De EC heeft voorgesteld om Regulatie het verminderen van de administratieve verplichtingen voor burgers en bedrijven, het verwijderen van de bureaucratische stempels die nu nodig zijn voor de erkenning van openbare documenten in andere EU-lidstaten.
De nieuwe regelgeving zal de procedures vereenvoudigen door onder meer de volgende maatregelen:
- legalisatie en "apostille"-procedures verwijderen;
- de noodzaak om een presentatie te geven overbodig maken còpia gecertificeerd met het originele openbare document, waardoor het mogelijk is om niet-gecertificeerde kopieën samen met de originelen te presenteren;
- de aanvaarding garanderen van niet-beëdigde vertalingen van openbare documenten die zijn afgegeven door de autoriteiten van andere lidstaten;
- optionele meertalige EU-standaardformulieren verstrekken;
- de administratieve samenwerking tussen de lidstaten verbeteren om bij te dragen aan de bestrijding van fraude.
Het voorstel omvat twaalf categorieën openbare documenten die automatisch van formaliteiten worden vrijgesteld. Het gaat hierbij om documenten met betrekking tot naam, huwelijk en geregistreerd partnerschap, geboorte, afstamming, adoptie, overlijden, woonplaats, burgerschap en nationaliteit, eigendom van onroerend goed, rechtspersoonlijkheid en representavan een bedrijf of onderneming, intellectuele eigendomsrechten of documenten waaruit blijkt dat er geen strafblad is.
Wanneer een nationale autoriteit gegronde twijfels heeft over een specifiek document, kunnen de lidstaten de authenticiteit ervan verifiëren bij de autoriteiten die het hebben afgegeven via het reeds bestaande informatiesysteem voor de interne markt (IMI).
De voorgestelde verordening moet nu worden aangenomen door het Europees Parlement en de Raad via de gewone wetgevingsprocedure (medebeslissing).
