà un SMS amb l’avís de la disposició de la notificació electrònica, i si s’escau, la paraula de pas d’un sol ús per accedir-hi.
  9. La novena columna s’ha de dir Idioma i és obligatòria. Els 2 possibles valors són: CA si la notificació és en català o bé ES si la notificació és en castellà.
  10. La desena columna s’ha de dir TipusDestinatariVinculat i és opcional. Aquesta columna només s’ha d’indicar en cas que el destinatari sigui una empresa, sempre que es vulgui fer referència a una persona de l’empresa. El valor és el seu NIF.
  11. L’onzena columna s’ha de dir DestinatariVinculat i és opcional. Aquesta columna només s’ha d’indicar en cas que el destinatari sigui una empresa. Es tracta de l’única persona que podrà rebre la notificació. En aquesta columna s’haurà d’indicar el seu NIF.
  12. La dotzena columna s’ha de dir NomVinculat i és opcional. Aquesta columna només s’ha d’informar quan s’hagi omplert la columna DestinatariVinculat i es fa servir per indicar el nom de la persona vinculada.
  13. La tretzena columna s’ha de dir PrimerCognomVinculat i és opcional. Només s’ha d’informar quan s’hagi omplert la columna DestinatariVinculat i es fa servir per indicar el primer cognom de la persona vinculada.
  14. La catorzena columna s’ha de dir SegonCognomVinculat i és opcional. Només s’ha d’informar quan s’hagi omplert la columna DestinatariVinculat i es fa servir per indicar el segon cognom de la persona vinculada.
7. Documents a enviar

En funció dels destinataris de la tramesa les opcions per carregar el document a enviar seran diferents:

7.1 Opcions del document (tramesa) quan va dirigit a administracions públiques

Si es tracta d’una tramesa que va dirigida a Administracions públiques podeu seleccionar entre aquestes 3 opcions:

    • L’editaré sense utilitzar plantilla, permet crear una tramesa personalitzada mitjançant l'editor de documents i les seves opcions. Trobareu més informació en el punt Edició de la tramesa.
    • L’editaré des de la plantilla, permet carregar una plantilla prèviament emmagatzemada.
    • Ja el tinc, només necessito adjuntar-lo. En aquesta opció el document ja existeix i només cal adjuntar-lo.

7.2 Opcions del document (comunicació o notificació) quan va dirigit a ciutadans o empreses

En aquest cas només es permet seleccionar la tercera opció Ja el tinc, només necessito adjuntar-lo.

8. Edició de la tramesa

Només podeu utilitzar l’editor en cas que els destinataris siguin administracions públiques i que a l’hora d’enviar el document hagueu seleccionat l’opció L’editaré sense utilitzar plantilla, la qual cosa us permet donar format al text introduït i incloure camps personalitzats.

Dins de l'editor trobareu opcions per donar format al text (tipus de lletra, mida, color, etc.) alineació i justificació (sagnats, llistes, etc.)

Tot seguit s’expliquen algunes característiques de l’editor que us poden ser útils a l’hora de personalitzar un document:

  1. Incloure un logo o una imatge
  2. Inserir una taula
  3. Enganxar des d’un document Word
  4. Importar camps de l’Excel
  5. Previsualització
  6. Desar com a plantilla

8.1 Com incloure un logo o una imatge a la tramesa

  • Seleccioneu la icona Imatge i podreu seleccionar entre dues opcions:
    • Afegir un enllaç a una imatge d'Internet.
    • Pujar una imatge pròpia o fer-ne servir una d'existent al directori de l'usuari. Per fer-ho cal:
      • Prémer el botó Veure servidor i us apareix un llistat de les imatges que el vostre usuari ha pujat al seu directori.
      • En podeu afegir de noves prement Navega i seleccionant-les en l’equip local.
      • Finalment, cal prémer Puja per guardar-les a l’espai de l’usuari, la qual cosa permet que estiguin disponibles per a usos futurs.

