Au cours du premier trimestre 2024, un examen des intégrations d'e-FACT avec diverses solutions logicielles fournies par les fournisseurs du marché a été réalisé. Dans cette revue, des problèmes et des incidents ont été détectés qui affectent la bonne gestion du cycle de vie des factures électroniques.
Selon la réglementation1 valide, vous devez :
- Tous les organismes publics en ont un Point d'Entrée Général des Factures Electroniques (PGEF), qui, dans le cas de la Catalogne, est e-FACT.
- Les bureaux comptables de chacun nous informent de l'état de traitement des factures. Ces états sont :
- Registre de Comptabilité des Factures (RCF): La facture a été inscrite au Registre Comptable des Factures du bureau comptable destinataire, et le numéro d'enregistrement comptable de la facture doit être restitué à la PGEF. Ce n'est pas le numéro d'enregistrement d'entrée de la facture issue du registre administratif qui doit être restitué, mais le numéro comptable de la facture RCF.
- Obligation reconnue comptabilisée: L'obligation de paiement dérivée de la facture a été reconnue.
- Payé: L'obligation de paiement dérivée de la facture a été payée (statut de finaliste).
- Rejeté: Le bureau comptable ou l'unité de traitement a rejeté la facture en indiquant le motif.
Ces mesures sont essentielles pour garantir une gestion correcte des factures électroniques et assurer la transparence et l'efficacité des processus administratifs.
Pour cette raison, il est nécessaire pour nous tous de revoir les intégrations de vos fournisseurs avec e-FACT en tenant compte des considérations suivantes :
- e-FACT doit être intégré uniquement au logiciel de comptabilité
- L'architecture d'intégration e-FACT est conçue pour les logiciels de comptabilité et non pour l'intégration avec le logiciel File Manager.
- L'intégration entre e-FACT et le logiciel comptable permet la déclaration correcte des factures dans le RCF et permet la communication des statuts de traitement obligatoire et final prévus par la réglementation.
- Les informations sur les factures, ainsi que les statuts des factures qui doivent les traiter Gestionnaires de fichiers, doit être résolu par l'intégration entre le responsable comptable et le gestionnaire de fichiers et non par l'intégration entre e-FACT et le gestionnaire de fichiers. L'AOC n'intervient pas dans les plugins et les intégrations entre applications tierces.
Vous pouvez trouver plus d'informations dans la FAQ qu'il commente les méthodes d'intégration dans e-FACT.
- Le registre administratif de l'établissement doit être intégré à MUX (V3) :
- Pour que les factures électroniques soient correctement enregistrées dans le registre administratif de l'entité, il est nécessaire que les solutions d'enregistrement administratif du fournisseur soient intégrées à MUX V3. Cette intégration permettra le téléchargement de la facture au format FACTURAe et le téléchargement du reçu au format PDF.
- L'intégration avec MUX v3 garantit que l'enregistrement des factures n'est effectué qu'une seule fois et que le fournisseur est correctement informé de son numéro d'enregistrement de facture.
- Il n'est pas correct d'enregistrer d'abord la facture auprès du registre auxiliaire de l'EACAT et d'attribuer ensuite un nouveau numéro d'enregistrement à la facture auprès du registre administratif de l'entité. Dans ce cas, le registre administratif doit être intégré à MUX v3 pour le service eFACT.
Vous pouvez trouver plus d'informations dans la FAQ qui commente le Documentation téléchargeable MUX v3.
