挑战

我们如何严格评估实施和使用数字管理所涉及的经济和时间节省?

有问题

AOC 联盟促进指标的开发,以便系统和严格地评估数字管理的有效性和效率以及所执行的开放政府举措。 通过这些指标,政策制定者和公共管理者可以了解举措的社会回报,确定优先事项并做出最佳决策。

该评估的关键领域之一是使用数字管理服务所带来的经济节省,并将其与投资和维护数字服务本身的相关成本进行比较。 公共行政部门必须确保正确使用公共资源。 出于这个原因,AOC 联盟在 2014 年启动了一个内部项目,以寻找评估数字管理的财务和时间节省的最佳方法。

我们最初针对州和欧洲层面的所有公共机构进行了讨论,我们知道这些机构已经发表了关于使用数字管理服务集所产生的节省的研究; 我们要求他们向我们提供他们如何为每项服务进行计算的详细信息。 令人惊讶的是,尽管我们多次尝试声称这些信息,但没有一家机构就所使用的方法对我们做出详尽的回应。

因此,AOC 联盟决定开发自己的方法。

建议的解决方案

建立一种严格计算经济和时间节省的方法,涉及数字管理和开放政府服务的实施和使用。

为了开发这种方法,我们执行了以下操作:

  • 根据使用情况确定最具影响力或最相关的数字管理数字服务。
  • 为每项服务定义“用户旅程”。
  • 分析工艺步骤(旅程) 其中有关于亲自处理程序的节省,并计算相关的时间和/或金钱节省,同时分解公民的储蓄部分和行政部门的部分。
  • 通过监督用户完成程序或操作来验证估计节省的有效性。
  • 与用户(公民和公职人员)的访谈,以验证对电子处理所产生的节省的看法。

对以下一组数字管理服务进行了分析:

  • 电子处理(eTRAM)
  • 电子发票 (eFACT)
  • 电子通知 (eNOTUM)
  • 行政间处理(EACAT 程序)
  • AAPP之间的数据交换(通过Oberta)
  • 行政内处理 (Valisa)
  • 文献资料库 (DESA'L)
  • 文档档案 (iArchive)
  • 法令和电子公告板 (eTauler)

获得的储蓄表(2.0 版,2021 年):

服务

公民储蓄
(每个程序)

AAPP储蓄
(每个程序)

总节省

电车

17,75€

3,13€

20,87€

事实

5,95€

5,11€ 11,06€
诺图姆

1,24€

13,22€

14,46€

EACAT 程序

不适用

14,46€

14,46€

通过奥伯塔

4,33€

0,23€

4,57€

瓦丽莎

不适用

14,46€

14,46€

保存并 iArchive

不适用

2,20€

2,20€

电子板

不适用

5,00€

5,00€

笔记:

  • 为了充分发挥上述节约的潜力,实体的信息系统必须与 AOC 服务集成,以实现记录、程序和互操作性查询的自动化。 主要集成是与统一注册 (MUX)、e-Notum、Via Oberta 和 e-FACT。
  • 在 Via Oberta 的情况下,通过互操作性查询的集成和自动化实现了最大的节省潜力。
  • 这些结果可以独立于与 AOC 服务集成的管理系统应用。

在“方法”部分,您可以找到如何计算在每个服务流程的不同步骤中产生的节省的详细信息。

分析和调查的主要结论:

  • 公民非常珍惜自己的时间。 在这项研究中,时间是根据工人的平均工资来计算的,但现实情况是,对于公民来说,时间的价值要大得多,他们不得不前往行政办公室进行工作,这对他们来说是一个严重的不便。可以在家中完成的程序。
  • 纸上处理的重要成本之一是产生的物理存档的财务费用。
  • 据调查,公民平均每年在所有公共行政部门办理 3 次手续。

为了计算数字化管理的节省,分析了具有代表性的行动样本的面对面处理成本。 但请记住,这些成本可能因多种因素而异。 在这项研究中,对所分析的案例进行了低频段成本估算,以确保绝大多数使用数字服务管理流程的 AAPP 将享受与每个案例相关的节省。

根据这个标准,应该理解的是,这项研究提出了最低或保证的储蓄量,根据情况或每次管理的效率,这可能更高或更高。

方法论

2021 年使用数字化管理 2.0 的节省研究

  • 2.0 版(2021 年)详细审查了 2014 年用于 eTRAM、eFACT、eNOTUM、EACAT 程序和 Valisa 服务的方法。
  • 评估与副总统和经济和财政部公共政策评估促进基金 (PROAVA) 共同资助。

2018 年使用数字化管理 1.1 的节省研究

  • 版本 1.1 (2018) 将节省的计算扩展到 Valisa、eTauler、DESA'L 和 iArxiu 服务
  • 版本 1.0 (2014) 以下服务产生的节省的方法和计算:eTRAM、eFACT、eNOTUM 和 EACAT 程序

项目状态

在生产中。 该方法每三年修订一次。

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