Com es crea una representació?

Què necessito per a crear una representació?

Tota representació ha de contenir les següents dades:
• El poderdant (nom/raó social i NIF): Pot ser una persona física o bé una persona jurídica.
• El representant (nom/raó social i NIF): Pot ser una persona física o bé una persona jurídica.
• Tipus d’apoderament: Que pot ser “General”, “A un organisme” o bé “A tràmits”. Podeu consultar més detall a Tipus d’apoderaments (apartat Tipus d’apoderaments).
• Capacitat per a la qual s’atorga la representació per als tràmits. Aquesta capacitat pot ser: “Totes”, “Consultar”, “Tramitar” i/o “Rebre notificacions”.
• Vigència de l’apoderament, que indica el període que l’apoderament serà vigent.
• Tramitació atesa, si cal que el funcionari faci la tramitació en nom de l’interessat.
• Documentació adjunta que caldrà aportar per a acreditar la representació. Consulteu l’apartat d’Obtenir plantilles de sol•licitud.

En cas que l’apoderament es creï per a un ens en particular (apoderament del tipus “A un organisme”), caldrà informar el camp Organisme amb l’ens davant el qual s’atorga la representació.

En cas que l’apoderament es creï per a un tràmit o bé un conjunt de tràmits (apoderament del tipus “A tràmits”), caldrà informar els camps:
• Organisme, amb l’ens davant el qual s’atorga la representació.
• Tràmit/s pels que s’atorga la representació. És possible triar primer la família de tràmits, per tal de facilitar la selecció de la llista de tràmits a atorgar la representació

Com puc fer una inscripció al Representa?

Un cop has informat les dades del poderdant i del representant t’apareixeran unes pestanyes, com es mostra a la següent imatge:

Has d’activar la pestanya d’Inscripció, que ja estarà activada per defecte, i informar els camps segons es comenta a Què necessito per a crear una representació?.

Si necessites més detall sobre com fer una inscripció  en funció del Tipus d’apoderaments, pots consultar els següents punts:

  • Com fer una inscripció d’un apoderament general.
  • Com fer una inscripció d’un apoderament a un organisme.
  • Com fer una inscripció d’un apoderament per a un tràmit a un organisme.

Les empreses han de gestionar les representacions per via electrònica?

Sí. Segons els arguments que s’exposaran a continuació, les persones jurídiques estarien obligades a fer i gestionar apoderaments en electrònic.

Atorgar un apoderament no és un procediment administratiu sinó la capacitat d’obrar en el procediment administratiu, un requisit previ per actuar.

Si ens fixem en l’article 14 de la LPAC, “Dret i obligació de relacionar-se electrònicament amb les Administracions Públiques” (ubicat sistemàticament a la Llei en el títol II “De l’activitat de les Administracions Públiques” capítol I “Normes generals d’actuació”), hi ha una redacció dispar respecte a relació de les persones físiques i jurídiques amb l’Administració.

L’article menciona la possibilitat de les persones físiques de relacionar-se electrònicament o no amb les Administracions públiques i, entre aquestes relacions, a més del procediment administratiu, expressament indica la comunicació amb l’Administració. En canvi, en el punt 2 especifica que per a les persones jurídiques hi ha obligació de relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques per a dur a terme qualsevol tràmit d’un procediment administratiu.

Per tant, per a les persones jurídiques la relació administrativa fa referència a tràmits d’un procediment administratiu i per a les físiques es considera que aquesta relació pot ser una mera comunicació.

Tenint en compte aquesta discrepància, que aquest article no està dins del Títol IV de les disposicions sobre el procediment administratiu comú i que, a més, la voluntat del legislador amb les lleis 39 i 40 és avançar en la implantació de l’administració electrònica, es fa una interpretació sistemàtica d’acord amb l’esperit de la norma i es considera obligatòria la tramitació electrònica per a determinats col·lectius, entre ells les persones jurídiques.

Obtenir plantilles de sol•licitud

Des de la mateixa aplicació del Representa, podeu generar i imprimir els documents de sol·licitud d’inscripció, revocació, renuncia, acceptació i de tramitació atesa.

