De integratie tussen het platform voor overheidsaanbestedingen (PSCP) en het openbaar register van contracten (RPC(dat in november 2025 wordt ingevoerd) is niet zomaar een technische verbetering; het is een echte transformatie van de manier waarop aanbestedende instanties werken, rechtstreeks ondersteund door de ervaring van de organisaties die hebben deelgenomen aan de pilotfase en waarmee een afsluitende sessie is gehouden tijdens de afgelopeneres wekenlang, in samenwerking tussen het technisch secretariaat van de adviesraad voor overheidsaanbestedingen en het AOC-consortium.
Een oplossing die door gebruikers is beproefd.
De resultaten tonen een beoordeling. zeer positief en wijdverspreid van integratie. De deelnemende organisaties komen overeen te benadrukken dat het systeem robuust, functioneel en betrouwbaaren dat het een directe impact op de operationele efficiëntie.
Deze perceptie is niet theoretisch: ze is gebaseerd op de daadwerkelijke dagelijkse praktijk, met name in gangbare processen zoals standaardprocedures of het beheer van kleinere contracten, waar de winst in flexibiliteit duidelijker merkbaar is.
De belangrijkste bijdrage: het elimineren van dubbel werk.
Het belangrijkste voordeel dat door de teams is vastgesteld, is duidelijk: integratie elimineert dubbel werk.
Volgens het onderzoek naar de besparingen die deze integratie voor de overheid heeft opgeleverd, dat is uitgevoerd op basis van de methodologie ontwikkeld door het AOC-consortiumHieruit wordt geconcludeerd dat, vóór de implementatie van de functionaliteit, het invoeren van dezelfde informatie in twee verschillende tools (PSCP i RPC), betekende dit een totale tijd van 22,32 minuten per contractNu wordt al het beheer gedaan vanuit de PSCP en de informatie wordt automatisch overgedragen naar de RPCwaardoor de tijd wordt verkort tot 9,2 minuten.
Deze verandering vertegenwoordigt een 58% minder managementtijdMaar bovenal betekent het een echte verlichting van de administratieve lasten, die volgens de gebruikers zelf een grote impact hebben op hun dagelijks leven.
Meer productiviteit en minder fouten.
De organisaties die aan de pilot deelnemen, benadrukken dat deze vereenvoudiging niet alleen tijd bespaart, maar ook de kwaliteit van het proces verbetert door menselijke fouten als gevolg van herhaalde gegevensinvoer te verminderen en de productiviteit van het team te verhogen.
Betere controle en meer traceerbaarheid
Een ander aspect dat bijzonder gewaardeerd wordt, is de algemene verbetering in het bestandsbeheer, waarbij de snelle en transparante traceerbaarheid van zendingen dankzij de aan het systeem toegevoegde mechanismen duidelijk naar voren komt. PSCPzoals de trackingconsole die in de Post Manager is ingebouwd of e-mailnotificaties.
Agile-implementatie en minimale incidenten
De resultaten van de pilot bevestigen tevens dat de implementatie eenvoudig is:
• Lage leercurve.
• Snelle aanpassing door gebruikers.
• Incidentieniveau lager dan 1%, geconcentreerd in specifieke gevallen.
De geconstateerde incidenten hebben geen invloed op de algemene bedrijfsvoering en zijn voornamelijk beperkt tot complexere scenario's. Het gaat met name om de scenario's die verband houden met:
• Fasen na toekenning (verlengingen, wijzigingen).
• Beheer van bestanden met meerdere batches in geaggregeerde publicaties.
• Dubbele vermeldingen als gevolg van inconsistenties in identificatiegegevens of annuleringen.
Er zijn ook enkele aspecten geïdentificeerd die de gebruikerservaring kunnen verbeteren, zoals de duidelijkheid van foutmeldingen of de noodzaak om meer verplichte velden in te vullen, met name in oudere bestanden. In de meeste gevallen gaat het hier om bekende of structurele beperkingen, in plaats van functionele defecten in het systeem.
Economische besparingen met direct rendement
De door gebruikers bevestigde operationele verbetering vertaalt zich ook in een aanzienlijke economische impact: de gemiddelde kosten per contract dalen van € 5,02 naar € 2,07, een besparing van 58,78%.
Deze besparing, geprojecteerd op alle aanbestedingen die tussen juni 2025 en eind mei 2026 door lokale overheden en universiteiten worden gepubliceerd, Dit vertaalt zich in een tastbaar effect: 93.000 euro en meer dan 4.000 uur aan vrijgekomen publieke werkzaamheden.Een onmiddellijk rendement op de investering en een duidelijke optimalisatie van publieke middelen.
Methodologische opmerking:
Er zij opgemerkt dat de in de studie gebruikte berekeningsmethode is gebaseerd op een gemiddeld uurloon voor een ambtenaar in de algemene dienst voor het jaar 2020 (momenteel verouderd). Om de schatting aan te passen aan de huidige economische realiteit, zijn de huidige loonkosten (inclusief sociale premies) aanvullend berekend, tot een bedrag van € 23 per uur.
Kortom, de integratie van het platform voor overheidsaanbestedingen en het register voor overheidscontracten is een oplossing die niet alleen tijd en kosten bespaart, maar ook Het verbetert de ervaring en productiviteit van teams die zich bezighouden met overheidsaanbestedingen vanaf de eerste dag aanzienlijk.
