Все местные органы власти располагают данными. Даже если они небольшие, даже если у них нет специализированной технической команды, даже если у них нет отдела данных или передовых инструментов аналитики.
Данные есть: в реестрах, в файлах, в налоговых декларациях, в лицензиях, в договорах, в системе социальной помощи, в учреждениях, в деятельности, в инцидентах, в документах, в бухгалтерских записях или в системах обслуживания граждан. Но наличие данных не обязательно означает умение эффективно их использовать.
Данные могут существовать, но быть дублированными. Они могут храниться в системе, но никто точно не знает, что они означают. Данные могут быть доступны, но недостаточно надежны. Данные могут быть хорошо собраны, но не иметь четкого владельца. Данные могут быть полезны для предоставления услуг, но их трудно передать в другой отдел или администрацию.
Поэтому, когда мы говорим о данных в локальном мире, недостаточно просто спросить, есть ли у нас данные. Необходимо спросить, хорошо ли эти данные управляются, эффективно ли они хранятся и имеют ли достаточное качество.
Это три разные детали, но они являются частью одного и того же механизма.
Три идеи, которые следует различать.
Когда речь заходит о данных, часто путают различные понятия. Управление данными, качество данных, совместимость, аналитика, открытые данные, искусственный интеллект...
Для начала полезно выделить три основные идеи:
- Управление данными означает определение правил игры. Как описано в предыдущей публикации:Что значит управлять данными в городском совете?«Отвечает на такие вопросы, как: кто принимает решения, кто несет ответственность, для чего могут использоваться данные, кто имеет к ним доступ и какие гарантии должны применяться».
- Управление данными подразумевает ежедневное применение этих правил. Оно отвечает на такие вопросы, как: где хранятся данные, как они обновляются, как документируются, как ими делятся, как они сохраняются и как интегрируются с другими системами.
- Обеспечение качества данных означает обеспечение того, чтобы данные были достаточно хороши для предполагаемого использования. Это позволяет ответить на такие вопросы, как: являются ли они правильными, полными, актуальными, согласованными, уникальными, понятными и полезными для принятия решений?
Ни одна из этих трёх частей сама по себе не звучит хорошо.
Управление данными: применение критериев и ответственность
Управление данными не означает создание большого количества документации или усложнение работы муниципалитета. Это означает установление минимальных критериев, чтобы важные данные городского совета имели ответственное использование, четкое назначение и гарантии.
Например, в небольшом муниципалитете формальная структура управления данными может быть не нужна. Но необходимо знать, кто лучше всего разбирается в данных переписи населения, кто может проверить экономические данные, кто отвечает за данные по городскому планированию или кто может решать, можно ли публиковать информацию на портале. transparència.
Также необходимо знать, какие данные являются особенно конфиденциальными, какие могут быть переданы другим администрациям, какие имеют решающее значение для управления муниципалитетом и какие могут представлять риск, если не будут должным образом защищены. Таким образом, управление данными — это вопрос общественной ответственности. Речь идет о решении того, как мы хотим обращаться с муниципальной информацией, чтобы она была полезной, безопасной, надежной и уважала права граждан.
Управление данными: обеспечение работоспособности правил в повседневной работе.
Управление данными — это наиболее оперативная часть процесса. Это набор методов, позволяющих поддерживать данные в организованном, актуальном, доступном и пригодном для повторного использования состоянии.
В небольшой городской администрации управление данными может означать очень специфические вещи:
- Уточните, в какой системе записана каждая деталь информации.
- предотвратить хранение одних и тех же данных в разных файлах по-разному.
- Необходимо как минимум задокументировать содержимое каждого набора данных.
- установить, кто может изменять определенные данные.
- Периодически проверяйте критически важные данные.
- обеспечить возможность экспорта или обмена данными при необходимости.
- Сохраняйте информацию в течение необходимого времени.
- Избегайте полагаться на одного человека или одного поставщика в понимании данных.
Управление данными — это не просто «запуск программ». Речь идёт об обеспечении эффективного использования муниципальной информации на протяжении всего её жизненного цикла: от момента сбора до архивирования, повторного использования, публикации или прекращения необходимости в ней.