Ho trobareu a dalt de l’aplicació i a la dreta:

Si cliqueu a sobre de Plantilles de documents:

Com informar les dades del poderdant o del representant

Un cop informat el NIF del ciutadà, o bé el NIF de l’empresa, o bé informem el passaport  del poderdant o del representant, si aquest ja té una representació a Representa, apareixeran la resta de dades que l’identifiquen. Si per a exemple,  informem el número de document (en aquest cas és un NIF):

i cliquem al botó de Cerca:

En cas de no tenir cap representació (vàlida o no vàlida) a Representació, ens demanarà completar les dades que identifica a la persona física o jurídica:

Cas 1: El número de document que s’informa és un NIF/NIE de persona física

Si no existeix cap representació associada a aquest document, ens demanarà les dades per a identificar-lo, per exemple:

Cas 2: El número de document que s’informa és un NIF de persona jurídica:

Si no existeix cap representació associada a aquest document, ens demanarà les dades per a identificar-lo:

Cas 3: El número de document que s’informa correspon a un passaport:

Si no existeix cap representació associada a aquest document, ens demanarà les dades per a identificar-lo:

Com fer una inscripció d’un apoderament general

A la pestanya d’Inscripció, seleccioneu com a tipus d’apoderament l’opció de General:

Cal informar els camps de:

  • Capacitat per a la qual s’atorga la representació per als tràmits. Aquesta capacitat pot ser: “Totes”, “Consultar”, “Tramitar” i/o “Rebre notificacions”.
  • Vigència: Període de temps que romandrà vigent la representació. Hi ha algun període màxim?
  • Tramitació atesa: Si es tracta d’un apoderament “apud acta” mitjançant compareixença personal a les oficines d’assistència en matèria de registres. Podeu consultar l’apartat d’Adjuntar documentació per a una tramitació atesa per a tenir més informació d’aquest procés.
  • Documents adjunts: Cal incorporar tota la documentació necessària per a poder acreditar la representació. Podeu consultar l’apartat d’Adjuntar documentació a una representació per a tenir més informació d’aquest procés.

Un cop informats tots els camps, cliqueu sobre el botó de , i el servei us preguntarà si és necessari validar l’apoderament per part de l’assessoria jurídica de l’ens:

Si confirmeu, retornarà aquest missatge:

Cal tenir en compte que un apoderament General implica no tenir actius altres tipus d’apoderaments, en concret:

  • Poder “A un organisme”, perquè l’apoderat pugui actuar en nom del poderdant en qualsevol actuació administrativa davant una Administració o un organisme concret.
  • Poder “a tràmits”, perquè l’apoderat pugui actuar en nom del poderdant únicament per efectuar determinats tràmits especificats en el poder davant una Administració o un organisme concret.

Com fer una inscripció d’un apoderament a un organisme

A la pestanya d’Inscripció, seleccionem com a tipus d’apoderament l’opció de A un organisme:

Cal informar els camps de:

  • Capacitat per a la qual s’atorga la representació per als tràmits. Aquesta capacitat pot ser: “Totes”, “Consultar”, “Tramitar” i/o “Rebre notificacions”.
  • Organisme: Ens davant el qual el representant podrà actuar en nom del poderdant per a qualsevol actuació administrativa en aquest organisme.
  • Vigència: Període de temps que romandrà vigent la representació.
  • Tramitació atesa: Si es tracta d’un apoderament “apud acta” mitjançant compareixença personal a les oficines d’assistència en matèria de registres. Consulta l’apartat d’Adjuntar documentació per a una tramitació atesa per a tenir més informació d’aquest procés.
  • Documents adjunts: Cal incorporar tota la documentació necessària per a poder acreditar la representació. Consulta l’apartat d’Adjuntar documentació a una representació per a tenir més informació d’aquest procés.

Un cop informats tots els camps, cliquem sobre el botó de , i el servei ens preguntarà si és necessari, validar l’apoderament per part de l’assessoria jurídica de l’ens:

Cal tenir en compte que un apoderament “A un organisme” implica no tenir actius altres tipus d’apoderaments, en concret:

  • Poder “General”, perquè l’apoderat pugui actuar en nom del poderdant en qualsevol actuació administrativa davant de qualsevol Administració.
  • Poder “A tràmits”, perquè l’apoderat pugui actuar en nom del poderdant únicament per efectuar determinats tràmits especificats en el poder davant d’aquesta Administració.

