Suport > Requisits i obligacions legals del...

Requisits i obligacions legals del servei e-FACT.

L’administració que desitgi utilitzar el servei e.FACT ha de realitzar les següents actuacions:

  • Acceptar la recepció de factures en format electrònic a través del servei e.FACT per a qualsevol empresa proveïdora mitjançant l’acceptació de les condicions del servei.
  • Publicar un enllaç a la seva seu electrònica de la bústia de lliurament de factures del servei e.FACT, o bé facilitar un mecanisme equivalent que garanteixi que qualsevol empresa proveïdora pot enviar a l’organisme receptor factures en format electrònic sense cost.
  • Donar compliment a les següents obligacions legals (operacions que les pot realitzar directament l’organisme receptor a través de mecanismes propis o bé, si es sol·licita en el formulari d’alta del servei, es poden encarregar de forma parcial o total al Consorci AOC):
    1. registre d’entrada de les factures electròniques
    2. custòdia de les factures electròniques
    3. verificació de la signatura electrònica de les factures per garantir la validesa dels certificats digitals emprats, la integritat dels documents i l’autenticitat del seu origen
  • Informar sobre els estats de tramitació de la gestió de la factura i les dades de registre d’entrada a través del sistema d’informació d’estats.

 

1. Registre

L’organisme receptor ha de registrar les factures i informar al hub en un termini màxim de 24 hores des de la seva recepció.

Per a realitzar l’operació del registre d’entrada es poden seleccionar dues alternatives:

  • L’organisme receptor pot encarregar al Consorci AOC el registre automàtic de les factures en el registre electrònic auxiliar de l’ens receptor habilitat a EACAT per defecte (ERES), o en un registre propi degudament connectat al servei de registre unificat (MUX) del Consorci AOC.
  • L’organisme receptor assumeix la responsabilitat de registrar l’entrada de les factures, ja sigui de forma manual, o bé mitjançant el registre electrònic, i informar del número d’assentament a través del sistema d’informació d’estats.

Destacar que com a conseqüència del registre, i independentment de la modalitat anterior seleccionada, el servei e.FACT genera un rebut electrònic. El rebut, que consisteix en una còpia de la factura en format pdf signada electrònicament, es lliurarà tant a les administracions com a les empreses, essent en aquest cas la garantia de presentació de la factura al destinatari.

A continuació, es mostra un exemple de rebut electrònic emès pel servei e.FACT amb visualització mitjançant Adobe Reader.

Rebut_e-FACT

2. Custòdia

El servei e.FACT ofereix un Portal de custòdia de factures accessible a través de la plataforma EACAT. Les factures i els documents adjunts es conserven electrònicament durant el temps establert a la Llei General Tributària.

A més, el portal de custòdia ofereix les següents funcionalitats:

  • Cerca de factures: possibilitat de buscar factures segons diferents paràmetres.
  • Visualització de factures: possibilitat de mostrar les factures en diferents formats.
  • Descàrrega i impressió de factures: s’obté una còpia en local dels documents originals seleccionats que poden ser impresos.

En el cas que l’organisme no delegui la conservació de les factures al Consorci AOC, haurà de disposar de sistemes propis que realitzin l’arxivat i la custòdia de les mateixes, donat que la llei obliga a conservar el document de la factura, juntament amb les dades de la signatura electrònica i el contingut del certificat digital, durant el període establert fins a la prescripció.

A continuació, es mostra una captura de pantalla del portal de custòdia del servei e.FACT:

Portal_custodia_e-FACT

 

3. Validació

L’administració destinatària de les factures ha de verificar la signatura electrònica de les mateixes per garantir la validesa dels certificats digitals emprats, la seva integritat i l’autenticitat del seu origen.

Aquesta actuació la pot realitzar directament l’organisme receptor, però es recomana delegar aquesta funcionalitat en el servei e.FACT. En aquest cas, el hub realitza la validació del certificat digital i la signatura electrònica abans del seu lliurament a la plataforma receptora. Si la validació és correcta, es crea un missatge amb aquest estat i es lliura a la plataforma receptora. Si es detecta algun error de signatura o certificat, la factura és rebutjada pel mateix intercanviador i s’informa a les plataformes emissores. A més, s’inclourà el resultat de la validació retornat pel servei Validador del Consorci AOC com a evidència.

D’altra banda, l’organisme que hagi optat per l’accés a les seves factures a través del portal del receptor podrà, en qualsevol moment, consultar directament el resultat del procés de validació tal i com es mostra a la següent:

Validacio_factura

 

 

 

Aquesta informació ha estat útil?
Sí
NoNo
El 33% l'ha trobat útil (3 vots)
Millora aquest contingut

0 Comentaris

Fet amb tecnologia digital de DeMomentSomTres