Quins són els requisits legals per a la expedició de còpies autèntiques?

L’article 27 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques (LPACAP) estableix les condicions de validesa i eficàcia de les còpies de documents emeses per les Administracions públiques. En concret, aquestes s’han d’ajustar al que disposen l’Esquema Nacional de Seguretat, l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, les Normes Tècniques d’Interoperabilitat i a les regles previstes per  l’article 27.3.

Es resumeixen a continuació els requeriments de les còpies en funció del format d’origen del document original,  posant especial atenció a la regla de l’apartat 27.3.d), que té un redactat de més difícil comprensió.

Download (XLSX, 10KB)

(*) Per a l’expedició d’una còpia autèntica paper d’un original paper cal:

  1. Fer una còpia autèntica de l’original paper en els termes de la regla 27.1.b, és a dir, la conversió, mitjançant la digitalització, de l’original paper a còpia autèntica electrònica, amb indicació de la metadada “còpia” visible al document.
  2. Un cop generada la còpia autèntica electrònica, el lliurament a qui la sol·licita es podrà fer:
  • Realitzant una còpia paper del document electrònic que s’ha generat, d’acord amb la regla 27.1.c (ha de figurar la condició de còpia i el codi CSV).
  • A través de la posada de manifest electrònica d’una còpia autèntica en aquest format (a la carpeta ciutadana, per exemple).

Caldrà que aquests documents es puguin verificar a la seu electrònica de l’Administració que expedeix la còpia fent ús del sistema de verificació utilitzat (p.ex CSV).

Context Legal

Llei 39/2015:

Article 27. Validesa i eficàcia de les còpies efectuades per les administracions públiques.

"2. Tenen la consideració de còpia autèntica d’un document públic administratiu o privat les còpies efectuades, en el suport que sigui, pels òrgans competents de les administracions públiques en què quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut. Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals.

3. Per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant el seu caràcter de còpies autèntiques, les administracions públiques s’han d’ajustar al que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, l’Esquema Nacional de Seguretat i les seves normes tècniques de desenvolupament, així com a les regles següents:

a) Les còpies electròniques d’un document electrònic original o d’una còpia electrònica autèntica, amb canvi de format o sense, han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document.

b) Les còpies electròniques de documents en suport paper o en un altre suport no electrònic susceptible de digitalització requereixen que el document hagi estat digitalitzat, i han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document. S’entén per digitalització el procés tecnològic que permet convertir un document en suport paper o en un altre suport no electrònic en un fitxer electrònic que conté la imatge codificada, fidel i íntegra del document.

c) Les còpies en suport paper de documents electrònics requereixen que hi figuri la condició de còpia, i han de contenir un codi generat electrònicament o un altre sistema de verificació que permeti contrastar l’autenticitat de la còpia mitjançant l’accés als arxius electrònics de l’òrgan o organisme públic emissor.

d) Les còpies en suport paper de documents originals emesos en el suport esmentat s’han de proporcionar mitjançant una còpia autèntica en paper del document electrònic que estigui en poder de l’Administració, o bé mitjançant una posada de manifest electrònica que contingui una còpia autèntica del document original.

A aquests efectes, les administracions han de fer públics, a través de la seu electrònica corresponent, els codis segurs de verificació o qualsevol altre sistema de verificació utilitzat."

 
Solucions Relacionades
Aquesta informació ha estat útil? NoSí
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ
Close Bitnami banner
Bitnami