Com inscriure un apoderament per a un tràmit a un organisme

A la pestanya d’Inscripció, seleccionem com a tipus d’apoderament l’opció de A tràmits:

Cal informar els camps de:

  • Organisme: Ens davant el qual el representant podrà actuar en nom del poderdant per a realitzar determinats tràmits en aquest organisme.
  • Capacitat per a la qual s’atorga la representació per als tràmits. Aquesta capacitat pot ser: “Totes”, “Consultar”, “Tramitar” i/o “Rebre notificacions”.
  • Tràmit: Seleccionar tràmit/s, pels que s’atorga l’apoderament. La llista de tràmits es poden també escollir a partir d’una família de tràmits. Seleccionar una família de tràmits, vol dir que estem atorgant representació per a cadascun dels tràmits que integren aquesta família.
    • IMPORTANT: Si a una família se li afegeixen tràmits, no vol dir que s’atorguen noves representacions al representant.
    • IMPORTANT: Si a una família se li treuen tràmits, no vol dir que es revoquen/renuncien representacions atorgades al representant.
  • Vigència: Període de temps que romandrà vigent la representació.
  • Tramitació atesa: Si es tracta d’un apoderament “apud acta” mitjançant compareixença personal a les oficines d’assistència en matèria de registres. Consulta l’apartat d’Adjuntar documentació per a una tramitació atesa per a tenir més informació d’aquest procés
  • Documents adjunts: Cal incorporar tota la documentació necessària per a poder acreditar la representació. Consulta l’apartat d’Adjuntar documentació a una representació per a tenir més informació d’aquest procés.

Un cop informats tots els camps, cliquem sobre el botó de   , i el servei ens preguntarà si és necessari, validar l’apoderament per part de l’assessoria jurídica de l’ens:

Cal tenir en compte que un apoderament “A tràmits” implica no tenir actius altres tipus d’apoderaments, en concret:

  • Poder “General”, perquè l’apoderat pugui actuar en nom del poderdant en qualsevol actuació administrativa davant de qualsevol Administració.
  • Poder “A un organisme”, perquè l’apoderat pugui actuar en nom del poderdant en qualsevol actuació administrativa davant d’aquest ens.

Com fer una representació amb tramitació atesa?

La manera de realitzar una representació amb tramitació atesa, a nivell d’operativa és igual que una representació sense tramitació atesa. La única diferència és que cal:

  1. marcar aquesta casuística en realitzar l’alta
  2. adjuntar la sol·licitud de tramitació atesa en que el sol·licitant autoritza al treballador públic a realitzar l’alta de la repreentació
  3. signar l’alta per part del treballador públic en finalitzar-la

A nivell jurídic, però, cal que els treballadors públics que realitzin aquesta tasca tinguin la consideració de funcionaris habilitats.

Adjuntar documentació a una representació

En el procés d’inscripció d’una representació cal aportar documentació per a poder acreditar i justificar jurídicament la representació.

Per a adjuntar la documentació, hem de:

  • Seleccionar el tipus de documentació que volem incorporar a la inscripció.
  • Descriure la documentació que estem incorporant.
  • I finalment, incorporar el document. Es pot fer de 3 maneres diferents
    • Generant una còpia electrònica amb el servei de CÒPIA del Consorci AOC.
    • Carregant una còpia electrònica generada mitjançant altres serveis de còpies autèntiques electròniques de documents en suport paper.
    • Informant codi CSV del document, per a conèixer la subsistència del poder i descarregar la còpia simple del poder notarial. (El codi segur de verificació (CSV) és un codi que es troba a cada document i és una referència unívoca que permet accedir al mateix document en format electrònic per verificar-ne la seva autenticitat). Més informació: Què és i què fa el Representa? Apartat: Representa està integrat amb altres registres d’apoderaments?

Un cop informades totes les dades, cliquem sobre el botó de Desa, i tornem a la pantalla/pestanya d’inscripció de representacions.

