In het kader van de hulpdienst voor de digitalisering van de administratieve procedures van lokale entiteiten bevordert de Diputació de Tarragona actief het gebruik van interoperabiliteit bij personeelsselectieprocessen om de gegevens van andere administraties te verkrijgen.
Hoewel de wet burgers het recht garandeert om geen gegevens te verstrekken die de overheid al bezit, wordt er vaak van burgers gevraagd documenten te overleggen ter onderbouwing van gegevens die gemeenteraden via het platform kunnen raadplegen. Via Obertazoals academische graden of werkervaring.
De provinciale raad van Tarragona heeft vastgesteld welke gegevens die van deelnemers aan de selectieprocedures zijn gevraagd, beschikbaar zijn op het platform. Via Oberta en biedt lokale instanties ondersteuning bij het aanvragen van toegang tot consultaties en trainingen om deze tijdens de procedure uit te voeren.
Deze service is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als een goede praktijk van lokale besturen.
Hoe het werkt?
De gemeentelijke coördinatie- en bijstandsafdeling van de provincieraad van Tarragona heeft een proefproject uitgevoerd met deelname van 50 lokale entiteiten om hun selectieve personeelsstabilisatieprocessen te digitaliseren.
Samengevat bestaat de dienstverlening uit:
- Ontwerp en implementeer de standaardprocedure die alle entiteiten moeten volgen om personeelsselectieprocessen in het bestandsbeheerplatform te verwerken.
- Creëer modellen van alle documenten die verband houden met de procedure, zoals de basis voor de oproep, verzoeken, rapporten of resoluties, die elke entiteit kan aanpassen aan zijn specifieke kenmerken.
- Identificeer welke gegevens en documenten beschikbaar zijn in de dienst. Via Oberta en dat het niet nodig is om deelnemers aan de selectieprocedure te vragen naar informatie zoals identiteitsgegevens, kwalificaties, gegevens over hun wettelijke verblijfplaats, enzovoort.
- Bied ondersteuning aan de entiteit bij het aanvragen van advies over diensten. Via Oberta doorEACAT, met de teksten die in de aanvraagformulieren moeten worden opgenomen, zoals het doel van het overleg of de rechtsgrondslag.
- Implementeer de uitvoering van vragen op het bestandsbeheerplatform.
Wat zijn de voordelen?
- Verbeterde efficiëntie. Enerzijds worden de processen van het gemeentehuis vereenvoudigd door de homogenisering van de benodigde documentatie. Aan de andere kant maakt het het mogelijk om de gegevens en documenten in elektronisch formaat te verkrijgen, waardoor de noodzaak om ze handmatig te verzamelen wordt geëlimineerd en mogelijke fouten worden vermeden.
- Kostenbesparingen. Interoperabiliteit vermindert het papiergebruik en vermijdt inefficiëntie en dubbel werk bij het beheer van de informatie die vereist is in de procedures.
- Garantie voor naleving van de regelgeving. Het maakt het voor lokale instanties gemakkelijker om te voldoen aan hun verplichting om burgers niet om documenten van andere overheden te vragen.
De dienst is beschikbaar sinds november 2023. Dankzij het project hebben 23 gemeentehuizen in de provincie Tarragona de consultaties in gebruik genomen. Via Oberta met het oog op selectieve processen en heeft voor het eerst geleid tot de implementatie van interoperabiliteitsdiensten in 15 gemeentehuizen.
In de factsheet vindt u de belangrijkste aspecten waarmee u rekening moet houden bij het implementeren van deze best practice in uw personeelsselectieprocessen Gebruik van interoperabiliteit bij selectieve stabilisatieprocessen.
DigiCanvis Observatorium
Nieuwe ruimte om digitale transformatieprojecten te verspreiden en te promoten
Het verzamelt innovatieve initiatieven en goede praktijken (DigiCanvis) die met succes zijn geïmplementeerd in Catalaanse gemeenten en die een inspiratiebron zijn voor de rest van de organen.
Als je een succesvol digitaal transformatieproject hebt geïmplementeerd of een pilotervaring hebt, deel deze dan alsjeblieft!
