In het kader van de hulpdienst voor de digitalisering van de administratieve procedures van lokale entiteiten bevordert de Diputació de Tarragona actief het gebruik van interoperabiliteit bij personeelsselectieprocessen om de gegevens van andere administraties te verkrijgen.
Ondanks het feit dat de wet het recht van burgers garandeert om gegevens die al in het bezit zijn van de administratie niet te verstrekken, wordt burgers vaak gevraagd om documenten te overleggen om gegevens te bewijzen die gemeenten via het Via Oberta-platform kunnen raadplegen, zoals nu academische graden of beroepsleven.
De Diputació de Tarragona heeft vastgesteld welke van de van de deelnemers aan de selectieve processen gevraagde gegevens beschikbaar zijn op het Via Oberta-platform en biedt lokale entiteiten ondersteuning bij het aanvragen van toegang tot de consultaties en trainingen om deze tijdens de verwerking van de procedure uit te voeren.
Deze service is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als een goede praktijk van lokale besturen.
Hoe het werkt?
De gemeentelijke coördinatie- en bijstandsafdeling van de provincieraad van Tarragona heeft een proefproject uitgevoerd met deelname van 50 lokale entiteiten om hun selectieve personeelsstabilisatieprocessen te digitaliseren.
Samengevat bestaat de dienstverlening uit:
- Ontwerp en implementeer de standaardprocedure die alle entiteiten moeten volgen om personeelsselectieprocessen in het bestandsbeheerplatform te verwerken.
- Creëer modellen van alle documenten die verband houden met de procedure, zoals de basis voor de oproep, verzoeken, rapporten of resoluties, die elke entiteit kan aanpassen aan zijn specifieke kenmerken.
- Identificeer welke gegevens en documenten beschikbaar zijn in de Via Oberta-service en welke niet hoeven te worden opgevraagd bij deelnemers aan het selectieproces, zoals onder meer identiteitsgegevens, kwalificaties en gegevens over legaal verblijf.
- Ondersteun de instantie bij het aanvragen van de consultatie van Via Oberta-diensten via EACAT, met de teksten die in de aanvraagformulieren moeten worden opgenomen, zoals het doel van de consultatie of de wettelijke basis.
- Implementeer de uitvoering van vragen op het bestandsbeheerplatform.
Wat zijn de voordelen?
- Verbeterde efficiëntie. Enerzijds worden de processen van het gemeentehuis vereenvoudigd door de homogenisering van de benodigde documentatie. Aan de andere kant maakt het het mogelijk om de gegevens en documenten in elektronisch formaat te verkrijgen, waardoor de noodzaak om ze handmatig te verzamelen wordt geëlimineerd en mogelijke fouten worden vermeden.
- Kostenbesparingen. Interoperabiliteit vermindert het papiergebruik en vermijdt inefficiëntie en dubbel werk bij het beheer van de informatie die vereist is in de procedures.
- Garantie voor naleving van de regelgeving. Het maakt het voor lokale instanties gemakkelijker om te voldoen aan hun verplichting om burgers niet om documenten van andere overheden te vragen.
De dienst is beschikbaar sinds november 2023. Als resultaat van het project hebben 23 gemeenten in de provincie Tarragona het Via Oberta-overleg in gebruik genomen ten behoeve van selectieve processen en heeft dit voor het eerst geleid tot de implementatie van interoperabiliteitsdiensten in 15 gemeenten.
In het dossier vindt u de belangrijkste aspecten waarmee u rekening moet houden om deze goede praktijk te implementeren in uw personeelsselectieprocessen Gebruik van interoperabiliteit bij selectieve stabilisatieprocessen.
DigiCanvis Observatorium
Nieuwe ruimte om digitale transformatieprojecten te verspreiden en te promoten
Het verzamelt innovatieve initiatieven en goede praktijken (DigiCanvis) die met succes zijn geïmplementeerd in Catalaanse gemeenten en die een inspiratiebron zijn voor de rest van de organen.
Als je een succesvol digitaal transformatieproject hebt geïmplementeerd of een pilotervaring hebt, deel deze dan alsjeblieft!
