Tijdens het eerste kwartaal van 2024 is een evaluatie uitgevoerd van e-FACT-integraties met verschillende softwareoplossingen van marktverkopers. In dit onderzoek zijn problemen en incidenten geconstateerd die van invloed zijn op het juiste beheer van de levenscyclus van elektronische facturen.
Volgens de regelgeving1 geldig, moet u:
- Alle openbare lichamen hebben er een Algemeen toegangspunt voor elektronische facturen (PGEF), wat in het geval van Catalonië e-FACT is.
- De boekhoudkantoren van ieder informeren ons over de verwerkingsstatus van de facturen. Deze staten zijn:
- Factuurboekhoudregister (RCF): De factuur is ingevoerd in het boekhoudregister van facturen van het ontvangende boekhoudkantoor en het boekhoudregistratienummer van de factuur moet worden teruggestuurd naar de PGEF. Niet het boekingsnummer van de factuur uit het administratieregister mag worden geretourneerd, maar het boekhoudnummer van de RCF-factuur.
- Erkende verplichting verantwoord: De uit de factuur voortvloeiende betalingsverplichting is erkend.
- pagada: De uit de factuur voortvloeiende betalingsverplichting is voldaan (finalistenstatus).
- Afgewezen: Het boekhoudkantoor of de verwerkingseenheid heeft de factuur afgewezen met opgave van de reden.
Deze maatregelen zijn essentieel om een correct beheer van elektronische facturen te garanderen en de transparantie en efficiëntie van administratieve processen te garanderen.
Om deze reden is het voor ons allemaal noodzakelijk om de integraties van uw leveranciers met e-FACT te beoordelen, rekening houdend met de volgende overwegingen:
- e-FACT mag uitsluitend met boekhoudsoftware worden geïntegreerd
- De e-FACT-integratiearchitectuur is ontworpen voor boekhoudsoftware en niet voor integratie met File Manager-software.
- De integratie tussen e-FACT en de boekhoudsoftware zorgt voor een correcte rapportering van facturen in de RCF en maakt de communicatie mogelijk van de verplichte en definitieve verwerkingsstatussen voorzien in de regelgeving.
- De informatie op de facturen, evenals de status van de facturen die ermee te maken hebben Bestandsbeheerders, moet worden opgelost door integratie tussen de boekhoudkundige en de dossierbeheerder en niet door de integratie tussen e-FACT en de Bestandsbeheerder. Het AOC komt niet tussen in plug-ins en integraties tussen applicaties van derden.
Meer informatie vindt u in de FAQ die hij commentaar geeft de integratiemethoden in e-FACT.
- Het administratieve register van de instelling moet worden geïntegreerd met MUX (V3):
- Om de elektronische facturen correct te registreren in het administratieve register van de entiteit, is het noodzakelijk dat de administratieve registratieoplossingen van de leverancier geïntegreerd zijn met MUX V3. Deze integratie maakt het downloaden van de factuur in FACTURAe-formaat en het downloaden van de kwitantie in PDF-formaat mogelijk.
- Integratie met MUX v3 zorgt ervoor dat factuurregistratie slechts één keer plaatsvindt en dat de leverancier correct op de hoogte wordt gesteld van zijn factuurregistratienummer.
- Het is geen correcte praktijk om de factuur eerst te registreren bij het hulpregister van de EACAT en vervolgens een nieuw registratienummer toe te kennen aan de factuur bij het administratieve register van de entiteit. In dit geval moet het administratieve register worden geïntegreerd met MUX v3 voor de eFACT-service.
Meer informatie vindt u in de FAQ waarin commentaar wordt gegeven op de MUX v3 downloadbare documentatie.