Обеспечение качества: надежные данные для надежных услуг
Качество данных — это то, что делает фрагмент данных полезным для конкретной цели.
Данные могут быть достаточно качественными для одной цели и недостаточными для другой. Например, адрес может использоваться для приблизительного определения района муниципалитета, но может оказаться недостаточным для составления официального уведомления. Список объектов может использоваться для внутреннего отчета, но может оказаться недостаточно полным для публикации на портале государственных услуг.
Следовательно, качество не означает абсолютного совершенства. Оно означает пригодность для использования.
В повседневной муниципальной жизни низкое качество данных может иметь весьма существенные практические последствия:
- Уведомления не приходят.
- Дублирование пользователей в разных системах.
- Найти эти файлы сложно.
- Противоречивые сообщения.
- Ошибки при регистрации, уплате налогов или получении субсидий.
- Трудности в определении того, какие услуги пользуются наибольшим спросом.
- Пустая трата времени на ручную проверку информации.
- Недоверие к показателям и информационным панелям.
Для повышения качества данных не всегда требуются сложные инструменты. Зачастую все начинается с простых критериев: обязательные поля, единообразные форматы, базовые проверки, регулярные проверки и четкое распределение обязанностей.
Простой пример: данные о муниципальных объектах.
Представим себе небольшую городскую администрацию, которая хочет лучше понять, какие муниципальные объекты у нее есть, для чего они предназначены и какие потребности в техническом обслуживании у них есть.
Если отсутствует система управления данными, возможно, никто не знает, кто отвечает за поддержание этой информации в актуальном состоянии. У отдела культуры есть один список, у отдела спорта — другой, у отдела по организации мероприятий — экономическая информация, у отдела технического обслуживания — информация о состоянии зданий, а у секретариата — административная документация.
При отсутствии управления данными каждый список может содержать разные названия, по-разному написанные адреса, дублирующееся оборудование или устаревшие данные.
При отсутствии качественных данных сделанные выводы могут быть ненадежными: мы не будем знать, какое оборудование используется чаще всего, какое является самым дорогим, какое требует инвестиций или какое можно было бы использовать совместно с другими службами.
Однако, если эти три элемента использовать вместе, результат изменится.
- Управление подразумевает определение того, кто несет ответственность за информацию, хранящуюся в этих системах, и для каких целей она должна использоваться.
- Управление подразумевает наличие общего файла оборудования с минимальным количеством полей и общими критериями.
- Обеспечение качества подразумевает проверку полноты, актуальности и согласованности информации.
Благодаря этому городской совет сможет лучше планировать, более обоснованно обосновывать инвестиции и лучше информировать граждан.
Прежде чем говорить об искусственном интеллекте, необходимо обсудить надежные данные.
В сфере государственного управления все чаще говорят об искусственном интеллекте. И очень важно изучать, как он может помочь улучшить качество услуг, автоматизировать задачи, выявлять потребности или поддерживать принятие решений.
Однако искусственному интеллекту необходимы надежные, четко описанные, хорошо защищенные и управляемые данные.
Если исходные данные неполны, ошибочны, устарели или предвзяты, аналитические инструменты или средства искусственного интеллекта могут дать бесполезные или даже несправедливые результаты.
Поэтому городским советам не следует начинать с вопроса о том, какой инструмент искусственного интеллекта им нужен. Им следует начать с вопроса о том, какими данными они располагают, что для них важно, какого качества эти данные и с какими гарантиями их можно использовать.
Лучший способ подготовиться к искусственному интеллекту — начать более эффективно управлять данными уже сегодня.
Небольшие муниципалитеты также могут начать
Небольшому городскому совету не обязательно начинать с плана управления большими данными. Он может начать с очень практичного и постепенного подхода.
Например:
- выберите две или три приоритетные области, такие как реестр, записи, объекты инфраструктуры, социальные услуги, инциденты или экономические данные;
- определить, кто лучше всего знаком с этими данными;
- выявить основные проблемы качества;
- согласовать минимальные критерии входа и обновления;
- В простой форме опишите, что содержит каждый набор данных;
- проверить наличие дублирующихся или противоречивых данных;
- оценить, какие данные могут помочь в создании полезных показателей;
- Определите, какие данные являются конфиденциальными и требуют дополнительной защиты.
