A Câmara Municipal de Viladasens optou pela gestão digital na área administrativa e pela adoção de novas linhas de atuação com fornecedores e cidadãos que melhorem a eficácia, eficiência administrativa e qualidade do setor público
Joan Maria Figueras Xargay, secretária da Câmara Municipal de Viladasens, explicou ao Consórcio AOC que há alguns anos procuram alternativas para processar o máximo possível eletronicamente e economizar, por exemplo, em selos. “Alguns meses gastámos 4 ou 5 euros em selos”, afirma o secretário.
“Percebemos que antes de nos dirigirmos ao cidadão somos nós que temos que melhorar”. Isto significa que as comunicações com a Administração e posteriormente com as empresas "precisam de ser feitas por via eletrónica". Aí virá o cidadão, para quem custa mais, por exemplo, ter um certificado digital ou um computador configurado com os drivers necessários para notificar eletronicamente”.
A Câmara Municipal está empenhada em garantir que as informações sejam transmitidas online e, caso isso não seja possível, busca novas alternativas. “Por exemplo, nos comunicamos com o Conselho Provincial e o Conselho Regional por meio doEACAT"Com a Generalitat, usamos um formulário genérico disponível em gencat.cat, embora ele tenha certas limitações, como a impossibilidade de anexar documentos maiores que 250 KB". Eles também usaram outras vias, como enviar um documento a um Departamento e solicitar que este, com base no princípio da colaboração interadministrativa, o encaminhasse a outro Departamento por meio do...EACAT"Para solicitar um subsídio, não faríamos assim, mas tentamos encontrar uma 'brecha' para enviar a documentação 100% eletronicamente se forem assuntos do nosso interesse."eresao departamento em questão”.
Além disso, para facilitar a comunicação eletrônica, a Câmara Municipal adotou outras iniciativas direcionadas tanto à Administração quanto aos fornecedores e cidadãos. Em primeiro lugar, ao receberem documentação em papel do setor público catalão, enviam um e-mail padrão às administrações solicitando que as comunicações sejam enviadas preferencialmente por e-mail. EACAT Ou, se isso não for possível, através da caixa postal disponível na sede eletrônica ou do formulário genérico na seção de procedimentos. Por outro lado, eles também solicitam esse compromisso de seus fornecedores que, por exemplo, utilizam o e-TRAM. “São pequenas mudanças que nos ajudam a melhorar a produtividade”. Por fim, estabeleceram um protocolo para evitar documentos como cartas registradas: “Se um cidadão vai à prefeitura para solicitar, por exemplo, uma licença, pedimos seu endereço de e-mail para enviar as comunicações para a caixa postal ou seu número de celular para enviar um SMS”.
Figueras afirma que estão prontos, mas que o dia a dia da Câmara Municipal não lhes permitiu investir tudo nisso. “Muitas vezes perdemos muito tempo fazendo trabalhos que não nos trazem nada, como gerenciar lixo eletrônico. O que queremos é acabar com esse tipo de trabalho limitando o uso do e-mail à gestão de arquivos administrativos. Então estaremos em condições de enfrentar a mudança”.
