Op verzoek van de Algemene Directie Administratieve Modernisering heeft het Spaanse Agentschap voor Gegevensbescherming onlangs een rapport uitgebracht over de overdracht van gegevens en het verkrijgen van toestemming van de betrokkene.eresbetrokken bij een administratieve procedure.
Concreet waren de twee twijfels die werden geuit de volgende:
Allereerst moest worden nagegaan of in een administratieve procedure waarin om documentatie wordt gevraagd die de burger niet hoeft te verstrekken omdat het in de macht van de administratie ligt, de instantie die deze documentatie, gegevens of informatie moet overdragen, vraag of deze opdracht nodig is voor de procedure. En dit tot het punt dat we soms weigeren om het te verstrekken met de bewering dat het niet nodig is voor de oplossing van het dossier, ondanks het feit dat de instantie die erom vraagt de toestemming van de burger heeft.
De tweede vraag was of het in het kader van elke administratieve procedure legitiem zou zijn om een algemene waarschuwing in te voeren waarin staat dat het document langs elektronische weg zal worden overgedragen. Concreet omvatte de raadpleging van het directoraat-generaal vijf standaardclausules die aan de analyse van het Agentschap voor gegevensbescherming moesten worden onderworpen.
Wat de eerste twijfel betreft, concludeert het Agentschap dat, in het geval van een procedure waarin bepaalde documenten die in het bezit zijn van de Administratie moeten worden overgelegd, devereiste instantie is verplicht deze documenten mee te delen indien:
- deze procedure is onderworpen aan een regel die deze bijdrage vereist en
- de interesheeft toestemming gegeven.
Wat betreft de tweede gestelde vraag, de mogelijkheid van een algemene clausule, moet allereerst worden opgemerkt dat de toestemming van de interesDe communicatie van gegevens moet altijd expliciet zijn en dat een vervangende procedure is niet mogelijk van deze wilsverklaring. Een van de mogelijke manieren om deze toestemming tot uitdrukking te brengen, is door het markeren van een vakje.
Na analyse van de vijf clausules, leidt het Agentschap uiteindelijk af dat degene die het beste beantwoordt aan de vereisten van organieke wet 15/1999 de volgende is:Ik geef mijn toestemming om de nodige gegevens te raadplegen voor de oplossing van dit dossier/procedure/procedure" zo lang als:
- de clausule wordt aangevuld met een specifieke verwijzing van de benodigde gegevens (identiteit, woonplaats, inkomensgegevens, etc.)
- of er wordt verwezen naar de basis of het artikel dat bepaalt welke gegevens moeten worden verstrekt.
En dit alles om rechtszekerheid te garanderen en ervoor te zorgen dat de toestemming die door de betrokkene is gegeven, rechtsgeldig is.eressat voldoet aan alle eisen die gesteld worden door de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
