De nieuwigheden van de elektronische facturatieregelgeving zijn geïntroduceerd door: Koninklijk Besluit 1619/2012, van 30 november, tot goedkeuring van de Regeling facturatieverplichtingen, van kracht sinds 1 januari 2013, in overeenstemming met de communautaire regelgeving die is vastgelegd in Richtlijn 2006/112/EG, zoals gewijzigd bij Richtlijn 2010/45/EU.
Het communautaire mandaat houdt in dat papieren facturering en elektronische facturering op dezelfde manier worden behandeld, zonder dat dit de administratieve last voor papieren facturering verhoogt.
De omzetting naar het interne systeem door voornoemde verordening, garandeert via artikel 8 enerzijds de vrijheid om facturen op papier of in elektronische vorm uit te geven, en anderzijds de verplichting om door de afzender de authenticiteit van de oorsprong, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid, vanaf de datum van verzending en gedurende de gehele bewaringsperiode.
Deze garantie van authenticiteit en integriteit zoals vastgelegd in artikel 8 kan worden uitgevoerd door elk wettelijk erkend bewijsmiddel en door middel van de gebruikelijke beheerscontroles van de professionele en/of zakelijke activiteit van de aansprakelijke persoon die het mogelijk maken om aanwijzingen te creëren van 'betrouwbare audits, die dat wil zeggen, die het verband mogelijk maken tussen de factuur en de levering van goederen of diensten die hij documenteert.
In een elektronische factuur krijgt de leesbaarheid een specificiteit die niet wordt gegeven in papieren facturen, waardoor belastingplichtigen worden verplicht om adequate computersystemen te onderhouden om de administratie toegang te geven tot de informatie en deze te kunnen analyseren. Aan de andere kant is het vereist dat de ontvanger het gebruik ervan accepteert.
Artikel 10 van Verordening 1619/2012 stelt een uitdrukkelijke verwijzing vast naar de authenticatie van authenticiteit en integriteit in de elektronische factuur, waarbij ook redundant wordt aanvaard, alle wettelijk toegelaten bewijsmiddelen die eerder werden vermeld in artikel 8 .
Er waren al geavanceerde systemen voor elektronische handtekeningen en elektronische gegevensuitwisseling (EDI). De eerste is eenvoudiger toe te passen en de tweede vereist meer IT-infrastructuur.
Het in paragraaf c) beschreven systeem is de noviteit. In KB 1496/2003, dat nu is ingetrokken, is een proces ingesteld voor de goedkeuring door de Belastingdienst van andere elektronische factureringssystemen dan elektronische handtekening of EDI, en dat is nu vervangen door een eerder communicatiesysteem dat het gebruik ervan vanaf het moment van communicatie.
