- Elektronische melding
Meerkanaals administratieve meldingen: op papier en elektronisch
Zoals aangegeven in artikel 41 van Wet 39/2015 van 1 oktober betreffende de gemeenschappelijke administratieve procedure van overheidsdiensten, moeten kennisgevingen bij voorkeur langs elektronische weg worden gedaan en in ieder geval wanneer de belanghebbende verplicht is ze op deze manier te ontvangen (rechtspersonen en sommige natuurlijke personen).
Geïnteresseerden die niet verplicht zijn het elektronische kanaal te gebruiken, kunnen te allen tijde beslissen en aan het Openbaar Bestuur doorgeven of zij de opeenvolgende kennisgevingen elektronisch willen ontvangen (of niet langer willen ontvangen).
Onverminderd het bovenstaande bepaalt artikel 42 van dezelfde wet dat alle kennisgevingen die op papier worden gedaan, ter beschikking moeten worden gesteld van de belanghebbende op het elektronische hoofdkantoor van de Administratie of het optredende orgaan, zodat zij vrijwillig toegang kunnen krijgen tot de inhoud ervan. Daarom moeten alle kennisgevingen op papier ook elektronisch gebeuren; het gaat om meldingen via meerdere kanalen.
In deze zin maakt e-NOTUM daarom de technische formulering van meerkanaalsmeldingen mogelijk, en het voldoen aan dit wettelijke voorschrift, met wat bekend staat als "complementaire kennisgeving".
Op deze manier, als bij het beheer van een kennisgeving (hetzij via EACAT-schermen of via integratie) wordt aangegeven dat deze complementair is, genereert e-NOTUM de kennisgeving elektronisch en moet de uitgevende instantie tegelijkertijd de kennisgeving op papier beheren (bijvoorbeeld waarvoor e-NOTUM niet verplicht is de contactgegevens van de ontvanger van de kennisgeving door te geven).
Op dezelfde manier vraagt e-NOTUM, wanneer de administratie een aanvullende melding indient in het elektronische hoofdkantoor en de burger deze opent via het burgerschapsportaal, of hij het meldingskanaal voor die procedure wil wijzigen, en staat hem daarom toe zijn toestemming te verkrijgen. Dus als de burger aangeeft van kanaal te willen veranderen, vraagt e-NOTUM hem om zijn e-mailadres en/of zijn mobiele telefoonnummer mee te delen bij de eerstvolgende elektronische melding en gaat over naar de uitgevende administratie (en voldoet daarmee aan wat in de reglementen staat). Als u er echter voor kiest om niet van kanaal te wisselen, blijft de rol uw voorkeursmeldingskanaal.
Wat het toegangsbewijs betreft: indien de melding elektronisch wordt gedaan, wordt deze aanvaarding automatisch vastgelegd in het e-NOTUM bewijsmateriaal; indien de melding op papier gebeurt, moet de uitgevende instantie dit in e-NOTUM aangeven (hetzij via EACAT-schermen, hetzij via integratie), zodat dit in het bewijsmateriaal wordt verwerkt.
Op procedureel niveau is het noodzakelijk om artikel 41.7 van Wet 39/2015 in gedachten te houden, volgens welke, in het geval van administratieve kennisgevingen via meerdere kanalen, de kennisgeving die het eerst heeft plaatsgevonden als aanvaard wordt beschouwd, waarvan het bewijs de kennisgevingen zullen zijn dat zij zullen worden opgenomen in het administratieve dossier, waarbij de overige zullen worden weggegooid.
Meer informatie kunt u krijgen op Hoe maak ik een melding/communicatie aan?