Эти первые шаги не требуют больших ресурсов. Они требуют готовности к организации, общих критериев и методологической поддержки.
Главное — не пытаться управлять всеми данными одновременно. Нужно начать с тех данных, которые создают больше всего проблем или могут принести наибольшую пользу.
Роль сети «Умное местное самоуправление»
Небольшим муниципалитетам не приходится сталкиваться с этой проблемой в одиночку. Местному сообществу необходимы совместные решения, поскольку у многих из нас схожие потребности, но совершенно разные возможности.
Сеть «Умное местное самоуправление» стремится принести пользу именно на этом этапе: помогая преобразовывать абстрактные понятия — управление данными, контроль качества данных, совместимость или искусственный интеллект — в модели, инструменты и практические примеры, адаптированные к местным реалиям.
С помощью своих рабочих групп Сеть может помочь в создании общих моделей, чтобы местным организациям не приходилось начинать с нуля. Это включает в себя:
- общие критерии для инвентаризационных данных,
- описание наборов данных,
- определить обязанности,
- расставьте приоритеты для критически важных данных.
- установить уровни качества
- определить полезные варианты использования для муниципалитетов.
Это также способствует определению общих или многократно используемых технологических решений, предназначенных для обслуживания всего местного сообщества в целом и позволяющих избежать дублирования, ненужной зависимости или изолированных проектов.
Ещё одним ключевым аспектом является описание профессиональных профилей и функций, связанных с данными. Во многих небольших муниципалитетах не будет человека, занимающегося исключительно этими задачами, но необходимо понимать, какие функции следует охватить: кто проверяет данные, кто их обновляет, кто обеспечивает их защиту, кто документирует их, кто интерпретирует их и кто использует их для принятия решений.
Аналогичным образом, сеть способствует распространению примеров использования, которые помогают увидеть конкретные приложения: подготовка данных и создание общих показателей, содействие созданию открытых наборов данных, помощь в принятии решений или подготовка сервисов на основе искусственного интеллекта с гарантированными результатами.
Это совместная задача AOC, провинциальных советов, советов графств и местных органов власти.
Платформа данных и искусственного интеллекта, а также сеть «Умное местное самоуправление» должны помочь обеспечить доступ к управлению данными, их контролю и качеству для всех органов местного самоуправления.
Для этого необходимо сотрудничество между различными административными структурами: городскими советами, советами провинций, советами уездов, консорциумом AOC и другими участниками, поддерживающими местный бизнес.
Ценность этого сотрудничества очевидна: обмен знаниями, разработка общих критериев, использование преимуществ эффекта масштаба, содействие совместному использованию ресурсов и обеспечение возможности развития муниципалитетов с меньшими ресурсами.
Трансформация на основе данных не может быть прерогативой только крупных муниципалитетов. Она должна стать общей возможностью для всей местной системы государственного управления.
Три составляющие, одна цель: улучшение государственных услуг
Управление, контроль и обеспечение качества данных не являются отдельными задачами и не прерогативой исключительно специалистов.
Это три одинаковых элемента оборудования, которые позволяют сделать муниципальную информацию более полезной, надежной, защищенной и ориентированной на общественное служение.
- Управление подразумевает принятие ответственности и способность принимать взвешенные решения.
- Управление подразумевает организацию и обеспечение доступности данных.
- Гарантия качества означает обеспечение их пригодности для того использования, для которого мы хотим их использовать.
Когда эти три компонента работают вместе, городские советы могут сократить количество ошибок, улучшить процедуры, лучше планировать, лучше защищать граждан и принимать более обоснованные решения.
Для начала вам не нужно решать все проблемы. Вам нужно сделать первый шаг: определить наиболее важные данные, понять, как они используются, и начать лучше заботиться о них.
Это путь к тому, чтобы данные перестали быть невидимой проблемой и стали реальным инструментом для улучшения местных государственных услуг.
