Im ersten Quartal 2024 wurde eine Überprüfung der e-FACT-Integrationen mit verschiedenen Softwarelösungen von Marktanbietern durchgeführt. Bei dieser Überprüfung wurden Probleme und Vorfälle festgestellt, die die korrekte Verwaltung des Lebenszyklus elektronischer Rechnungen beeinträchtigen.
Gemäß den Vorschriften1 gültig ist, müssen Sie:
- Alle öffentlichen Einrichtungen haben eine Allgemeiner Einstiegspunkt für elektronische Rechnungen (PGEF), was im Fall Kataloniens e-FACT ist.
- Die jeweiligen Buchhaltungsstellen informieren uns über den Bearbeitungsstand der Rechnungen. Diese Staaten sind:
- Rechnungsbuchhaltungsregister (RCF): Die Rechnung wurde im Rechnungsregister der empfangenden Buchhaltungsstelle eingetragen und die Buchhaltungsregistrierungsnummer der Rechnung muss an die PGEF zurückgegeben werden. Es soll nicht die Eintragungsregistrierungsnummer der Rechnung aus dem Verwaltungsregister zurückgegeben werden, sondern die Buchhaltungsnummer der RCF-Rechnung.
- Erkannte Verpflichtung bilanziert: Die aus der Rechnung resultierende Zahlungsverpflichtung wurde anerkannt.
- Pagada: Die aus der Rechnung resultierende Zahlungsverpflichtung wurde beglichen (Finalistenstatus).
- Abgelehnt: Die Buchhaltung oder Sachbearbeitungsstelle hat die Rechnung unter Angabe des Grundes abgelehnt.
Diese Maßnahmen sind unerlässlich, um die korrekte Verwaltung elektronischer Rechnungen sicherzustellen und Transparenz und Effizienz in den Verwaltungsabläufen sicherzustellen.
Aus diesem Grund ist es für uns alle notwendig, die Integrationen Ihrer Lieferanten mit e-FACT unter Berücksichtigung der folgenden Überlegungen zu überprüfen:
- e-FACT darf nur in Buchhaltungssoftware integriert werden
- Die e-FACT-Integrationsarchitektur ist für Buchhaltungssoftware konzipiert und nicht für die Integration mit Dateimanager-Software.
- Die Integration zwischen e-FACT und der Buchhaltungssoftware ermöglicht die korrekte Meldung von Rechnungen im RCF und ermöglicht die Kommunikation der in den Vorschriften vorgesehenen obligatorischen und endgültigen Bearbeitungsstände.
- Die Informationen zu den Rechnungen sowie der Status der Rechnungen, die damit befasst sind Dateimanager, muss durch die Integration zwischen dem Buchhaltungsmanager und dem Dateimanager gelöst werden und nicht durch die Integration zwischen e-FACT und dem Dateimanager. Das AOC greift nicht in Plugins und Integrationen zwischen Drittanwendungen ein.
Weitere Informationen finden Sie in den von ihm kommentierten FAQ die Methoden der Integration in e-FACT.
- Das Verwaltungsregister der Institution muss in MUX (V3) integriert sein:
- Damit die elektronischen Rechnungen korrekt im Verwaltungsregister des Unternehmens registriert werden, ist es erforderlich, dass die Verwaltungsregistrierungslösungen des Lieferanten in MUX V3 integriert sind. Diese Integration ermöglicht das Herunterladen der Rechnung im FACTURAe-Format und das Herunterladen der Quittung im PDF-Format.
- Durch die Integration mit MUX v3 wird sichergestellt, dass die Rechnungsregistrierung nur einmal erfolgt und der Lieferant korrekt über seine Rechnungsregistrierungsnummer informiert wird.
- Es ist keine korrekte Praxis, die Rechnung zunächst im Hilfsregister der EACAT zu registrieren und der Rechnung anschließend im Verwaltungsregister des Unternehmens eine neue Registrierungsnummer zuzuweisen. In diesem Fall muss die Verwaltungsregistrierung in MUX v3 für den eFACT-Dienst integriert werden.
Weitere Informationen finden Sie in den FAQ, die das kommentieren Herunterladbare Dokumentation zu MUX v3.
