Pijl die naar links wijst
Economische besparing door het gebruik van digitale administratie - AOC Consortium

Uitdaging

Hoe kunnen we de economische en tijdwinst die gepaard gaat met de implementatie en het gebruik van digitale administratie nauwkeurig beoordelen?

Huidige problemen

Het AOC Consortium bevordert de ontwikkeling van indicatoren die een systematische en rigoureuze evaluatie mogelijk maken van de effectiviteit en efficiëntie van de digitale administratie en open overheidsinitiatieven die worden uitgevoerd. Met deze indicatoren kunnen beleidsmakers en publieke managers het maatschappelijk rendement van initiatieven kennen, prioriteiten stellen en de beste beslissingen nemen.

Een van de kernpunten van deze beoordeling is de economische besparing van het gebruik van digitale administratiediensten en het vergelijken hiervan met de bijbehorende kosten van investeren en onderhouden van de eigen digitale diensten. We moeten ervoor zorgen dat overheidsdiensten goed gebruikmaken van openbare middelen. Daarom is het AOC Consortium in 2014 een intern project gestart om de beste methodiek te vinden om de economische en tijdwinst van digitale administratie te evalueren.

In eerste instantie hebben we ons gericht tot alle overheidsinstanties, op staats- en Europees niveau, waarvan we wisten dat ze studies hadden gepubliceerd over de besparingen die worden gegenereerd door het gebruik van de reeks diensten van digitale administratie; en we hebben ze gevraagd ons de details te geven van hoe ze de berekeningen voor elk van de services hebben uitgevoerd. Verrassend genoeg heeft geen van de bureaus ons uitvoerig geantwoord over de gebruikte methodologie, hoewel we verschillende pogingen hebben ondernomen om de informatie te claimen.

Dus besloot het AOC Consortium om onze eigen methodologie te ontwikkelen.

Voorgestelde oplossing

Opstellen van een methodiek voor het rigoureus berekenen van economische en tijdwinst waarbij sprake is van implementatie en gebruik van digitale administratie en open overheidsdiensten.

Om deze methodiek te ontwikkelen hebben we de volgende acties uitgevoerd:

  • Identificeer de digitale diensten van digitale administratie met de meeste impact of meest relevant in termen van hun gebruik
  • Definieer de "gebruikersreis" voor elk van de services
  • Analyseer de processtappen (reis) waarin er een besparing is met betrekking tot de verwerking van de procedures in persoon, en om de besparing in tijd en / of bijbehorend geld te berekenen, hoewel het deel van de besparingen van de burger van het deel van de administratie wordt uitgesplitst
  • Controleer de geldigheid van geschatte besparingen door de gecontroleerde voltooiing van procedures of acties door een gebruiker
  • Interviews met gebruikers (burgers en ambtenaren) om de perceptie van de besparingen die worden gegenereerd door elektronische verwerking te valideren.

De analyse is uitgevoerd op de volgende set digitale administratiediensten:

  • Elektronische verwerking (eTRAM)
  • Elektronische factuur (eFACT)
  • Elektronische melding (eNOTUM)
  • Interbestuurlijke verwerking (EACAT-procedures)
  • Gegevensuitwisseling tussen AAPP (Via Oberta)
  • Intra-administratieve verwerking (Koffer)
  • Edicten en elektronisch prikbord (eTauler)
  • Documentair archief (iArchive)
  • Documentaire opslagplaatsen (DESA'L)

De verkregen besparingstabel is als volgt:

Onderhoud

Burgerbesparingen
(per procedure)

AAPP-besparingen
(per procedure)

Totale besparing

Elektronische verwerking (eTRAM)

17,75 €

3,13 €

20,87 €

Elektronische factuur (eFACT)

5,95 €

5,11 € 11,06 €
Elektronische melding (eNOTUM)

1,24 €

13,22 €

14,46 €

Interbestuurlijke verwerking (EACAT-procedures)

n / a

13,11 €

13,11 €

Gegevensuitwisseling tussen AAPP (Via Oberta)

1,33 €

3,25 €

4,58 €

Intra-administratieve verwerking (Koffer)

n / a

13,11 €

13,11 €

Repository en documentair archief (DESA'L en iArxiu)

n / a

2,20 €

2,20 €

Elektronisch edictbord (e-Board)

n / a

5,00 €

5,00 €

Opmerkingen:

  • Om het volledige potentieel van de bovenstaande besparingen te realiseren, moeten de informatiesystemen van de organisatie worden geïntegreerd met AOC-services om interoperabiliteitsrecords, procedures en vragen te automatiseren. De belangrijkste integraties zijn met Unified Registry (MUX), e-Notum, Via Oberta en e-FACT.
  • In het geval van Via Oberta wordt het maximale besparingspotentieel bereikt door de integratie en automatisering van interoperabiliteitsvragen.
  • Deze resultaten kunnen onafhankelijk van het met AOC-services geïntegreerde beheersysteem worden toegepast.

In de sectie "Methodologie" vindt u details over hoe de besparingen die in de verschillende stappen van het proces van elke dienst zijn gegenereerd, zijn berekend.

De belangrijkste conclusies van de analyse en onderzoeken zijn:

  • De burger hecht veel waarde aan zijn tijd. In de studie wordt tijd gewaardeerd volgens het gemiddelde salaris van een werknemer, maar de realiteit is dat voor de burger tijd een veel grotere waarde heeft en dat het een ernstig ongemak is om naar een kantoor van de administratie te moeten verhuizen om een procedure die vanuit huis kan worden gedaan.
  • Een van de aanzienlijke kosten van papierverwerking zijn de economische kosten van fysieke archivering die ontstaat
  • Volgens enquêtes voert een burger gemiddeld 3 procedures per jaar uit bij alle overheidsdiensten.

Om de besparing van de digitale administratie te berekenen, zijn de kosten van de face-to-face verwerking van een representatieve steekproef van handelingen geanalyseerd. Houd er echter rekening mee dat deze kosten kunnen variëren, afhankelijk van een groot aantal factoren. In deze studie is een low-band kostenraming gemaakt van de geanalyseerde gevallen, zodat kan worden gegarandeerd dat de overgrote meerderheid van de PPA's die processen met digitale diensten beheren, de besparingen zullen genieten die met elk van hen gepaard gaan.

Met dit criterium moet worden begrepen dat deze studie een minimum of gegarandeerd bedrag aan besparingen oplevert, dat hoger of veel hoger kan zijn, afhankelijk van de omstandigheden of de efficiëntie van elke administratie.

Methodologie

2021 Onderzoek naar besparingen voor het gebruik van digitale administratie 2.0

  • Versie 2.0. Gedetailleerd overzicht van de methodologie die in 2014 werd toegepast door de eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT-procedures en Valisa-diensten
  • Deze evaluatie is medegefinancierd met het Stimuleringsfonds voor de Evaluatie van het Overheidsbeleid (PROAVA) van het Departement van het Vice-Presidium en van Economie en Financiën”.

2018 Onderzoek naar besparingen voor het gebruik van digitale administratie 1.1

  • Versie 1.1 (2018) Uitbreiding van de berekening van besparingen naar de diensten Valisa, eTauler, DESA'L en iArxiu
  • Versie 1.0 (2014) Methodologie en berekening van besparingen gegenereerd door de volgende diensten: eTRAM-, eFACT-, eNOTUM- en EACAT-procedures

Project status: in de maak

meer informatie