Durante el primer trimestre de 2024, se ha realizado una revisión de las integraciones de e-FACT con diversas soluciones de software proporcionadas por proveedores del mercado. En esta revisión, se han detectado problemas e incidencias que afectan a la correcta gestión del ciclo de vida de las facturas electrónicas.
Según la normativa1 vigente, es necesario que:
- Todos los entes públicos dispongan de un Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (PGEF), que, en el caso de Cataluña, es e-FACT.
- Las oficinas contables de cada ente comuniquen los estados de tramitación de las facturas. Estos estados son:
- Registro Contable de la Factura (RCF): La factura ha sido anotada en el Registro Contable de Facturas de la oficina contable destinataria, y es necesario devolver el número de registro contable de la factura al PGEF. No se debe devolver el número de registro de entrada de la factura del registro administrativo, sino el número contable de la factura del RCF.
- Contabilizada la obligación reconocidaLa obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocida.
- Pagada: La obligación de pago derivada de la factura ha sido pagada (estado finalista).
- Rechazada: La oficina contable o unidad tramitadora ha rechazado la factura, indicando el motivo.
Estas medidas son esenciales para garantizar una correcta gestión de las facturas electrónicas y asegurar la transparencia y la eficiencia en los procesos administrativos.
Por este motivo, es necesario que todos les revisen las integraciones de sus proveedores con e-FACT teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
- e-FACT debe integrarse únicamente con el software de contabilidad
- La arquitectura de la integración de e-FACT está pensada para el software de contabilidad y no para su integración con el software de los Gestores de Expedientes.
- La integración entre e-FACT y el software de contabilidad permite informar correctamente de la anotación de las facturas en el RCF y permite comunicar los estados de tramitación obligatorios y finalistas previstos en la normativa.
- La información de las facturas, así como los estados de las facturas que deban tratar los Gestores de Expedientes, deben resolverse mediante integración entre el gestor contable y el gestor de expedientes y no con integración entre e-FACT y el Gestor de Expedientes. AOC no interviene en los conectores e integraciones entre aplicaciones de terceros.
Puede encontrar más información en la FAQ que comenta las modalidades de integración en e-FACT.
- El registro administrativo del ente debe estar integrado con MUX (V3):
- Para que las facturas electrónicas queden correctamente registradas en el registro administrativo del ente, es necesario que las soluciones de registro administrativo del proveedor se integren con MUX V3. Esta integración permitirá la descarga de la factura en formato FACTURAe y la descarga del recibo en formato PDF.
- La integración con MUX v3 garantiza que el registro de la factura se realiza una sola vez y que se informa correctamente al proveedor, del número de asiento registral de su factura.
- No es una práctica correcta registrar primero la factura con el registro auxiliar del EACAT y posteriormente asignar un nuevo número de registro a la factura con el registro administrativo del ente. En este caso, es necesario que el registro administrativo esté integrado con MUX v3 para el servicio de eFACT.
Puede encontrar más información en la FAQ que comenta la documentación que se puede descargar de MUX v3.
