Quines altres operacions estan permeses en la gestió dels expedients?

A part de crear i modificar l’expedients, els usuaris poden:

  • Copiar i enganxar expedients
  • Tallar i enganxar expedients
  • Tancar expedients
  • Eliminar expedients
  • Transferir expedients a la plataforma iArxiu

Copiar expedients

Usuari responsable: Arxiver i usuari amb permisos d’escriptura

Per copiar un expedient, cal marcar el “check-box” situat a l’esquerra, i fer clic sobre el botó “Copia”. Això mantindrà l’expedient original i crearà una copia nova del mateix en la classe a on s’enganxi. Es poden copiar més d’un expedients a la vegada, només cal marcar la casella de cada expedient i procedir amb l’operació.

DESAL_COPIAR_EXPEDIENT

Tallar expedients

Usuari responsable: Arxiver i usuari amb permisos d’escriptura

Per moure un expedient a una altra classe, cal marcar el “check-box” situat a l’esquerra, i fer clic sobre el botó “Talla”. Aquesta acció mourà l’expedient a la nova classe on s’enganxi.

DESAL_TALLAR_EXPEDIENT

Enganxar expedients

Usuari responsable: Arxiver i usuari amb permisos d’escriptura

Per enganxar un expedient a una classe, cal haver-ne copiat o tallat un prèviament. A continuació, caldrà fer clic al botó “Enganxa” estant situat a la classe destí desitjada. Alguna de les metadades de l’expedient s’actualitzen quan s’ubica l’expedient a una nova classe.

DESAL_ENGANXAR_EXPEDIENT

En concret, les metadades que s’actualitzen són:

  • Número d’expedient
  • Nom expedient
  • Codi de referència expedient
  • Codi de classificació
  • Títol classe
  • Codi intern
  • Nivell d’accés
  • Unitat productora

Tancar un expedient

Usuari responsable: Arxiver i usuari amb permisos d’escriptura

Per poder informar de la data de tancament de l’expedient, quelcom indica que la tramitació del mateix ha finalitzat i és susceptible de ser transferit a la plataforma iARXIU, es pot informar editant les metadades de l’expedient o bé si es selecciona un o més d’un expedient es pot informar mitjançant un pop-up.

En cas de seleccionar més d’un expedient a la vegada s’informarà de la mateixa metadada a tots els expedients.

L’usuari ha de seleccionar l’expedient o expedients que vol tancar i clicar el botó “Tanca Exp”.

DESAL_TANCAR_EXPEDIENT

Un cop s’ha indicat la data de tancament, DESA’L inclourà aquesta data i actualitzarà l’estat de l’expedient a “Tancat” en tots els expedients que s’han seleccionat i iniciarà el seu tancament. A més a més, canviarà el color de la carpeta a vermell, per distingir-los dels que estan oberts i/o transferits. Un cop un expedient està tancat, es bloqueja la seva edició, tant de les metadades com dels documents que en formen part.

Nota: Només l’usuari amb rol arxiver pot editar les metadades i/o afegir documents a un expedient tancat.

DESAL_TANCAR_EXPEDIENT2

 

 

T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (+3 puntuación, 3 votos)
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