We hebben toegevoegd aan de Snelgids Telewerken met beveiliging een gedeelte over het organiseren van beveiligde videoconferenties.
Om de veiligheid en privacy van de gesprekken die u tijdens de videoconferenties met uw werkteam voert, te garanderen, moet met de volgende aspecten rekening worden gehouden:
Roep de vergadering veilig bijeen
Sta alleen gebruikers toe die de details van de vergadering kennen om deel te nemen aan de videoconferentiesessie. Om het te doen:
- Maak een vergadering waaraan alleen genodigden kunnen deelnemen.
- Verstuur de uitnodiging via de privé e-mail van de deelnemers of via een beveiligd platform of kanaal
- Laat de mensen die u per e-mail hebt uitgenodigd, zich aanmelden met hetzelfde adres, of
- gebruikt een tweefactorauthenticatiesysteem, bijvoorbeeld door de vergaderlink (of vergaderings-ID, in het geval van Zoom) te genereren en een sleutel te vereisen om deel te nemen.
- De wachtkamer is ook een erg handige functie voor gastheren om te bepalen wie de vergadering binnenkomt en verlaat.
- Deel de link om deel te nemen aan de vergadering niet via sociale media of andere openbare fora. IEDEREEN met de link kan deelnemen aan de sessie.
Beheer deelnemers
- Configureer van tevoren wie tijdens de vergadering een scherm kan delen of bestanden kan verzenden via chat.
- Houd er bij grote vergaderingen rekening mee dat de gastheer de deelnemers individueel of allemaal tegelijk kan dempen om echo's, achtergrondgeluiden en afleidingen of parallelle gesprekken te voorkomen.
- Overweeg of het nodig is om de vergadering te blokkeren als alle deelnemers er al zijn, zodat nieuwe ongewenste deelnemers niet mee kunnen doen.
En daarnaast...
- Maak uzelf van tevoren vertrouwd met de instellingen en functies van de tool voor videoconferenties die u gaat gebruiken om te leren hoe u de virtuele ruimte kunt beveiligen waar de vergadering zal plaatsvinden.
- Zorg er aan het einde van de sessie voor dat de virtuele ruimte waar de vergadering plaatsvond, gesloten is of alleen toegankelijk is voor deelnemers aan de vergadering, aangezien er notities, bestanden en privé-informatie kunnen zijn.
