Desafio

Como podemos avaliar com rigor as economias econômicas e de tempo envolvidas na implementação e uso da administração digital?

Problemático

O Consórcio AOC promove o desenvolvimento de indicadores que permitem uma avaliação sistemática e rigorosa da eficácia e eficiência das iniciativas de administração digital e governo aberto que são realizadas. Com esses indicadores, formuladores de políticas e gestores públicos podem conhecer o retorno social das iniciativas, definir prioridades e tomar as melhores decisões.

Uma das áreas chave desta avaliação é a poupança económica que a utilização dos serviços de administração digital acarreta e a comparação com os custos associados de investimento e manutenção dos próprios serviços digitais. As administrações públicas devem assegurar o uso adequado dos recursos públicos. Por isso, em 2014 o Consórcio AOC lançou um projeto interno para encontrar a melhor metodologia para avaliar a economia financeira e de tempo da administração digital.

Dirigimo-nos inicialmente a todas as entidades públicas, a nível estatal e europeu, que sabíamos terem publicado estudos sobre as poupanças geradas pela utilização do conjunto de serviços de administração digital; e pedimos que nos fornecessem os detalhes de como fizeram os cálculos para cada um dos serviços. Surpreendentemente, nenhuma das agências nos respondeu exaustivamente sobre a metodologia utilizada, embora tenhamos feito várias tentativas de reivindicar a informação.

Assim, o Consórcio AOC decidiu desenvolver sua própria metodologia.

Solução proposta

Estabelecer uma metodologia para o cálculo rigoroso de economias econômicas e de tempo que envolva a implementação e uso de administração digital e serviços de governo aberto.

Para desenvolver esta metodologia realizamos as seguintes ações:

  • Identifique os serviços digitais de administração digital mais impactantes ou relevantes em termos de uso.
  • Defina a "jornada do usuário" para cada um dos serviços.
  • Analise as etapas do processo (viagem) em que se regista uma poupança no que respeita ao processamento dos procedimentos presencialmente, e calculam as poupanças associadas em tempo e/ou dinheiro, desagregando a parte da poupança para os cidadãos e a parte da administração.
  • Verifique a validade das economias estimadas por meio da conclusão supervisionada de procedimentos ou ações por um usuário.
  • Entrevistas com usuários (cidadãos e funcionários públicos) para validar a percepção da economia gerada pelo processamento eletrônico.

A análise foi realizada no seguinte conjunto de serviços de administração digital:

  • Processamento eletrônico (eTRAM)
  • Nota fiscal eletrônica (eFACT)
  • Notificação eletrônica (eNOTUM)
  • Processamento interadministrativo (procedimentos EACAT)
  • Troca de dados entre AAPP (Via Oberta)
  • Processamento intra-administrativo (Valisa)
  • Repositórios documentais (DESA'L)
  • Arquivo documental (iArchive)
  • Editais e boletim eletrônico (eTauler)

Tabela de poupança obtida (versão 2.0, ano 2021):

Serviço

Poupança do Cidadão
(por procedimento)

Economia AAPP
(por procedimento)

Economia total

eTRAM

17,75 €

3,13 €

20,87 €

eFACT

5,95 €

5,11 € 11,06€
eNOTUM

1,24 €

13,22€

14,46€

Procedimentos EACAT

não aplicável

14,46€

14,46€

Caminho Aberto

4,33 €

0,23 €

4,57 €

Mala de viagem

não aplicável

14,46€

14,46€

SALVE e iArchive

não aplicável

2,20 €

2,20 €

e-Board

não aplicável

5,00 €

5,00 €

notas:

  • Para atingir todo o potencial das economias acima, os sistemas de informação da entidade devem ser integrados aos serviços de AOC para automatizar registros, procedimentos e consultas de interoperabilidade. As principais integrações são com o Cadastro Unificado (MUX), e-Notum, Via Oberta e e-FACT.
  • No caso da Via Oberta, o potencial máximo de economia é alcançado com a integração e automação das consultas de interoperabilidade.
  • Esses resultados podem ser aplicados independentemente do sistema de gestão integrado aos serviços AOC.

Na seção "Metodologia" você encontra os detalhes de como são calculadas as economias geradas nas diferentes etapas do processo de cada serviço.

Principais conclusões da análise e dos inquéritos realizados:

  • O cidadão valoriza muito o seu tempo. No estudo, o tempo é valorizado de acordo com o salário médio de um trabalhador, mas a realidade é que para os cidadãos, o tempo tem um valor muito maior e que é um sério inconveniente para eles terem que se deslocar a um escritório da administração para realizar um procedimento que poderia ser feito em casa.
  • Um dos custos importantes do processamento em papel é a despesa financeira do arquivamento físico que origina.
  • De acordo com pesquisas, um cidadão realiza em média 3 procedimentos por ano com todas as administrações públicas.

Para calcular a economia da administração digital, são analisados ​​os custos do processamento presencial de uma amostra representativa de ações. Mas lembre-se de que esses custos podem variar com base em uma ampla gama de fatores. Neste estudo, é feita uma estimativa de custo de banda baixa para os casos analisados, para poder garantir que a grande maioria das AAPPs que gerem processos com serviços digitais usufruam da poupança associada a cada um deles.

Com este critério, deve-se entender que este estudo gera um valor mínimo ou garantido de poupança, que pode ser maior ou muito maior dependendo das circunstâncias ou da eficiência de cada administração.

metodologia

2021 Estudo de economia pelo uso da administração digital 2.0

  • Versão 2.0 (2021) Revisão detalhada da metodologia aplicada em 2014 para os procedimentos eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT e serviços Valisa.
  • Avaliação cofinanciada com o Fundo de Promoção da Avaliação de Políticas Públicas (PROAVA) da Secretaria da Vice-Presidência e de Economia e Finanças.

2018 Estudo de economia pelo uso da administração digital 1.1

  • Versão 1.1 (2018) Extensão do cálculo de poupança aos serviços Valisa, eTauler, DESA'L e iArxiu
  • Versão 1.0 (2014) Metodologia e cálculo das economias geradas pelos seguintes serviços: procedimentos eTRAM, eFACT, eNOTUM e EACAT

Status do projeto

Em produção. A metodologia é revisada a cada três anos.

Mais Informações

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