- Administração aberta
A AOC organiza um workshop para promover a digitalização dos pedidos de subsídios para merenda escolar.
A Câmara Municipal de Prat de Llobregat implementou um sistema de cancelamento de agendamentos anteriores via WhatsApp, com o objetivo de reduzir o número de no-shows e poder ter uma previsão mais precisa dos atendimentos diários aos serviços de atendimento ao cidadão.
As pessoas que agendaram com antecedência recebem uma mensagem de WhatsApp com todas as informações sobre o agendamento e, com um único clique, podem confirmar ou cancelar.
O sistema simplifica o processo de cancelamento de agendamentos e melhora o envio de lembretes que antes era feito por SMS, que não permitia a interação com os usuários nem o rastreamento das mensagens enviadas. Graças à sua alta implementação, o canal WhatsApp fornece um alto nível de resposta e reduz os compromissos de não comparecimento pela metade.
É uma iniciativa inovadora que está contida noObservatório DigiCanvis.
O serviço de lembrete interativo consiste no envio de uma mensagem para o telemóvel através do canal WhatsApp às pessoas que têm marcação prévia marcada para o dia seguinte, lembrando-as do dia, hora e local da marcação e oferecendo a possibilidade de interagir com um chatbot dentro da mesma conversa para confirmar ou cancelar o compromisso.
Se a pessoa cancelar o agendamento, tem a opção de solicitar um novo a partir da mesma mensagem recebida, com link para a solicitação de agendamento anterior da prefeitura. Se a pessoa continuar digitando, o chatbot responde suas dúvidas pelo próprio WhatsApp.
O sistema de agendamento do conselho é integrado a uma plataforma de comunicação omnicanal na nuvem, que permite o envio automático de lembretes interativos pelo canal WhatsApp. A plataforma também permite detectar se houve erro no envio do lembrete, se a pessoa leu a mensagem ou se a conversa expirou sem ser lida.
O serviço está em operação desde setembro de 2022 com muitos bons resultados. Mais de 60% dos usuários respondem ao lembrete de compromisso e metade das respostas ocorre em até 2 horas após o envio do lembrete. O número de no-shows caiu para 18%.
Pode consultar a informação detalhada do projeto, quanto aos benefícios e impactos, barreiras e dificuldades, custos associados à implementação da solução e outros aspetos chave, no ficheiro do Observatório DigiChanges: Cancelamento de agendamentos anteriores com lembretes interativos via WhatsApp.
Recolhe iniciativas inovadoras e boas práticas (DigiCanvis) que foram implementadas com sucesso nos concelhos catalães e que são uma fonte de inspiração para os restantes organismos.
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