- Open administratie
- AOC-training
- burgerdiensten
AOC Support werkt toe naar een digitaal ondersteunings- en trainingsmodel: evaluatie 2025
De gemeente roept al haar leveranciers op om hen te laten weten dat zij na enige tijd alleen elektronische facturen accepteert. Andreu Brú, van PIMEC, beschrijft het als een "Tractor Council"
De burgemeester van Sant Just Desvern, Josep Perpinyà, was heel direct bij de opening van de bijeenkomst met leveranciers die plaatsvond op 2 oktober. "We hebben u opgeroepen voor een kwestie van gezond verstand. De invoering van de elektronische factuur is op termijn een voordeel."
Pere Galindo, hoofd IT bij de gemeenteraad van Sant Just, legde uit dat de basis van de goedkeuring van deRegelgevingsverordening van de elektronische administratiezal deze lokale instantie (ondanks enkele uitzonderingen - artikel 18.3 van de Verordening -) alleen aanvaarden dat de facturen die op het gebied van administratieve contractering worden verzonden een elektronisch formaat hebben. Desondanks heeft het gemeentebestuur gekozen voor flexibiliteit en kent het een uitstelperiode toe die zich uitstrekt over het hele jaar 2014, waarbij 2015 de eindperiode wordt waarin al zijn leveranciers hun facturen elektronisch zullen moeten verwerken. Bovendien stelt het leveranciers alle hulp ter beschikking die zij nodig hebben; Sterker nog, ze hebben al meer dan één bedrijf bezocht om hen de elektronische factuur uit te leggen en te adviseren.
De manager van de e.FACT-service van het AOC Consortium, Beatriu Tudel, verduidelijkte niet alleen hoe de service werkt en gaf commentaar op de mogelijke manieren om een e-factuur uit te geven, maar sprak ook over de voordelen ervan. Afgezien van de vrijheid en het feit dat er geen technologische beperkingen zijn met het e.FACT-model, wordt volgens verschillende onderzoeken "geschat dat de kostenbesparing per elektronische factuur voor het bedrijf 6 euro bedraagt en voor de Administratie 8,5 euro". Bovendien biedt de Administratie met diensten als e.FACT vele voordelen voor gebruikers, zoals de mogelijkheid om een elektronisch ontvangstbewijs te downloaden, te allen tijde de statussen te kennen die verband houden met het beheer van de factuur vanuit een e-mail, het bewaren van facturen via EACAT of de verificatie van de elektronische handtekening.
Ook heeft de werkgever zijn middelen aangeboden in het gehele proces van adoptie van de elektronische factuur; ze treden zelfs op als tussenpersoon tussen bedrijven en softwareleveranciers, aangezien ze hebben ontdekt dat een van de problemen waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is dat er in de facturatieprogramma's geen knop "elektronische factuur genereren en verzenden" is. Andreu Brú, directeur van de afdeling nieuwe technologieën van PIMEC, wilde benadrukken dat ze niet bang moeten zijn voor de elektronische factuur: “het is gemakkelijk, het is allemaal technologie. Je moet je werk doen en de moeite overlaten aan het computerprogramma dat je hebt om facturen te maken". Zijn advies was heel duidelijk: ‘factureren zoals je wilt, maar als je kiest voor elektronisch factureren, maak dan alle facturen op deze manier. Het dichtstbij komt de aangetekende brief met ontvangstbevestiging, die niet de besparing van tijd, geld, efficiëntie en snelheid biedt van de elektronische factuur”. Volgens Bru heeft het gemeentebestuur van Sant Just gekozen voor wat een ‘tractorproject’ wordt genoemd.
In die zin sloot het hoofd van de aankoopdienst van de gemeenteraad, Carles Palau, de sessie af door te bevestigen dat de administratie met de weddenschap op elektronische facturering voor het eerst een voorsprong neemt op het particuliere bedrijf en dat de gemeenteraad van Sant Just “wil om een voorbeeld te stellen voor andere administraties".
Vanuit het AOC Consortium wordt dit initiatief van de gemeenteraad van Sant Just, die initiatieven op verschillende gebieden coördineert, als zeer positief beoordeeld: de regelgeving (de verordening), het politieke leiderschap, de afstemming van de hele organisatie, de technologische en communicatieve en steun aan degenen die door de veranderingen worden getroffen (in dit geval de toeleverende bedrijven). Een goed voorbeeld van het managen van organisatorische veranderingen, traditioneel de belangrijkste hindernis voor de implementatie van e-Administratieprojecten.