Ethische mailbox, intern kanaal voor waarschuwingen of klachten: Los uw twijfels op in 3 minuten
delen
Dit bericht is ruim 1 jaar oud. De inhoud is mogelijk niet actueel.
Vanuit het AOC rollen we de pilotservice gedurende deze eerste vier maanden uit en bieden we deze in de tweede vier maanden van het jaar open aan.
We hebben onlangs vragen ontvangen over de lancering van de Ethics Mailbox-service en andere gerelateerde kwesties zoals deadlines, de reikwijdte van de richtlijn, fondsen van de volgende generatie... we hebben deze publicatie opgesteld om uw twijfels weg te nemen.
We gaan uit van twee hoofdredenen om het project van het uitrollen van ethische brievenbussen in overheidsinstanties te starten: de klokkenluidersrichtlijn en de antifraudemaatregelenplannen voor Europese fondsen.
Over de Ethics Mailbox en Richtlijn (EU) 2019/1937
LaRichtlijn (EU) 2019/1937, over de bescherming van klokkenluiders, werd gepubliceerd in 2019. Dit Europese regelgevingsinitiatief stelt gemeenschappelijke minimumnormen vast om mensen te beschermen die bepaalde schendingen van het recht van de Unie melden. In dit verband benadrukte hij de sleutelrol die klokkenluiders spelen bij het voorkomen en ontdekken van schendingen, gevallen van fraude en corruptie en ander gedrag dat het algemeen belang ernstig schaadt.
De motivatie van de Ethics Mailbox in deze zin wordt gegeven om tegemoet te komen aan de noodzaak om een intern klachtenkanaal te implementeren dat klokkenluiders beschermt.
De toepasselijkheid van Richtlijn (EU) 2019/1937 van 23 oktober 2019, betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, wordt als rechtstreeks geïnterpreteerd, ook al is een toekomstige omzetting mogelijk die gemeenten met minder dan 10.000 inwoners vrijstelt.
Momenteel worden we geconfronteerd met het feit dat alle openbare lichamen verplicht zijn om dit kanaal te hebben vanaf de dag dat het van kracht wordt, 17 december 2021.
Op dit punt is het gepast om aandacht te besteden aan het genereren van nieuwe rechten en als referentiedocument kunt u de Catalogus van rechten van de alarmerende persoon bekijken die is gepubliceerd door het staatsnetwerk van antifraudebureaus en -agentschappen die beschikbaar is aan het einde van het artikel.
Ten slotte moet worden begrepen dat de Ethics Mailbox een specifiek hulpmiddel is op het gebied van openbare integriteit. In die zin is het ten zeerste aan te bevelen om, in het kader van de cultuur van publieke integriteit, een Plan Publieke Integriteit te hebben waarin onder meer de inrichting van het interne kanaal is opgenomen.
Onthoud dat het een intern kanaal is dat is ontworpen om klachten te ontvangen die zijn ingediend door de eigen werknemers van de lokale instantie of door mensen die ermee verbonden zijn op de werkplek, of door derden die contractueel verbonden zijn met de lokale instantie; met als doel het signaleren van (waarschuwings)gedrag binnen de desbetreffende lokale instantie.
De in de richtlijn genoemde overtredingen moeten in ieder geval binnen de lokale instantie gemeld kunnen worden. Die klachtenboxen of -kanalen die een ander toepassingsgebied hebben, moeten, indien ze niet aan alle vereisten en garanties van de richtlijn voldoen, dit op een uitdrukkelijke en begrijpelijke manier aangeven om geen verwarring te veroorzaken.
Over de Ethics Mailbox en de EU Next Generation Funds, die binnenkomen via het Recovery, Transformation and Resilience Plan (PRTR)
Maar met betrekking tot de Next Generation-fondsen, geende ethische mailbox of het intern klachtenkanaal is bepaald als een conditio sine qua non om de subsidies gerelateerd aan de Next Generation Funds te kunnen ontvangen.