Adjuntar documentació per a una tramitació atesa

Quan es selecciona aquest cas de tramitació:

El servei informa que en el moment de la inscripció de la representació, caldrà que el  funcionari habilitat signi aquesta representació en nom del ciutadà. És per aquest motiu, que quan se selecciona aquesta opció, el primer document que cal incorporar a la inscripció d’aquesta representació, sigui precisament el document de delegació de signatura que fa el ciutadà cap al funcionari habilitat:

En aquest cas, cal informar:

  • Descripció: Descripció del tipus de document que aportem a la representació. En aquest cas es tracta de la “Sol·licitud de delegació de signatura
  • Document: Podem incorporar el “document paper” que aporta el ciutadà, mitjançant:
    • Generant una còpia electrònica amb el servei de CÒPIA del Consorci AOC.
    • Carregant una còpia electrònica generada mitjançant altres serveis de còpies autèntiques electròniques de documents en suport paper.

Quina és la mida màxima d’un annex? Quants documents poden annexar-se?

La mida màxima d’un document annexat al Representa és de 25 Mb. En relació amb les representacions, el número màxim de documents a annexar és de 10 documents.

Com es modifiquen les dades personals?

Per modificar les dades, a la pantalla d’inici, cal incloure el NIF o passaport de la persona que sol·licita la modificació i prémer “Modifica”.

Seguidament, podem canviar les dades:

  • Nom
  • Cognoms
  • Correu-e
  • Permetre o no rebre avisos de la plataforma

Un cop modificades les dades, cal prémer “Desar” i les dades ja apareixeran modificades.

Error (una inscripció interfereix a una altra). Què significa?

La plataforma comprova que no hi hagi representacions coincidents entre dues persones, impedint la seva creació.

D’aquesta manera, si creem una representació que coincideix totalment o parcialment en àmbit i/o temps amb una altra, surt aquest missatge d’error i no es permet la generació.

Com podem veure, no ens deixa crear la representació a l’Ajuntament de Barcelona, amb la capacitat totes, pel període 26/9/2020-26/09/2021 donat que prèviament entre aquestes dues persones s’havia atorgat ja un poder General amb la capacitat Totes pel període 26/9/2020-26/10/2020 que coincideix parcialment amb l’anterior.

Funcionari habilitat i empleat: qui pot prestar assistència?

Quan la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques regula les funcions d’assistència als interessats (per a signar documents en nom dels interessats no obligats i realitzar còpies autèntiques), l’atribueix als funcionaris públics. A més, aquesta habilitació ha de quedar inscrita al Registre de Funcionaris Habilitats.

Malgrat que la disposició final setena, sobre l’entrada en vigor de la llei, utilitza l’expressió “empleats públics” hi ha un consens doctrinal en afirmar que la voluntat del legislador és designar als funcionaris en sentit estricte (de carrera o interins) per a dur a terme aquestes funcions.

A la pràctica, però, molts ens públics (sobretot els més petits) no tenen funcionaris en plantilla, el que pot suposar un problema des del punt de vista del funcionament de REPRESENTA ja que, en teoria, no tindran forma material d’assistir als interessats.

Quin és el període de vigència màxim d’una representació incloent les pròrrogues?

D’acord amb la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, les representacions inscrites als registres electrònics d’apoderaments tindran una validesa màxima de 5 anys des de la data d’inscripció, sense perjudici del fet que, abans de la finalització d’aquest termini, el poderdant prorrogui o revoqui aquest poder.

En cas de pròrroga, la durada màxima de la representació serà de 5 anys a partir de la data de la seva inscripció i es podrà anar prorrogant successivament dins dels 5 anys establerts per a la validesa de la seva inscripció.

S’ha de tenir en compte que la durada dels càrrecs de les societats anònimes és de 6 anys (Reial Decret legislatiu 1/2010, de 2 de juliol). Per tant, pot donar-se el cas que una representació legal basada en uns poders notarials, degudament inscrita a REPRESENTA prèvia validació dels poders, consti com a caducada perquè han transcorregut 5 anys però el poder sobre el que es basa la inscripció segueixi vigent, romanent 1 any.

En aquest cas, si el representant fes alguna actuació en nom del poderdant, hauria d’aportar còpia de l’escriptura o bé, inscriure una pròrroga de la representació pel termini d’1 any.

T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (Ninguna valoración todavía)
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