Quin tipus de signatura (segell/funcionari) cal aplicar al procés de digitalització de documents?

Existeix disparitat d’opinions en relació al tipus de signatura a utilitzar a l’hora de digitalitzar els documents presentats de forma presencial a les oficines d’assistència en matèria de registres (OAMR).

D’una banda, hi ha qui considera que el procés de digitalització segur que cal fer per convertir un document en paper en electrònic, tot seguint les normes tècniques d’interoperabilitat, és un procés automàtic (actuació administrativa automatitzada) en el que no intervé l’empleat públic, llevat de la funció de posar el document paper a l’escàner que seria una actuació preliminar i pròpia d’assistència als interessats. Si s’opta per aquesta interpretació, el tipus de signatura a utilitzar pot ser, segons la normativa vigent, tant de funcionari habilitat com de segell d’òrgan.

La signatura amb segell d’òrgan té l’avantatge de l’eficiència administrativa perquè no ha d’intervenir en cada procés una persona. La seguretat del sistema es basa en el control d’accés al sistema, la supervisió del procés i els registres  de les operacions associades a cada persona.

Altres opinions aboguen per considerar que no existeix actuació administrativa automatitzada perquè intervé un empleat públic. Si es fa aquesta interpretació, el procés d’autenticació de documents en paper en documents electrònics, requerirà únicament signatura funcionari habilitat.

Context Legal

Llei 39/2015:

Article 16 Registres

“5. Els documents presentats de forma presencial davant les Administracions Públiques, hauran de ser digitalitzats, d’acord amb el que està previst a l’article 27 i altra normativa aplicable, per l’oficina d’assistència en matèria de registres en la qual hagin estat presentats per a la seva incorporació a l’expedient administratiu electrònic, retornant els originals a l’interessat, sens perjudici d’aquells supòsits en que la norma determini la custòdia per l’Administració dels documents presentats o resulti obligatòria la presentació d’objectes o de documents en un suport específic no susceptibles de digitalització. [...]”

Article 27 Validesa i eficàcia de les còpies realitzades per les Administracions Públiques

“1. Cada Administració Pública determinarà els òrgans que tinguin atribuïdes les competències d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats.

Les còpies autèntiques de documents privats surten únicament efectes administratius. Les còpies autèntiques realitzades per una Administració Pública tindran validesa en la resta d’Administracions.

A aquests efectes, l’Administració General de l’Estat, les Comunitats Autònomes i les Entitats Locals podran realitzar còpies autèntiques mitjançant funcionari habilitat o mitjançant actuació administrativa automatitzada.”

Llei 40/2015:

Article 41. Actuació administrativa automatitzada.

"1. S’entén per actuació administrativa automatitzada, qualsevol acte o actuació realitzada íntegrament a través de mitjans electrònics per una Administració Pública en el marc d’un procediment administratiu i en la qual no hagi intervingut de forma directa un empleat públic.

2. En cas d’actuació administrativa automatitzada caldrà establir prèviament l’òrgan o òrgans competents, segons els casos, per a la definició de les especificacions, programació, manteniment, supervisió i control de qualitat i, en el seu cas, auditoria del sistema d’informació i del seu codi font. Tanmateix s’indicarà l’òrgan que ha de ser considerat responsable a efectes d’impugnació.”

Aquesta informació ha estat útil? NoSí
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ
Close Bitnami banner
Bitnami