8.2 Com inserir una taula

  • Seleccioneu la icona Taula de la barra d’eines de l’editor, per crear una taula.
  • En la finestreta de Propietats de la taula que s’obre, afegir les dades de configuració de la taula. Les propietats bàsiques d'una taula que es poden modificar són:
    • Files, cal col·locar el número de files de la taula, obligatòriament.
    • Columnes, cal col·locar el número de columnes de la taula, obligatòriament.
    • Amplada, és l’amplada de la taula.
    • Alçada, és l'alçada de la taula.
    • Capçaleres, és un camp desplegable que permet seleccionar quin lloc ocuparan els títols (Primera fila, Primera columna o Ambdues), per tal de continuar donant format a la taula.
    • Mida de vora, és el gruix de la vora de la taula.
    • Alineació, és com s’alinea la taula en la pàgina (Ajusta a l’esquerra, Centre i Ajusta a la dreta).
    • Espaiat entre cel·les, és l’espai entre cel·les individuals.
    • Encoixinament de cel·les, és l'espai entre la vora de la cel·la i els seus continguts.
    • Títol de la taula que es mostra a la seva part superior.
    • Resum de la taula, és el resum del contingut de la taula disponible per a mecanismes assistive (per exemple, lectors de pantalla). Es tracta d’una bona pràctica perquè permet fer més accessible la lectura d’una taula a usuaris amb discapacitats.
    • Avançat, es tracta d’algunes opcions avançades per acabar de formatar les taules.

8.3 Enganxar des d'un document Word

Per enganxar un fragment de text d’un document Word cal fer el següent:

  • Seleccioneu el text al document Word i copiar-lo al porta papers.
  • Situeu-vos a l’Editor del servei TMAS, just en el punt on voleu inserir el text, premeu la icona Codi font.
  • Premeu el botó dret del ratolí i seleccioneu Enganxa o Control V per enganxar el text a l’Editor. Com només es permet copiar text sense format, cal que per formatar el text, premeu novament la icona Codi font.
  • Cal que aneu formatant el text dins de l’Editor (tipus i mida de la font; alineació; negretes, etc.)Cal destacar que aquesta opció NO serveix per enganxar imatges i que aquestes s’han d’inserir d’acord a les indicacions de l’apartat 8.1 Com incloure un logo o una imatge a la tramesa.

8.4 Importar els camps de l'Excel

Per tal de poder personalitzar la comunicació, cal introduir en l’editor els diferents camps personalitzats que s’inclouen al fitxer Excel carregat en el primer pas. Per fer-ho cal clicar a la icona de la part dreta de la barra d'opcions.

A continuació s’obrirà una finestra on es podrà seleccionar en un desplegable el nom del camp que voleu incloure a l’Editor.

L’editor afegirà una referència del tipus ({$NomCamp}) per indicar que aquella marca serà substituïda pel valor corresponent a l’ens destinatari.

Aquests valors no s'han de modificar amb l'editor de text directament, s'ha de fer sempre seleccionant la icona i important-los amb el plugin.

8.5 Previsualització

En qualsevol moment de l’edició de la comunicació, l’usuari podrà fer una previsualització del document per veure l’aspecte final que tindrà aquest. Per a fer-ho l’usuari haurà de fer clic a la funcionalitat Previsualitza tramesa.

Per defecte es previsualitza el document per al primer destinatari, però l’usuari podrà triar qualsevol dels 10 primers amb el desplegable que hi ha al costat.

8.6 Desar com a plantilla

El servei permet en qualsevol moment guardar el document en edició com a plantilla per a usos futurs. Aquesta opció és molt útil per exemple en aquells casos en els quals es vol disposar d’una plantilla corporativa que inclogui el logo de l’ens emissor en la capçalera o les dades de contacte de l’emissor en el peu de plana.

Per a fer-ho cal indicar un nom per a la plantilla i a continuació fer clic a l’opció Desa com a plantilla.

Si ja existeix una plantilla amb aquest nom llavors serà reemplaçada per la nova.

Tot i que la comunicació que s’estigui editant no sigui reaprofitable per a posteriors usos, és molt recomanable anar guardant el document en curs de forma periòdica. D’aquesta manera no es perdrà la feina realitzada davant un tall de comunicacions o en cas de sortir de forma accidental del servei.

Per a aquests usos recomanem tenim una plantilla anomenada Document en curs que s’anirà actualitzant cada vegada.

9 Signatura de les comunicacions
La signatura de les comunicacions que creeu és diferent en el cas que els destinataris siguin:
  • Administracions públiques
  • Ciutadans o empreses
a) Els destinataris són Administracions públiques
Sempre se signa la tramesa que embolcalla els documents que s’adjunten o el contingut que es redacta mitjançant el certificat de segell electrònic de l’ens. En cas que l’ens no disposi d’aquest certificat cedit al Consorci AOC, s’utilitzarà el certificat de segell electrònic del Consorci AOC.
b) Els destinataris són Ciutadans o empreses
Per enviar una notificació o comunicació s’annexa el document (l’acte administratiu) signat per l’òrgan competent. És molt important, que el primer document que s’annexi sigui aquest acte administratiu signat electrònicament.
Aquesta informació ha estat útil? NoSí
El 100% l'ha trobat útil (1 vots)
Close Bitnami banner
Bitnami