Redacció d’una nova petició al Portasignatures AOC

A continuació trobaràs els passos a seguir per redactar i enviar una nova petició de signatura.

Accés per a la redacció

Per poder redactar un nou flux al Portasignatures AOC (usuaris amb permís de redacció), cal accedir-hi des d’EACAT, apartat “Aplicacions”.

Per accedir a l’eina cal que t’identifiquis amb certificat digital:

Trobaràs informació detallada sobre les diferents formes d’identificar-te a “Autenticació al Portasignatures AOC”

Iniciar un nou flux

En accedir al Portasignatures, l’usuari amb el permís de redacció disposa de l’opció “Redactar” al menú esquerre.

Prement l’opció “Redactar” es desplegaran els diferents camps necessaris per poder enviar un flux a signar.

Existeixen dues opcions de redacció: Bàsica i Avançada. El contingut de la redacció bàsica conté els camps indispensables per a la creació d’una petició i la redacció avançada conté tots els camps disponibles. Podràs canviar d’una a l’altra des de l’apartat superior dret del formulari de redacció.

Carregar des de plantilla

Aquesta primera opció del formulari de redacció només està disponible per usuaris que hagin creat plantilles de redacció a través del menú dret de l’aplicació. En seleccionar una plantilla es carregaran tots els camps de la redacció amb les dades precarregades a la plantilla.

Remitent

Aquesta opció et permetrà, si estàs donat d’alta en més d’una organització, escollir l’entitat originaria de la petició a enviar.  

Destinataris

Al camp “destinataris” de la nova petició es definirà el seu flux de signatures i vistiplaus. Per defecte, els destinataris apareixeran separats per comes i això significarà que tots seran signataris i que poden signar en qualsevol ordre.

Es pot definir un flux més complex escrivint els noms de les persones que hi formaran part seguint la següent sintaxi:

• , (coma) per separar usuaris que poden signar en qualsevol ordre

• () (parèntesi) indica un subconjunt d’usuaris que poden signar en qualsevol ordre.  

• > (més gran que) serveix per indicar un ordre de signatura. Si dos noms estan separats per aquest símbol, el primer haurà de signar abans que el segon.

•(F) Si un nom va seguit d’aquest símbol, vol dir que aquesta persona ha de signar. No cal indicar-ho, si no s’indica res, és l’opció per defecte.

• (VB) Si un nom va seguit d’aquest símbol, es vol que aquesta persona doni el seu vistiplau.

Un exemple de flux podria ser el següent:

(Usuari 1 (VB), Usuari 2 (VB) ) > Usuari 3 (F)

En aquest exemple, els Usuaris 1 i 2 hauran de donar el seu vistiplau en qualsevol ordre abans que l’usuari 3 signi.

Pel que fa als elements que es poden introduir al camp Destinataris, podran ser:

• Usuaris donats d’alta al sistema. Escrivint el nom d’una persona es desplega una llista d’usuaris que estan donats d’alta al sistema amb el nom que s’està escrivint. Cal seleccionar els noms d’entre els que surten en aquest llistat.

• Fluxos. El sistema permet guardar fluxos de signatura per poder-se reutilitzar. 

El flux guardat es podrà recuperar posant aquest nom al camp “Destinataris”.

L’opció “previsualitza flux” mostra a la pantalla una representació gràfica del flux de signatures i vistiplaus de la caixa de destinataris.

• Adreces de correu electrònic d’usuaris no donats d’alta a la plataforma (“Usuaris externs”). En aquest cas, el sistema enviarà un correu electrònic a l’adreça i permetrà signar la petició al destinatari. Aquest podrà signar la petició i descarregar-se el document signat, però no podrà operar amb la plataforma, únicament podrà accedir al document mitjançant l’enllaç del correu electrònic rebut.

Quan incloem a un usuari extern en una petició, haurem d’indicar les seves dades, a efectes de poder reutilitzar-ho i per incloure-les en el correu electrònic que s’enviarà a l’usuari.

En el correu que rebrà l’usuari extern se l’indica que només podrà accedir al flux mitjançant  el correu.

Per últim, l’opció “Enviar de forma independent a cada un dels destinataris” (disponible en l’opció de “Redacció avançada”) ens permetrà enviar un mateix document de manera independent a cadascun dels destinataris que es defineixen a la redacció.  És a dir, es crearan tantes peticions com destinataris inclosos al flux.

Destinataris de la comunicació interna (Redacció avançada)

El camp “Destinataris de la comunicació interna” permet informar usuaris que podran ser notificats del resultat de la petició quan aquesta finalitzi i que no necessàriament són signataris de la mateixa. Per exemple, si quan finalitzar la signatura d’un document algú ha d’iniciar un procediment, podem automatitzar l’avís a aquesta persona afegint-la en aquest apartat per tal que sàpiga que ja s’han realitzat totes les signatures.

Assumpte (Redacció bàsica) i Referència (Redacció avançada)

L’assumpte serà el títol del missatge que acompanyarà als documents a signar associats a la present petició  i que ens ajudarà a identificar la petició.

La Referència  ens permetrà informar una referència de la petició. És opcional.