De enige verwijzing in de buurt van de Ethics Mailbox is in bijlage III.C (sectie 2-biA.) van het ministerieel besluit tot omzetting van de fondsenrichtlijn, HFP/1030/2021, van 29 september, van waaruit het beheersysteem van het Recovery, Transformation and Resilience Plan is geconfigureerd.
Er wordt geïnterpreteerd dat sommige maatregelen verplicht zijn en andere aanbevolen (optioneel), zoals het geval is bij de Ethics Mailbox of het klachtenkanaal. Dit is de consensusinterpretatie binnen het Netwerk Transparante Overheden.
Hoewel de verordening van de Europese Fondsen dit niet specificeert, zou het waarschuwingskanaal moeten beschikken over geavanceerde coderingsmechanismen, beperkte toegang, traceerbaarheid en vertrouwelijkheid. Daarom is het noodzakelijk om een algemene opmerking te maken over de noodzaak om de Ethical Mailbox te hebben en niet specifiek voor elk van de behoeften (Richtlijn en EU-fondsen).
Om een waarschuwings- of klachtenkanaal in hun antifraudemaatregelenplan op te nemen om aan de optionele criteria te voldoen, hebben ze tijd om dit uit te voeren tot het moment waarop de steun wordt toegekend.
In die zin is een brede kijk op de zender sterk aanbevolen, rekening houdend met het Fraudebestrijdingsplan en het Integriteitsplan.
Kalender en status van het implementatieproject Ethical Mailbox
De geplande data zijn: pilotfase gedurende de eerste vier maanden van 2022 en massale inzet is gepland voor de tweede vier maanden. Inmiddels zijn we gestart met de pilottest van de dienst en hebben we de lijst met pilotorganisaties gesloten wegens te veel aanmeldingen.
Het AOC-consortium streeft ernaar de dienst in 2022 uit te rollen naar de rest van de lokale instanties in Catalonië die daarom vragen.
Conclusies
De prioriteit van lokale instanties is het opstellen van plannen voor fraudebestrijding in overeenstemming met de opdracht van het ministerie van Financiën. Voor Europese fondsen is het klachtenkanaal aanbevolen maar niet verplicht.
De richtlijn bescherming klokkenluiders is niet geïmplementeerd in Spanje. Het is raadzaam om de rechtencatalogus daarvan in acht te nemen.
BOE, Bestel HFP/1030/2021, van 29 september, waarmee het managementsysteem van het Recovery, Transformation and Resilience Plan is ingericht
BOE, Bestel HFP/1031/2021, van 29 september, waarin de procedure en het formaat zijn vastgelegd van de informatie die door de entiteiten van de staat, de autonome en lokale openbare sector moet worden verstrekt voor het toezicht op de verwezenlijking van mijlpalen en doelstellingen en de budgettaire en boekhoudkundige uitvoering van de maatregelen van de componenten van het plan voor herstel, transformatie en veerkracht.
Trainingssessie georganiseerd door de School voor openbaar bestuur van Catalonië
De School voor openbaar bestuur van Catalonië heeft in samenwerking met het Antifraudebureau van Catalonië een online sessie georganiseerd, genaamd Alerteringskanalen en de bescherming van klokkenluiders tegen het nieuwe regelgevingskader (20282/2022-1).
De sessie gericht op het personeel van de lokale administratie heeft de volgende doelstellingen:
Verduidelijk de verplichtingen die voortvloeien uit de richtlijn en het actieve beleid om meldingskanalen op te zetten en klokkenluiders te beschermen.
Definieer de basisconcepten (waarschuwing en rapport; kanalen en mailboxen) om organisatorische beslissingen te nemen.
Richt de klachtenkanalen in om intern consistent te zijn met het integriteitsbeleid van de organisatie.
Beoordeel verschillende beschermingsmaatregelen voor klokkenluiders vanuit verschillende perspectieven.
