Cal arxivar els documents presentats en format paper?

Els documents que la ciutadania presenti de manera presencial en les Oficines d’assistència en matèria de registres (OAMR) hauran de ser digitalitzats, d’acord amb l’establert als articles 16 i 27 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les Administracions públiques (LPACAP), per a la seva incorporació a l’expedient administratiu electrònic, amb devolució dels originals (sense perjudici dels supòsits en què la norma determina la seva custòdia).

D’altra banda, l’article 16.4.b) de la LPACAP disposa que els documents que els interessats dirigeixin als òrgans de les Administracions públiques es poden presentar, també a les oficines de correus, tal com s’estableixi reglamentàriament.

Per tant, com a regla general, els documents en paper que aportin les persones interessades s’hauran de retornar un cop digitalitzats; en casos en què això no serà possible, per exemple, els documents rebuts per correu postal, seguirà sent necessari el seu arxiu.

La conservació o no d’aquests documents i el temps de conservació serà la que estableixin les normes d’arxivística i gestió documental.

Context Legal

Llei 39/2015

Article 16. Registres.

"[...] 4. Els documents que els interessats dirigeixin als òrgans de les administracions públiques es poden presentar: 

[...] b) A les oficines de correus, tal com s’estableixi reglamentàriament.

[...] 5. Els documents presentats de manera presencial davant les administracions públiques han de ser digitalitzats, d’acord amb el que preveu l’article 27 i altres normatives aplicables, per l’oficina d’assistència en matèria de registres en què s’hagin presentat per a la seva incorporació a l’expedient administratiu electrònic, i els originals s’han de retornar a l’interessat, sense perjudici dels supòsits en què la norma determini la custòdia per part de l’Administració dels documents presentats o sigui obligatori presentar objectes o documents en un suport específic no susceptibles de digitalització."

Article 28. Documents aportats pels interessats al procediment administratiu.

"[...] 3. Les administracions no han d’exigir als interessats la presentació de documents originals, llevat que, amb caràcter excepcional, la normativa reguladora aplicable estableixi el contrari.

[...] 4. Si amb caràcter excepcional, i d’acord amb el que preveu aquesta Llei, l’Administració sol·licita a l’interessat que presenti un document original i aquest està en format paper, l’interessat ha d’obtenir una còpia autèntica, segons els requisits que estableix l’article 27, amb caràcter previ a la seva presentació electrònica. La còpia electrònica resultant ha de reflectir expressament aquesta circumstància.

5. Excepcionalment, quan la rellevància del document en el procediment ho exigeixi o hi hagi dubtes derivats de la qualitat de la còpia, les administracions poden sol·licitar de manera motivada la comparació de les còpies aportades per l’interessat, per a la qual cosa poden requerir que s’exhibeixi el document o la informació original."

Solucions Relacionades
Aquesta informació ha estat útil? NoSí
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ
Close Bitnami banner
Bitnami