Im ersten Quartal 2024 wurde eine Überprüfung der e-FACT-Integrationen mit verschiedenen Softwarelösungen von Marktanbietern durchgeführt. Bei dieser Überprüfung wurden Probleme und Vorfälle festgestellt, die die korrekte Verwaltung des Lebenszyklus elektronischer Rechnungen beeinträchtigen.
Gemäß den Vorschriften1 gültig ist, müssen Sie:
- Alle öffentlichen Einrichtungen haben eine Allgemeiner Einstiegspunkt für elektronische Rechnungen (PGEF), was im Fall Kataloniens e-FACT ist.
- Die jeweiligen Buchhaltungsstellen informieren uns über den Bearbeitungsstand der Rechnungen. Diese Staaten sind:
- Rechnungsbuchhaltungsregister (RCF): Die Rechnung wurde im Rechnungsregister der empfangenden Buchhaltungsstelle eingetragen und die Buchhaltungsregistrierungsnummer der Rechnung muss an die PGEF zurückgegeben werden. Es soll nicht die Eintragungsregistrierungsnummer der Rechnung aus dem Verwaltungsregister zurückgegeben werden, sondern die Buchhaltungsnummer der RCF-Rechnung.
- Erkannte Verpflichtung bilanziert: Die aus der Rechnung resultierende Zahlungsverpflichtung wurde anerkannt.
- Pagada: Die aus der Rechnung resultierende Zahlungsverpflichtung wurde beglichen (Finalistenstatus).
- Abgelehnt: Die Buchhaltung oder Sachbearbeitungsstelle hat die Rechnung unter Angabe des Grundes abgelehnt.
Diese Maßnahmen sind unerlässlich, um die korrekte Verwaltung elektronischer Rechnungen zu gewährleisten und die transparència und Effizienz in administrativen Prozessen.
Aus diesem Grund ist es für uns alle notwendig, die Integrationen Ihrer Lieferanten mit e-FACT unter Berücksichtigung der folgenden Überlegungen zu überprüfen:
- e-FACT darf nur in Buchhaltungssoftware integriert werden
- Die e-FACT-Integrationsarchitektur ist für Buchhaltungssoftware konzipiert und nicht für die Integration mit Dateimanager-Software.
- Die Integration zwischen e-FACT und der Buchhaltungssoftware ermöglicht die korrekte Meldung von Rechnungen im RCF und ermöglicht die Kommunikation der in den Vorschriften vorgesehenen obligatorischen und endgültigen Bearbeitungsstände.
- Die Informationen zu den Rechnungen sowie der Status der Rechnungen, die damit befasst sind Dateimanager, muss durch die Integration zwischen dem Buchhaltungsmanager und dem Dateimanager gelöst werden und nicht durch die Integration zwischen e-FACT und dem Dateimanager. Das AOC greift nicht in Plugins und Integrationen zwischen Drittanwendungen ein.
Weitere Informationen finden Sie in den von ihm kommentierten FAQ die Methoden der Integration in e-FACT.
- Das Verwaltungsregister der Einrichtung muss integriert werden mit MUX (V3):
- Damit elektronische Rechnungen korrekt im Verwaltungsregister des Unternehmens erfasst werden können, müssen die Verwaltungsregisterlösungen des Anbieters integriert sein mit MUX V3. Diese Integration ermöglicht den Download der Rechnung im FACTURAe-Format und den Download der Quittung im PDF-Format.
- Integration mit MUX Version 3 garantiert, dass die Rechnungsregistrierung nur einmal erfolgt und dass der Lieferant korrekt über die Registrierungsnummer seiner Rechnung informiert wird.
- Es ist keine gute Praxis, die Rechnung zuerst im Hilfsregister zu registrieren.EACAT und anschließend der Rechnung im Verwaltungsregister des Unternehmens eine neue Registrierungsnummer zuzuweisen. In diesem Fall muss das Verwaltungsregister integriert werden mit MUX Version 3 für den DiensteFACT.
Weitere Informationen finden Sie in den FAQ, die das kommentieren Dokumentation, die heruntergeladen werden kann von MUX v3.