Missatge

És un camp opcional, que ens permetrà afegir un missatge explicatiu que apareixerà abans de la signatura dels documents.

Data d’inici i Data de caducitat (Redacció avançada)

La data d’inici ens permetrà indicar la data en que volem que una petició aparegui a la safata d’entrada dels destinataris.

La data de caducitat és la data en que expirarà la petició, quan arribin les 23:59 hores del dia marcat sense que s’hagi finalitzat el flux, la petició es finalitzarà en estat “Caducada”, no podent-se realitzar per part de signataris cap intervenció posterior sobre la mateixa.

El redactor remitent de la petició caducada podrà reactivar-la.

Etiquetes i metadades (Redacció avançada)

Permet afegir etiquetes i metadades a la petició per posteriorment poder classificar-les, identificar-les i cercar-les més fàcilment. 

Documents a signar

En aquest apartat s’annexaran els documents a signar. El màxim de documents en una mateixa petició serà de 20 amb un pes màxim de 10 Mb.

Els formats permesos són pdf, jpg, gif, png, bmp, properties, doc, csv, xls, xml, odt, txt, docx, xlsx, pptx.  El servei transformarà els documents a PDF, de manera que quan se signi, les signatures seran incrustades en aquest PDF resultant.

 Així mateix, si es volen annexar molts documents per signar, es pot fer mitjançant un .zip. Quan el sistema detecti aquest format, automàticament extraurà els documents i els transformarà a PDF (sempre que tinguin algun dels formats permesos).

Els documents annexos es veuran relacionats i podràs eliminar-los només prement la icona de la dreta. 

Documents annexos

En aquest apartat es poden afegir arxius relacionats amb la petició però que no seran signats.

Comunicacions relacionades amb la petició

El redactor, en aquest apartat, pot indicar si desitja rebre o no comunicacions via e-mail relacionades amb la petició enviada.

Les possibilitats són:

  • Avís de finalització del flux: Només rebrà una comunicació quan s’hagi finalitzat la petició.
  • Avís de lectura, signatura, vistiplau i finalització del flux: El redactor rebrà comunicacions de totes les accions realitzades sobre la petició.
  • Avís de signatura, vistiplau, rebuig i finalització del flux: Rebrà comunicacions de les accions realitzades en la petició excepte de lectura.
  • No: El redactor, no rebrà cap tipus de notificació de les diferents accions de la petició. 

Independentment del nivell de comunicacions indicat, el redactor pot veure en tot moment com està la petició des de l’apartat “ENVIADES” del menú esquerre del Portasignatures.

El nivell de comunicacions que rebran els usuaris inclosos en el flux no les marca el redactor si no que cada usuari pot configurar-les des del seu perfil.

Modificar una petició enviada

El redactor d’una petició pot modificar el flux de destinataris de la mateixa accedint al seu detall i prement als tres punts de la part superior dreta.

En prémer “Edita” el Portasignatures et permetrà afegir i eliminar destinataris. Els destinataris es poden suprimir  només si no han signat encara.

També podràs editar l’assumpte, el Missatge, la data de caducitat i els destinataris de la comunicació interna. No podràs  afegir documents per signar, si és el que cal corregir, has d’eliminar la petició a través de les opcions disponibles i crear-ne una de nova amb tots els documents.

El sistema avisarà de les modificacions de la petició als destinataris de la petició.

Eliminar una petició ja enviada

Per eliminar una petició ja enviada, només cal prémer els tres punts de la part superior dreta en el detall de la petició i escollir l’opció “Eliminar petició”.

Només podrà ser eliminada si no s’ha realitzat encara cap acció sobre la mateixa (signatura, rebuig o vistiplau).

A continuació caldrà acceptar l’alerta que ens informa que la petició serà eliminada permanentment i que els destinataris rebran un avís.

Rebutjar una petició enviada

Si ja s’ha realitzat alguna acció (signatura, rebuig o vistiplau) l’opció per descartar una petició incompleta o incorrecta seria rebutjar-la.  Per fer-ho cal prémer l’opció “Rebutjar” disponible al menú superior dret dels tres punts en el detall de la petició.

En prémer “Rebutjar” se t’obrirà una finestra per escollir el motiu del rebuig i indicar un text (opcional).

Els destinataris rebran una notificació avisant del rebuig de la petició amb el  motiu i el text indicat.

Enviar recordatoris d’una petició pendent de signar

En cas que vulguis enviar un recordatori a algun dels destinataris d’un flux, pots fer-ho a través del menú superior dret de la petició , prement els tres punts.

Cal que escullis l’opció “enviar recordatoris” i directament  tots els destinataris que encara no hagin realitzat la seva acció rebran un recordatori.  Els destinataris que ja hagin finalitzat la seva tasca dintre del flux no rebran l’e-mail.

Copiar una petició

Si vols fer una nova petició exactament igual o molt similar a una ja creada, pots fer clic als tres punts que trobaràs a la part superior dreta del detall de la petició i prémer “Crear còpia” 

Se t’obrirà una nova petició amb totes les dades de la petició precarregades.

T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (Ninguna valoración todavía)
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