Você é usuário do Representa ou ainda não? Você sabe disso, mas não se atreve a iniciar o projeto em sua prefeitura? Se pretende ter uma ideia clara do que é a Representa e o que faz e como se articula, apresentamos este decálogo para compreender este serviço de procuração eletrónica.
1.- Registo colaborativo
Nos termos do artigo 6.º da Lei 39/2015, a Administração Geral do Estado, as comunidades autónomas e as entidades locais devem dispor de um registo eletrónico de procurações para articular a capacidade de um representante para atuar em nome de um interessado. Nesse sentido, desde a Catalunha, por razões de eficiência, decidiu-se criar um registro eletrônico de procurações de natureza colaborativa.
A Representa é um registo eletrónico comum de procurações que a AOC põe à disposição da Administração da Generalitat de Catalunya, das Entidades locais da Catalunha e dos organismos públicos e entidades de direito público vinculados ou dependentes dos anteriores.
Este registro é compartilhado por todos eles; ou seja, não se trata de um registro individual ou independente, o que acarreta a co-responsabilidade no tratamento dos dados pessoais nele contidos.
O facto de ser um registo partilhado e colaborativo significa que todos os seus utilizadores podem registar, a pedido de cidadãos e/ou empresas, representações gerais, órgãos e procedimentos. No caso destas duas últimas, não só à sua própria entidade, mas também a qualquer outra entidade que utilize o serviço e consulte a mesma base de dados. Assim, um cidadão pode criar diferentes representações a órgãos ou procedimentos, aplicáveis a diferentes órgãos, sem ter de se deslocar ou aceder à sede desses outros órgãos, centralizando a gestão a partir do mesmo Gabinete de Atendimento ao Cidadão ou da própria sede.
2.- Lei 39/2015 e Real Decreto 203/2021
O Representante foi criado e tem vindo a incorporar funcionalidades para garantir o cumprimento do disposto nos artigos 5.º e 6.º da Lei 39/2015 e do Real Decreto 203/2021. Nesse sentido, o Registro Eletrônico de Procurações das Administrações Públicas Catalãs permite:
No seu roteiro constam funcionalidades previstas na regulamentação como a integração e consulta de outros registos de procurações como o Registo Mercantil ou o Registo Predial.
3.- Representações adaptadas à prática administrativa: capacidades
O serviço permite a criação de três tipos de representações:
Adicionalmente, à existência destas três tipologias, acrescentou-se a possibilidade de modular estas tipologias acrescentando as potencialidades desta representação na prática administrativa. Isso permite adicionar o atributo de habilidade a uma representação:
Dessa forma, é possível conceder representações com plenos poderes (Todas as competências) ou com poderes parciais, limitando a representação ao representante.
4.- Operações adaptadas aos cidadãos
O serviço Representa possui dois ambientes, além da possibilidade de integração via webservice:
Neste sentido, o funcionamento da Representação adapta-se aos cidadãos, permitindo-lhes gerir as suas representações quer em ambiente presencial, através dos Gabinetes de Atendimento ao Cidadão, quer em ambiente virtual, através dos portais Representa a sede da as entidades.
5.- Roteiro guiado pelos usuários do serviço: o grupo jurídico-organizacional
O serviço possui um roteiro orientado pelos usuários do serviço, por meio do grupo jurídico-organizacional (doravante GJO) da Representa. O GJO é composto por cerca de trinta funcionários públicos pertencentes a diferentes entidades locais, a Generalitat de Catalunya, o Consórcio Localret e o Consórcio AOC que se reúnem periodicamente para comentar as novidades do serviço e debater e decidir sobre as funcionalidades futuras.
São o produto do trabalho deste grupo:
6.- Apoio ao desafio organizacional: o guia Representar
O serviço consiste em um guia de suporte destina-se a facilitar a implementação e o comissionamento, dentro de sua organização, do registro eletrônico de procurações, em cumprimento do disposto na Lei 39/2015, de 1 de outubro, sobre o procedimento administrativo comum das administrações públicas e no Real Decreto 203/2021, de 30 de março, pelo qual se aprova o regulamento de atuação e funcionamento do setor público por via eletrónica significa.
Este guia faz uma série de recomendações para cada uma das seguintes ações:
É elaborado com base nas experiências práticas de várias administrações públicas catalãs, no âmbito do Grupo Jurídico-Organizacional da Representa e contém questões de natureza técnica, organizacional e processual.
7.- Formação para a sua utilização (vídeo formação + webinar)
O serviço consiste em vários recursos de treinamento para ajudar as organizações a implementar e usar o serviço. Nesse sentido, no portal campus.aoc.cat podemos encontrar:
Por outro lado, as organizações também contam com dois portais de suporte, com um acervo de perguntas frequentes sobre o Representa:
8.- Integrado/integrável
O serviço está integrado com:
E ao mesmo tempo, permite a integração dos mesmos a outros serviços de processamento administrativo ou gerenciadores de arquivos, permitindo:
9.- Interoperável
De acordo com o artigo 6.2 da Lei 39/2015, os registos eletrónicos gerais e particulares de autorizações pertencentes a cada uma das administrações devem ser plenamente interoperáveis entre si, de forma a garantir a sua interligação, compatibilidade informática, bem como a transmissão telemática das pedidos, os escritos e as comunicações neles incorporados.
A Representa nasceu com esse desejo desde o início, então:
10.- Indicadores
O serviço tem um roteiro para oferecer um dashboard para que possamos ver as representações que se originaram em seu portal, aquelas que foram validadas, etc.
Por enquanto, no entanto, para saber que representações foram solicitadas a um órgão específico, seja no portal do trabalhador ou no portal da cidadania, pode consultar em duas fontes. informação pública (uma vez que não são fornecidos dados pessoais, apenas dados agregados):
