Quines directrius calen per gestionar el procés de digitalització de documents en el registre d’entrada?

Més enllà dels requeriments que la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques (LPACAP), l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i les Normes Tècniques d’Interoperabilitat estableixen per al procés de digitalització (entenent aquest procés com les variables a tenir en compte a l’hora de configurar la màquina d’escaneig), a la pràctica, caldrà prendre una sèrie de decisions de caire organitzatiu per desplegar i establir les regles de joc de la digitalització de la documentació, principalment en les oficines d’assistència en matèria de registre (OAMR). En definitiva, és molt recomanable reglamentar el procediment de digitalització.

Una bona fórmula jurídica per fer-ho és a través d’una Instrucció aprovada per resolució d’alcaldia. La instrucció de registre d’entrada hauria de contemplar aspectes clau del procés de digitalització com:

  • Nombre de documents/pàgines a digitalitzar des del front office de les oficines d’assistència en matèria de registre.
  • Quin termini cal establir per digitalitzar documentació.
  • Quina documentació no cal escanejar des del registre d’entrada.
  • Què cal fer amb la documentació que s’ha deixat en custòdia de l’Administració per ser escanejada un cop ha passat el termini establert per a la seva recollida per part del seu propietari.
  • Quines unitats han de ser habilitades per fer còpies autèntiques més enllà de l’oficina d’assistència en matèria de registres.

A mode d’exemple, us facilitem la Instrucció de registre aprovada per l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat:

Download (PDF, 899KB)

.

Context Legal

Llei 39/2015

Article 16. Registres.

"5. Els documents presentats de manera presencial davant les administracions públiques han de ser digitalitzats, d’acord amb el que preveu l’article 27 i altres normatives aplicables, per l’oficina d’assistència en matèria de registres en què s’hagin presentat per a la seva incorporació a l’expedient administratiu electrònic, i els originals s’han de retornar a l’interessat, sense perjudici dels supòsits en què la norma determini la custòdia per part de l’Administració dels documents presentats o sigui obligatori presentar objectes o documents en un suport específic no susceptibles de digitalització. [...]”

Aquesta informació ha estat útil? NoSí
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ
Close Bitnami banner
Bitnami